Het vinden en aantrekken van sponsoren is één van de grootste uitdagingen voor evenementorganisatoren. Hoe kun je dit gemakkelijker maken voor jezelf en je team?

Het komt allemaal neer op het verwerven van de juiste vaardigheden. Misschien heb je een hekel aan cold calling, maar blink je uit in het schrijven van overtuigende pitch decks. Of ben je een echt “mensenmens”, maar weet je niks van waardebepalingen. Door je zwakke plekken te identificeren (en niet te vergeten je sterke punten) kun jij het brein achter een succesvolle sponsorstrategie worden.

Dit zijn de vaardigheden die je nodig hebt om sponsoren binnen te halen en ervoor te zorgen dat ze jaar na jaar terugkomen.

Zachte vaardigheden

1. Vaardigheid in cold calling of e-mailen

In een perfecte wereld zou je sponsoren nooit zonder introductie, of meer specifiek zonder een contactpersoon in de organisatie, hoeven te benaderen. De realiteit is echter dat ‘cold outreach’ (contact opnemen zonder dat er een relatie is) een cruciale stap is in het vinden van potentiële sponsoren. Gelukkig hoeft het niet altijd ongemakkelijk te zijn.

Het is van essentieel belang de kunst van cold calling onder de knie te krijgen om nieuw sponsoren binnen te halen. En hoewel de meeste evenementorganisatoren de voorkeur geven aan een e-mail om potentiële klanten te bereiken, maakt een telefoontje het eigenlijk gemakkelijker om koude leads in warme leads om te zetten.

2. Sociale vaardigheden

Om sponsoren binnen te halen en te behouden, moeten evenementorganisatoren accepteren dat evenementsponsoring een relatie tussen merk en evenement is – geen liefdadigheid. Merken verwachten dat jij ze toegang geeft tot je bezoekers en hun zal helpen tegelijk hun marketingdoelen te bereiken.

Hoe word je een goede partner? Communicatie is van levensbelang. Door sponsoren op de hoogte te houden, in goede en slechte tijden, houd je de relatie in stand en voelen ze zich gewaardeerd. Als respect je uitgangspunt is, kan het niet fout gaan.

3. Actief luisteren

Sponsoring is tweerichtingsverkeer dat oprechte interesse in de doelstellingen van je sponsor vereist en laat zien hoe jouw evenement hen kan helpen hun doelen te bereiken. Luisteren is een van de belangrijkste vaardigheden om als evenementorganisator aan te scherpen. Deze vaardigheid zal in alle stadia van het sponsorproces van pas komen.

Benader sponsoren dus niet met een of ander standaard sponsorpakket. Gebruik in plaats daarvan je eerste ontmoeting om hun te vragen wat hun doelen voor het komende jaar zijn. Hoe beter je naar je sponsoren luistert, hoe meer kennis je opdoet om aangepaste oplossingen samen te kunnen stellen die fantastische kansen voor jou, de sponsoren en je bezoekers creëren.

Harde vaardigheden

4. Waardebepaling

Weet je hoeveel elk van je sponsoractiva echt waard is? Beslissen hoeveel je moet vragen voor sponsoring kan een verraderlijke stap zijn in het verkoopproces van je evenementsponsoring. Deze is echter van cruciaal belang als je meer sponsoren wilt aantrekken en meer geld voor je evenement wilt binnenhalen.

Het goede nieuws? Sponsoren willen graag geld uitgeven aan je evenement, als en alleen als je kunt bewijzen dat hun investering een aanzienlijk rendement zal opleveren. Je hoeft alleen maar te bewijzen dat een sponsoring meer zal opleveren dan wanneer ze hetzelfde bedrag aan een andere marketingkans spenderen.

5. Projectmanagement

Idealiter zit er iemand in je team iemand die zich uitsluitend bezighoudt met evenementsponsoring. Dit betekent dat deze persoon zich kan toeleggen op het volgen van potentiële sponsoren en in welke fase van het verkoopproces ze zich bevinden, evenals het onderhouden van relaties met bestaande partners.

Ongeacht of sponsoring een fulltime baan is in je team of niet, degene die over sponsormanagement gaat, moet beslist gedegen vaardigheden op het gebied van projectmanagement hebben. Je moet weten met wie je contact hebt opgenomen, of ze hebben gereageerd, met wie je vergaderingen hebt gepland en wie klaar is voor een voorstel op maat. En als je sponsoren eenmaal hebt binnengehaald, moet je dagelijks je strategie controleren om ervoor te zorgen dat alles op schema ligt.

6. Databeheersing

Je moet je sponsoren met harde data laten zien dat je jouw beloften bent nagekomen, als je wilt dat ze je evenement ook volgend jaar sponsoren. Het is dus van cruciaal belang dat je weet wat het hoofddoel van iedere sponsor is en hoe deze effectiviteit wil tracken.

Event technology zoals RFID kan je helpen data te verstrekken over welke bezoekers bepaalde activeringen hebben gebruikt, en met evenement-apps en enquêtes kun je merkbetrokkenheid meten en gedetailleerdere inzichten verkrijgen in de demografische gegevens van bezoekers. Om al die datapunten voor merken in één duidelijk verhaal samen te brengen moet je echter over serieuze data-analysevaardigheden beschikken.

Hoe je deze vaardigheden inzet

Nu is het tijd om je vaardigheden in te zetten voor jouw sponsorstrategie. Hoe je dat doet? Lees ons ebook over Het DNA van evenementsponsoring.