• Home
  • Template
  • Event marketing template: Wat is eventmarketing? En hoe gebruik je dit template voor je marketing strategie?

Event marketing template: Wat is eventmarketing? En hoe gebruik je dit template voor je marketing strategie?

Als wel eens een evenement hebt georganiseerd heb je vast wel gemerkt dat het verkopen van evenement niet zo makkelijk gaat als gedacht. Hoe goed het concept van je evenement ook is, om tickets daadwerkelijk te verkopen moet je een solide marketingstrategie opstellen, die perfect aansluit op je doelgroep. 

Deze strategie zul je dan moeten vertalen in een tactisch plan. Want hoe zorg je er nou voor dat de juiste boodschap op het juiste moment wordt afgeleverd aan de juiste persoon? Dat is waar dit template bij komt kijken. We hebben 16 bewezen marketingtactieken voor je op een rijtje gezet in een 16-weken kalender. Deze kun je downloaden door het formulier in te vullen en aanpassen naar jouw evenement en marketingstrategie. Download je eigen template nu en begin met het opstellen van een tactisch stappenplan voor je meest succesvolle campagne ooit!

Voor meer uitleg over event marketing strategieën lees je hieronder verder.

Zo creëer je een marketingstrategie voor evenementen

Elk evenement is anders, net als de doorlooptijd, het budget en de markt. Hoewel het onmogelijk is om een ​​perfect allesomvattend marketingtemplate voor ieder evenement te maken zijn er wel veel gemeenschappelijke tactieken en ideeën die je kunnen helpen bij het bepalen van je eigen planning.

Het event marketing template laat zien hoe de marketingstrategie voor evenementen kan worden onderverdeeld; pre-event, evenement lancering (event live), dagelijkse marketing (day-to-day) en de laatste oproep (last call – de laatste push voordat je evenement begint).

event marketing template

13 Tips voor het opstellen van een marketingstrategie

Bij een marketingstrategie voor evenementen draait het vooral om de bekendheid van je evenement. Je wilt potentiële bezoekers naar de “awareness stage” krijgen zodat ze zich kunnen oriënteren om te zien wat voor tickets/registratiemogelijkheden er zijn. Ook degenen die al op de hoogte zijn je evenement wil je kunnen adviseren over het aanbod.

Hier zijn 13 tips die je kunt gebruiken voor jouw eventmarketingstrategie:

1. Early Bird 

Het enthousiasme dat jij voelt voor je evenement moeten je potentiële bezoekers ook kunnen voelen zodat ze meteen een kaartje kopen! Je moet mensen dus aanmoedigen om zich nu al te registreren en een ticket te kopen. Hiervoor kun je gebruik maken van een ‘early bird-ticket’.  Early bird-tickets bieden een korting aan op de eerste ticketsales. Het is niet ongewoon om er meer dan één te hebben, meestal stijgt de prijs naarmate het evenement dichterbij komt.

Na de voorverkoop van de early bird kun je het reguliere ticket live zetten. Ook hierin kun je prijsnuances aanbrengen.

2. Pre-event pagina

Te veel mensen vergeten dat ze een eventpagina kunnen maken en deze live kunnen zetten om data te verzamelen, zelfs als alle details nog niet zijn afgerond. 

Door gebruik te maken van een pre-event pagina, kun je alle potentiële bezoekers (leads) vaststellen. Dit doe je door een centrale pagina aan te maken om je evenement alvast te promoten. Alle leads kunnen later worden gecontacteerd en het zal helpen om SEO-autoriteit op te bouwen met Google.  

3.Missieverklaring

De volgende stap in de marketingstrategie voor evenementen is om mensen te vertellen waarom je je evenement organiseert. Dit is je mission statement (missieverklaring). Je kunt dit ook gebruiken om de rest van je pre-event website aan te vullen. Je mission statement overtuigt je potentiële bezoekers om naar jouw evenement te komen. Een andere bekende manier hiervoor is bloggen.

Tip: Blogposts zijn vaak goedkoop en een geweldige manier om interesse te wekken bij potentiële bezoekers.

4. Social media

Social media wordt steeds belangrijker voor de promotie van je evenement. Door verschillende posts kan je een beeld creëren van je evenement en ook kan je een community opbouwen door middel van volgers. 

Vergeet niet het enorme aanbod van social media platformen die tegenwoordig beschikbaar zijn. Facebook, Twitter en LinkedIn blijven allemaal populair, maar denk ook aan Instagram, Snapchat, Pinterest, YouTube, Tumblr, Medium, Reddit en anderen. Kies de platformen die het beste passen bij de doelgroep van jouw evenement. 

5. Partnerships

Partnerships zijn belangrijk zijn voor het succes van je evenement. Maak het jezelf makkelijk door vroeg te starten met het werven van potentiële medewerkers, merken en mediapartners. Doe dit voordat je evenement officieel wordt gelanceerd. Op deze manier kunnen ze je helpen met het promoten van je evenement vanaf het begin. 

6. Verschillende content

Standaard posts op social media zijn goed te gebruiken voor de mensen in de “awareness stage”. Maar om nieuwe bezoekers te trekken moet goed gekeken worden naar de content voor je promotie. De beste manier om meer mensen bekend te maken met je evenement is het posten over bijvoorbeeld je sponsoren/artiesten/sprekers en andere aspecten te laten zien die jouw evenement zo bijzonder maken. Zorg voor content die aanzet tot delen. Zo kun je mensen aanzetten om je content te delen met hun eigen netwerk. Op deze manier gaat het balletje vanzelf rollen. 

Hoe je dit het beste kunt vormgeven ligt aan je type evenement. Denk voor wat formelere evenementen bijvoorbeeld een brancherapport of een whitepaper. En voor informelere evenementen aan interessante infographics, gifs of andere visuele elementen. Door in te spelen op nieuwe trends en outside-the-box te denken zorg je voor succesvolle content.

  7. Betaalde promotie

Of het nu gaat om nieuwe betaalde (social media) advertenties zoals Google Adwords of Facebook ads, of retargeting door middel van deze betaalde advertenties, je bereik wordt direct vergroot. Het neemt dus heel wat zorgen uit handen.

8. e-mail

In ons trendrapport werd e-mail marketing door de organisatoren van evenementen uitgeroepen tot een van de meest effectieve marketingtactieken. Dit kan dus absoluut niet ontbreken in je event marketing.  

Nu je evenement klaar is voor de kaartverkoop zou je je eerste grote e-mail moeten versturen naar je potentiële deelnemers, inclusief degenen die zich vooraf hebben geregistreerd. 

Als je nieuw bent bij Eventbrite, is dit een goed moment om deze helpcentrum-artikelen te bekijken:

9. Persberichten over het evenement

Het publiceren van persberichten kan helpen je evenement nog bekender te maken en kan op die manier de kaartverkoop vergroten. Het zal ook helpen om je toekomstige merkstrategie op te bouwen en de links naar je website te verhogen.  

Hier zijn enkele tips voor het schrijven van een goed persbericht:

  • Kopieer het persbericht in de hoofdtekst van je e-mail – traditioneel werden persberichten verzonden als e-mailbijlagen, maar journalisten geven er vandaag de voorkeur aan het persbericht te lezen als onderdeel van de e-mail. Dit vergroot de zichtbaarheid van het bericht.
  • Voeg een introductielijn toe – personaliseer de introductie voor elke journalist en hun publicatie. Hierdoor zullen ze eerder naar beneden scrollen en het persbericht lezen.
  • Maak een lijst van de basisdetails van je evenement. Zorg dat het gemakkelijk te lezen is zodat de journalist de belangrijkste informatie gemakkelijk eruit kan pikken.
  • Vind je unieke verhaal. Een evenement organiseren is op zichzelf niet genoeg. Waarom is jouw evenement bijvoorbeeld iets nieuws, unieks en nieuwswaardigs? Wie is er aanwezig, zijn er bekenden bij? Heb je een interessant achtergrondverhaal?

10. Last-call-marketing

Of je nu een paar maanden of weken op de markt bent, je evenement komt steeds dichterbij. In de laatste paar weken (of zelfs laatste dagen), is het tijd voor last-call-marketing.

Dit zal waarschijnlijk in de vorm van nieuwe blogposts, updates van social media advertenties en e-mails zijn.

Als er sprake is van netwerken, is het een goed idee om in dit stadium het concept van ‘sociaal bewijs’ te gebruiken en de wereld te laten zien wie er al zal zijn op het evenement, wat anderen zal helpen overtuigen dat ze er ook bij moeten zijn.

Je laatste blogposts, social media-updates en e-mails zouden nu een meer urgente, verkoopgerichte boodschap moeten krijgen, omdat je de afgelopen weken of maanden een relatie hebt opgebouwd – nu is het tijd om super duidelijk te zijn met je directe oproepen om actie te ondernemen en die langetermijnstrategie om te zetten in kaartverkoop.

11. Promotors 

Dit is een vaak gemiste kans. Veel organisatoren richten zich uitsluitend op het binnenhalen van nieuwe deelnemers, waarbij ze vergeten dat ze al een sterk netwerk van partners/ bezoekers hebben waar ze al gebruik van kunnen maken.

Waarom niet je deelnemers inzetten om het evenement namens jou te promoten? Mond-tot-mondreclame een van de meest krachtige en effectieve marketingtactieken die je kunt gebruiken. Je kunt ze zelfs beloningen aanbieden als ze je evenement promoten.

12. Influencers

Als je een paar last-minute plekken wilt vullen of op een snelle manier je bekendheid wilt vergroten, dan kunnen influencers een goede manier zijn. Hoewel het handiger is om contact met ze op te nemen aan het begin van je campagne, is de kans groot dat ze het druk hebben en geen reactie geven. Zelfs als ze wel reageren kunnen ze het alweer vergeten zijn.

Dit is het moment om opnieuw contact met ze op te nemen. Als je ze niet hoeft te betalen, zullen ze ongetwijfeld een gratis ticket waarderen en je vrijgevigheid terugbetalen door hun netwerk over het evenement te vertellen.

13. Telefoon

Als je hebt gemerkt dat een paar van je beoogde bezoekers, of sommige van die vooraf geregistreerde leads, nog steeds geen ticket hebben gekocht, waarom bel je ze dan niet?

Vraag of er iets is waarmee je kunt helpen? Hebben ze nog vragen? Het hoeft geen moeilijke verkoop te zijn, maar het is veel moeilijker om een ​​telefoongesprek te negeren dan een e-mail of een van de duizend tweets op hun tijdlijn.

Je zult waarschijnlijk merken dat het een relatief tijdrovende maar effectieve manier is om een ​​paar extra registraties/ticketverkopen binnen te halen als ze dat nodig hebben.

Conclusie

Als je de bovenstaande suggesties als uitgangspunt neemt om je event marketing strategie vorm te geven, haal je alles uit je marketing, kun je zelf een sterke naam opbouwen en uiteindelijk meer verkoop te behalen. We hebben een event marketing template voor je samengesteld dat al deze marketingtactieken (en een paar niet-genoemde bonusstrategieën) in een overzicht weergeeft. Dit bestand is voor evenementen van 16 weken die je helemaal kunt  aanpassen aan de specifieke behoeften van jouw evenement.

© 2019 Eventbrite. All Rights Reserved.