kit-risicomanagement-evenementen

Content kit: risicomanagement voor evenementen

Er zijn veel verschillende manieren waarop er iets mis kan gaan met je evenement. Als evenementorganisator is het jouw taak om die risico's te anticiperen, te analyseren en voor maatregelen te zorgen om die risico's te zo goed mogelijk te vermijden, zodat je bezoekers, partners, sponsoren en team niet onder de gevolgen lijden.

Er zijn veel verschillende manieren waarop er iets mis kan gaan met je evenement. Als evenementorganisator is het jouw taak om die risico’s te anticiperen, te analyseren en voor maatregelen te zorgen om die risico’s te zo goed mogelijk te vermijden, zodat je bezoekers, partners, sponsoren en team niet onder de gevolgen lijden.

Als je dit niet doet, kan het een enorme impact hebben op de publieke perceptie van je merk en je kaartverkoop.

In deze kit over risicomanagement voor evenementen vind je:

  • Een succesvol evenement met behulp van een SWOT-analyse
  • Hoe maak je een proactief communicatieplan voor je event
  • Veiligheid op locatie: 
zo houd je de bezoekers van je
 evenement veilig
  • Draaiboek: hoe je veelvoorkomende festivalfouten vermijdt
  • De schade beperken als het misgaat bij je event
  • Loopt je evenement in het honderd? Zo hou je je hoofd koel!

Een succesvol evenement met behulp van een SWOT-analyse

“Gewoon improviseren” werkt voor sommige evenementen, maar het is een risicovolle en onprofessionele aanpak. Vroeg of laat zullen onverwachte zaken jouw evenement kunnen aantasten. Organisatoren van succesvolle evenementen zijn zowel visionair als realistisch. Ze weten hun sterke en zwakke punten te benoemen, kansen te gebruiken en in te spelen op mogelijke risico’s. Dit geldt voor zowel organisatoren van grote en kleine evenementen. Een SWOT-analyse is een krachtig hulpmiddel waar ieder evenement gebruik van kan maken.

Hoe maak je een proactief communicatieplan voor je event

Goede communicatie is de basis de bezoekerservaring van jouw event. Dankzij social media en mobiele telefoons kan het nieuws over jouw event zich als een lopend vuurtje verspreiden. Dat kan een positief zijn  — of een nachtmerrie voor je PR-afdeling.

Gebruik deze handleiding voor het opstellen van een communicatieplan. Het zal je helpen met je bezoekers te communiceren, voor, tijdens en na je event, in een optimale manier. Je leest hoe je:

  • Een communicatiestrategie en communicatieplan maakt die passen bij jouw tone of voice
  • Technologie effectief gebruikt om met je bezoekers te communiceren
  • Moet reageren bij onverwachte omstandigheden

Veiligheid op locatie: 
zo houd je de bezoekers van je
 evenement veilig

Producenten, evenementorganisatoren en locatie eigenaren hebben één verantwoordelijkheid die prioriteit zou moeten zijn boven al het andere: de veiligheid van hun bezoekers. Of je je er nou van bewust bent of niet, tijdens je evenement kunnen er zich gevallen van intimidatie en seksueel geweld voordoen. Deze incidenten kunnen compleet aan je voorbijgaan. Zelfs een kleine inbreuk op iemands persoonlijke veiligheid of waardigheid kan betekenen dat je een klant voor altijd verliest. Als je een locatie beheert of een evenement aan het organiseren bent, is dit hét tipsheet voor jou. Deze tips zullen jou en je medewerkers ook helpen actie te ondernemen wanneer problemen zich voordoen.

Draaiboek: hoe je veelvoorkomende festivalfouten vermijdt

Je werkt al maanden keihard aan de planning van je event en alles lijkt mooi samen te komen. Je hebt een fantastische locatie geboekt, partners gevonden die bereid zijn alles op alles te zetten én je event is uitverkocht. Een week voor het event zegt je hoofdact opeens af en is er geen tijd om een vervangende act te vinden.

Iedere organisator heeft paniekmomenten. Als je een festival organiseert zul je geregeld voor de meest onverwachte uitdagingen komen te staan. De strijd is al half gewonnen als je onder druk het hoofd koel kunt houden. Maar er zijn ook best practices die je kunt volgen en ervaringen waarvan je kunt leren om de onvermijdelijke uitdagingen sneller op te lossen en je bezoekers tegen de chaos te beschermen.

In dit draaiboek lees je hoe je:

  • Het risico op falen minimaliseert door goede planning en logistiek
  • Een proactief communicatieplan voor onvoorziene omstandigheden schrijft
  • Bezoekers en hun zorgen adresseert, voor, tijdens en na het event

De schade beperken als het misgaat bij je event

Bij vrijwel ieder event gaan er dingen mis, dat is onvermijdelijk . De reputatie van je event rust echter op de kwaliteit van de ervaring die je levert. Als je event uiteindelijk aanzienlijk afwijkt van de visie die je hebt verkocht, moet je alle zeilen bijzetten om aan de verwachtingen van je bezoekers te voldoen.

Onverwachte gebeurtenissen kunnen zelfs het best geplande event ontsporen. In dit artikel vind je 7 tips om je door incidenten tijdens je event te helpen.

Loopt je evenement in het honderd? Zo hou je je hoofd koel!

Iedereen die evenementen organiseert, weet dat nooit alles 100%  volgens plan verloopt op de dag zelf. Vrijwilligers komen te laat, de cateraars hebben niet genoeg borden, jij laat een steekje vallen, en ga zo maar door.

Hoewel je niet elk aspect van je evenement onder controle kunt houden, heb je wel de controle over je eigen reactie wanneer er iets misgaat. Jouw reactie op een probleem kan het verschil betekenen tussen een kleine onderbreking en een gigantisch probleem dat alles platlegt. Als puntje bij paaltje komt, wil je trots zijn op de manier waarop je de situatie hebt aangepakt. En je wil genoeg perspectief hebben om van je fouten te leren.

In dit artikel lees je hoe je het hoofd koel kunt houden wanneer de stress erin schiet tijdens je evenement.

 

© 2020 Eventbrite. All Rights Reserved.