• Home
  • Ebook
  • Draaiboek voor je Koningsdag feest: Hoe je veelvoorkomende fouten vermijdt
koningsdag-evenement

Draaiboek voor je Koningsdag feest: Hoe je veelvoorkomende fouten vermijdt

Deze gids is voor iedereen die een evenement of festival wil organiseren op Koningsdag, of je nou professioneel organisator bent of eenmalig een feestje geeft. Download de gids als je wilt weten hoe je je optimaal kunt voorbereiden op het blussen van brandjes en rekening kunt houden met alle mogelijke risico's.

Je werkt al maanden keihard aan de planning van je Koningsdag feest en alles lijkt mooi samen te komen. Je hebt een fantastische locatie geboekt, verkopers gevonden die bereid zijn alles op alles te zetten, en je evenement is uitverkocht. Eén week voor het evenement zegt je hoofdact ineens af en er is gewoon geen tijd om een vervangende act te vinden.

Of je komt er een paar dagen voor je evenement achter dat je alcoholvergunning niet is goedgekeurd, zodat je geen bier kunt serveren. Iedereen die evenementen organiseert heeft wel eens paniekmomenten, of je dit nu af en toe voor de lol doet of beroepsmatig. Je zult geregeld voor de meest onverwachte uitdagingen komen te staan.

Deze gids is voor iedereen die een evenement of festival wil organiseren op Koningsdag, of je nou professioneel organisator bent of eenmalig een feestje geeft. Download de gids als je…

  • gecompliceerde pre-evenement logistiek wil leren beheersen
  • voorbereid wil zijn om een crisis op locatie of online in goede banen te leiden
  • je reputatie wilt kunnen beschermen

Je leert het volgende:

  • Minimaliseren van het risico dat het festival niet doorgaat door planning en onsite logistiek
  • Opstellen van een proactief communicatieplan in geval van onvoorziene omstandigheden
  • Communiceren met bezoekers om vragen voor, tijdens en na je evenement te beantwoorden

 

Download het ebook

 

 

Preview

Voorafgaand aan het evenement

Van files tot elekticiteitsproblemen, wanneer je anticipeert op hindernissen, zal dit je helpen ze te ontwijken. Met het juiste plan kun je de kans op incidenten aanzienlijk verlagen, wat je gemoedsrust ten goede zal komen.

Administratie en beleid

We beginnen met: administratie. Zorg dat het juridische papierwerk zo ver mogelijk van tevoren op orde is. Laat een jurist je verzekeringspolis en zaken waarvoor jij aansprakelijk bent nakijken, zodat je weet hoe het ervoor staat als je event moet worden geannuleerd.

Vraag direct vergunningen aan en leg de data vast bij de locatie. Wanneer je afspraken maakt met de locatie, bespreek dan ook wat de capaciteit is. Hoeveel bezoekers kunnen er maximaal komen? Stem je beveiligingsplan daarop af. Het is altijd beter teveel dan te weinig beveiliging te hebben. Het beveiligingspersoneel kan je helpen de verkeersstromen in goede banen te leiden en in onverwachte situaties de boel onder controle te houden. Ook als je je eigen kroegfeest organiseert, zorg dat je de ins en outs van je locatie kent. Vooral tijdens Koningsdag loop je het risico dat er teveel mensen binnen zijn.

En over onverwachte zaken gesproken, het weer kan onvoorspelbaar zijn (hoewel het meestal mooi weer is tijdens Koningsdag). Je weerbeleid hoeft dat echter niet te zijn. Bezoekers raken gefrustreerd wanneer ze het gevoel krijgen dat ze worden gedupeerd. Zorg daarom dat je een beleid hebt en, nog belangrijker, dat je dit goed bekend maakt. Of het nu komt door het weer, een leverancier die afzegt of artiesten die het laten afweten, weet waarom en hoe je restituties verleent en wanneer bezoekers ervan uit kunnen gaan dat ze hun geld terugkrijgen.

Samenvattend: Checklist voor administratie en beleid

  • Juridisch papierwerk afronden — 16 weken van tevoren
  • Vergunningen aanvragen en data bij locatie vastleggen — 24 weken van tevoren*
  • Capaciteit bevestigen — 24 weken van tevoren
  • Restitutiebeleid in geval van annuleringen bekendmaken — 24 weken van tevoren

© 2019 Eventbrite. All Rights Reserved.