Nederland won het Eurovisie songfestival 2019 voor het eerst in 44 jaar met het nummer ‘Arcade’ van Duncan Laurence. En dankzij deze overwinning komt het festival in mei 2020 weer naar Nederland toe. Meerdere steden hebben al hun interesse getoond om dit evenement te hosten: onder andere Amsterdam, Rotterdam, Maastricht, Den Haag, Utrecht. Arnhem en Zwolle. Maar pas vanaf juni kunnen de steden zich officieel melden.

Al deze partijen zullen een bidbook (voorstel)  moeten opstellen in lijn met het RFP (Request For Proposal) document van het Eurovisie songfestival, dat alle eisen en benodigdheden bevat. Het opstellen van zo’n bid is een hele organisatie waarbij een nauwe samenwerking tussen land, stad, locatie en organisatie cruciaal is. Het Eurovisie songfestival wordt al 64 jaar georganiseerd en de organisatie heeft zichzelf intussen geperfectioneerd. Daar valt dus zeker wat van te leren.

Stel jij bidbooks voor internationale evenementen samen? Houd dan rekening met deze factoren.

1. De samenwerking

De voorbereidingen van het Eurovisie songfestival beginnen al vrijwel meteen nadat de winnaar aangekondigd is. Een jaar tijd is immers vrij weinig voor de organisatie van zo’n groot evenement. Er is bij dit soort evenementen dan ook een nauwe samenwerking vereist tussen het landelijke bureau voor toerisme en congressen (in nederland het NBTC – Netherlands Board of Tourism), de stad en de locatie.

Een bidbook wordt dan ook vaak opgesteld in samenwerking met verschillende partijen die het evenement naar de stad of locatie willen halen.

2. De datum van het evenement

Soms wordt er gevraagd een voorstel voor een datum te doen – al dan niet binnen een gewenste periode. Houd hier rekening met verschillende factoren; Is er beschikbaarheid in de voorgestelde venue? Zijn er conflicterende evenementen gaande in de stad? Het Eurovisie songfestival zal bijvoorbeeld in mei 2020 plaatsvinden, maar daarbij moet er wel rekening gehouden worden met bevrijdingsdag.

Als de organisator een internationaal publiek verwacht – houd dan ook rekening met  internationale feestdagen. Bijvoorbeeld: zijn de Verenigde Staten een belangrijke doelgroep voor de organisator? Houd dan rekening met feestdagen zoals Thanksgiving.

3. Toestroom van (zakelijk) toerisme

Bij grote evenementen moet er rekening gehouden worden met de toestroom van (zakelijk) toerisme en de bereikbaarheid van de stad. Is de locatie vlakbij een centrale luchthaven? Is er goed functionerend openbaar vervoer, zowel van het vliegveld naar de stad als in de stad zelf.

4. Accommodatie

Moet er een grote reservering gemaakt worden voor alle gasten of zijn de deelnemers zelf verantwoordelijk voor het boeken van accommodatie? Als er hotelkamers gereserveerd moeten worden, in welke prijscategorie zullen deze dan moeten liggen? Een goede RFP bevat deze informatie maar vraag bij twijfel vooral door.

5. Lokale leveranciers

Wees specifiek in het bidbook over welke lokale leveranciers moeten worden ingehuurd. Wordt er gewerkt met een lokale evenementorganisator? Is er extra beveiliging nodig? Moeten er coördinatoren ingehuurd worden voor de registratie en het entreemanagement?

Werkt de organisator met een vaste registratie- en ticketing partner of wordt in de RFP gevraagd om een partij aan te dragen? Neem alle benodigde leveranciers en bijbehorende kosten op in je bidbook.

6. Benodigde ruimtes

In 2019 deden er 42 landen mee aan het Eurovisie songfestival, er zijn dus aardig wat ruimtes nodig voor o.a. de artiesten, personeel en pers. Wat zijn de eisen die worden gesteld in de RFP? Zijn er spreker prep rooms nodig? Of breakout ruimtes? Zijn die al aanwezig op de gekozen locatie of moeten/kunnen ze ook tijdelijk worden gebouwd? Als ze gebouwd moeten worden, geef dan duidelijk de kosten die hieraan verbonden zijn in het bid budget aan.

7. De audiovisuele vereisten

Het Eurovisie songfestival heeft niet alleen 30.000-40.000 bezoekers op locatie, maar ook kijken er over de hele wereld miljoenen mensen mee. De hele show is dus speciaal ingericht op de live uitzending. Een hele operatie waarbij er heel wat audiovisuele- en techniekkosten komen kijken (en wellicht de nodige aanpassingen van de locatie).

Heeft het evenement waarvoor je een bid uitbrengt een live broadcast sessie? Hou dan rekening met deze kosten en bouw genoeg ruimte in voor extra bijkomende kosten (extra internetcapaciteit, personeelskosten, enz.).      

8. Politieke/emotionele redenen voor de keuze van een locatie

Het Eurovisie songfestival komt nou eenmaal naar Nederland toe omdat Duncan Laurence het evenement heeft binnen weten te slepen. Maar de meeste evenementen werken anders in hun besluitvorming. Kom daar zoveel mogelijk over te weten zodat je hierop kunt inspelen in je bidbook.

Meer weten over bids samenstellen voor internationale evenementen? Kijk dan eens naar deze (Engelstalige) gids van ICCA (International Congress and Convention Association) over bidbooks opstellen voor internationale congressen.

Header fotocredit: Eurovisie Songfestival