Over het algemeen is budgettering niet het meest gewilde onderwerp van de evenementorganisator. Maar zonder een goed begrip van elke euro die je uitgeeft, ontstaat het gevaar dat je je budget overschrijdt.

Je geld uitgeven aan fancy cocktails en een spetterend entertainment programma lijkt misschien een goed idee. Maar als je geen budget meer over hebt om je evenement te promoten, zal je geen deelnemers kunnen aantrekken om van die drankjes en de show te genieten.

Het bijhouden van je centen is van cruciaal belang voor het verbeteren van je ROI (return on investment) en het beheren van je totale kosten. Maar je hoeft geen wiskundige te zijn om de uitgaven van je evenement op de rails te houden.

Hier is je ultieme gids voor het opstellen en beheren van een budget voor je evenement.

Fase 1: Verduidelijk je strategie voor het budget van je evenement

Voordat je met het werkelijke budgetteren begint, is het belangrijk om een stapje terug te zetten en kritisch na te denken over waar je geld aan wilt uitgeven. Denk aan onderstaande manieren om de gegevens te verzamelen die je nodig hebt om het budget voor je volgende evenement op te stellen.

1. Duik in de budgetten van voorgaande evenementen

Tenzij dit je eerste evenement van het jaar is, zit je op een schat aan gegevens over waar je in het verleden je budget voor gebruikte. Begin met het identificeren van posten waarvoor je te veel of te weinig hebt uitgegeven en check of deze elk jaar hetzelfde of verschillend waren. (Als het je eerste jaar is, overweeg dan een basis indeling zoals hieronder.)

Zodra je specifieke zaken hebt vastgesteld waarbij je de neiging hebt om er te veel geld aan uit te geven, krijgt je een beter beeld van wat meer budget nodig heeft, waardoor het makkelijker is om eerder in je proces bij te sturen in plaats van eerdere fouten te herhalen. Bovendien kun je je voorlopige budget aan je klanten en andere betrokkenen laten zien voor goedkeuring. Op die manier heb je al een werkdocument gereed om bij te werken terwijl je verder gaat met je planning.

2. Overweeg recente trends in budgetten voor evenementen

Dat gezegd hebbende, als jij en je team tegen budgetlimieten aanlopen, dan ben je niet de enige. In recent onderzoek onder evenementorganisatoren zei 9 van de 10 dat hun budget ontoereikend was. Maar toch zei 48% dat hun budget in 2019 hetzelfde blijft en verwacht zelfs 34% dat de budgetten zullen gaan groeien.

Dus waar gaat dat geld naartoe? Voor de ondervraagde eventplanners waren de hoofdkosten:

  • Marketing en promotie: 56%
  • Catering / Food & Beverage: 40%
  • Programmering (sprekers/entertainment): 47%
  • Locaties: 47%

Als de verdeling vergelijkbaar is voor jouw evenement, lees dan hieronder verder voor een aantal ideeën over hoe je jouw marketinguitgaven, ongeacht de grootte van jouw team of evenement kunt aanscherpen.

3. Bepaal je doelen voor jouw evenement

Zodra je posten hebt geïdentificeerd om je uitgaven voor aan te scherpen, kun je specifieke doelen gaan stellen. Of je nu het bedrag dat je van sponsoren ontvangt wilt verhogen of je geld verder wilt laten gaan zonder je noodfonds te gebruiken, het stellen van doelen houdt je scherp.

Stel doelen vroeg, inclusief hoeveel tickets je wilt verkopen en hoeveel sponsoromzet je wilt genereren. Als je dat doet, kun je op tijd bijsturen waar nodig om te zorgen dat je inkomsten je uitgaven dekken en je je eventuele winstdoel behaalt.

Tip: weet je niet zeker of je prijzen wel concurrerend en aantrekkelijk zijn? Lees dan hier hoe je een prijsstrategie opstelt waarbij je bezoekers ieder jaar weer terug keren en je de winst genereert die je nodig hebt.

4. Ontvang buy-in van alle afdelingen en betrokkenen

Hoe eerder je het groene licht krijgt van je stakeholders om te plannen, hoe beter. Een grove budgetschatting kan je helpen een idee  van omzet te krijgen dat je gaandeweg kunt blijven aanpassen.

Tip: zorg ervoor dat je altijd een minimum van drie offertes opvraagt, zelfs als je al een leverancier hebt waarmee je graag werkt. De kans is groot dat je iemand anders vindt die lager zal gaan en dat je favoriete leverancier hun prijs zal matchen of wat extra service zal bieden zoals bijvoorbeeld gratis parkeren voor je personeel op locatie.

Fase 2: Breng specifieke uitgaven in kaart

Nu je weet wat je focusgebieden zijn, is het tijd om alle posten op te nemen die je in je budget template wilt bijhouden. Een budget bevat posten zoals huurkosten, verlichting en geluid, catering en meer.

Heb je geen template? Lees dan hieronder (fase 3) verder voor inspiratie.

5. Breng al je uitgaven in kaart zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen.

Definieer de aandachtsgebieden van je evenement. Dit zal je helpen prioriteiten te stellen en te investeren in wat echt belangrijk is. Zodra je je overkoepelende categorieën hebt gedefinieerd, kun je beginnen met het invullen van je (mogelijke) kosten.

Wees zo specifiek mogelijk met het omschrijven van posten. Laat je niet verleiden om dingen zoals “voedsel en alcohol” samen te groeperen, want je kunt ze misschien bij verschillende leveranciers bestellen. Als je wilt, kun je formules en diagrammen gebruiken om real-time winst of verlies te zien.

Tip: Typische budgetten hebben twee kolommen voor kosten – verwachte kosten en daadwerkelijke kosten. Hoe beter je schatting, hoe meer deze twee kolommen overeenkomen.

6. Neem een complete lijst van kosten voor je evenement op in je budget

Weet je niet zeker met welke kosten je allemaal rekening moet houden voor de planning van je evenement? De volgende zijn de meest voorkomende categorieën in een evenementbudget. Het is belangrijk om alle posten die onder een categorie vallen uit te splitsen in verschillende posten, zodat je de details kunt bijhouden.

  • Locatie
  • Personeel
  • A/V-apparatuur
  • Catering
  • Decor
  • Programmeren (spekers of artiesten)
  • Bewegwijzering en eventbranding
  • Marketing en promotie
  • Reiskosten

Tip: gebruik verschillende kleuren om je spreadsheet te verduidelijken, zodat je in een oogopslag kunt zien welke posten bij welke categorieën horen.

7. Neem de kosten van je ticketprovider of registratieplatform in je budget op

Investeren in de juiste technologie kan een groot verschil maken voor je inkomen, de ervaring van je bezoekers en die van jezelf. Het is belangrijk om een technologie partner te kiezen die je kan helpen bij het leveren van een goed en mooi registratieproces en een mobiele event-app die daadwerkelijk wordt gebruikt.

Dit zijn de drie meest voorkomende technologie-kosten die je kunt overwegen om op te nemen in jouw budget, afhankelijk van of ze van toepassing zijn op jouw evenement of niet:

  • Evenement-app
  • Ticketingpartner/registratieplatform
  • Livestreaming

Tip: kies een ticketing- of registratieplatform waarmee je toeslagen aan je deelnemers kunt doorberekenen, zodat je niets uit eigen zak hoeft te betalen.

8. Maak een schatting van je marketing- en promotiekosten

Er zijn veel manieren om geld te besparen op je promotiekosten. Maar voordat je begint met snijden in je budget, is het handig om te beginnen met begrijpen hoe effectief je huidige promotiestrategie is. Data speelt hier een grote rol bij.

Kijk goed naar je marketinguitgaven en hoeveel verkoop uit elke campagne voortkomt. Investeer je budget vervolgens in de kanalen die het meeste opleveren en stop met het steken van tijd en geld in  kanalen die niet effectief zijn.

Vooral als je team klein is, is het des te crucialer om het maximale uit jouw marketingbudget te halen. Door te investeren in de juiste marketingtools en technologie voor jouw evenement, kunnen er juist veel kosten vrijkomen. Hier is een lijst met de meest voorkomende uitgaven waar je een efficiëntieslag in zou kunnen maken en op zou kunnen besparen:

  • Social media: Lees hier hoe je gratis je gebruik vergroot op social media.
  • SEO: Gebruik een ticketing-partner met een sterk domein, waar jij je registratiepagina onder kunt hangen, zodat jouw evenementen automatisch een betere kans krijgen om hoog in de zoekresultaten van Google te komen – zonder dat jouw team meer tijd en geld hoeft te investeren.
  • Aankoopproces: Kleine aanpassingen aan jouw registratieformulier of ticketverkoopproces kunnen je conversie drastisch verhogen.

Tip: het kost zes tot zeven keer meer  geld en tijd om een nieuwe deelnemer te krijgen dan om een bestaande bezoekers te behouden. Doe je genoeg om deelnemers van voorgaande jaren en/of evenementen aan te spreken in de marketing van je evenement?

Fase 3: Beheers budget best practices

Tenzij je een numbercruncher bent, wordt je waarschijnlijk niet heel wild van het beheren van een budget voor je evenement. Maar zelfs als je wel iemand bent die graag elke bon bewaart, kunnen de volgende strategieën je helpen alles in de hand te houden en meer uit je budget te halen.

9. Denk na over de ROI van je evenement

Uiteindelijk is je budget de manier om je Return on Investment (ROI) te berekenen. Is je doel om winst te maken? Gebruik jouw budget dan om de totale kosten en inkomsten van jouw evenement te beheren, zodat je je doelen kunt bereiken en jouw winstmarge voor het volgende jaar kunt vergroten.

Gebruik deze eenvoudige formule om je ROI uit te rekenen:

[(Totale omzet – Totale kosten van evenement) ÷ Totale kosten van evenement] X 100 = ROI

Als je ROI 1X is, betekent dit dat je break-even hebt gedraaid. De meeste evenementen streven naar een ROI van minimaal 2-3X.

10. Reserveer geld voor onvoorziene uitgaven

Je weet gewoon nooit wat er gaat gebeuren in de dagen voorafgaand aan een evenement. Als je wat speelruimte in jouw budget steekt, heb je voldoende ademruimte om onverwachte kosten op te vangen, voor het geval dat bijvoorbeeld je A/V- of sprekerskosten hoger uitvallen dan verwacht.

Tip: afhankelijk van jouw type evenement, moet je een reserve hebben tussen 5% en 25%. Vergeet niet dat je buffer gedurende de hele levenscyclus van je evenement zal veranderen. Hoe groter het evenement, hoe groter de buffer.

11. Voorkom veelgemaakte fouten in budgettering

Een veel voorkomende fout is het niet genoeg tijd besteden aan je budget. De waarheid is dat het te gemakkelijk is om facturen of offertes onder de verkeerde post te plaatsen. Elke dag een klein beetje tijd besteden aan je budget (minimaal 10 minuten) zal je helpen om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen, in plaats van dingen op een hoop te gooien. Een andere manier om ervoor te zorgen dat jouw budget de meest recente gegevens bevat, is het gebruik van event-technologie zoals een app die jij en je team kunnen gebruiken om uitgaven meteen in te dienen.

Een andere fout die je moet vermijden, is om niet alle mogelijke inkomstenbronnen te verkennen. Een derde van de eventprofessionals genereert het grootste deel van hun omzet uit andere bronnen dan ticketverkoop. De meest voorkomende inkomstenbronnen (naast ticketverkoop en registraties) zijn:

  • Sponsoren
  • Partnerships/co-organisatie
  • Donaties
  • Verkoop van eten en drinken
  • Merchandise

Tip: bied je sponsors niet alleen het standaard bronzen/zilveren/gouden pakket aan. Werk echt samen om erachter te komen wat jouw sponsor wil bereiken en zo een waardevol partnerschap te creëren. Stem je pakketten af op hun wensen. Gebruik dit werkboek om de marktprijs voor je sponsoractiva te achterhalen.

12. Gebruik je creativiteit

Je budget nog steeds niet op orde? Het is tijd om creatief na te gaan denken over hoe je jouw evenement kunt promoten en een geweldige ervaring kunt bieden voor deelnemers met het budget dat je hebt. Je kunt marketingkosten niet volledig elimineren, maar je kunt weloverwogen beslissingen nemen over waar je deze kunt compenseren.

Hier een aantal voorbeelden:

Fase 4: Stel een template op dat je kunt hergebruiken

Als je helemaal vanaf 0 moet beginnen met het opstellen van een budget voor je evenement, kan een lege spreadsheet behoorlijk ontmoedigend lijken.

Gelukkig is het met slechts een klein beetje voorwerk vrij eenvoudig om jouw eigen template te maken dat je nu en in de komende jaren van dienst zal zijn. Het enige dat je hoeft te doen, is jezelf vijf vragen stellen:

  • Waar budgetteer je voor? Specificeer de behoeften van jouw evenement en werk de belangrijkste bestedingscategorieën uit.
  • Wat zijn je exacte kosten? Loop door de levenscyclus van je evenement heen en noteer de posten die je nodig hebt onder elke categorie.
  • Wat is je verwachte omzet? Maak een schatting van hoeveel je gaat verdienen, inclusief omzet uit tickets, registraties, sponsoren, leveranciers en al het andere dat binnenkomt.
  • Zijn er onbekende variabelen die moeten worden verwerkt in het template? Dit is jouw noodplan. Als je het niet meer nodig hebt, des te beter! Dan is het een buffer op je bankrekening.
  • Kun je het budgetteringsproces vereenvoudigen met behulp van technologie? Apps, registratiesystemen en andere tools kunnen helpen bij het automatiseren van budgettaire taken, halen je werk uit handen en geven je een nauwkeuriger financieel beeld.

Tip: Spreadsheets niet jouw ding? Er zijn zoveel andere mogelijkheden, zoals Google Sheets, waarvoor je geen software hoeft te downloaden naar een bureaublad maar gewoon online werkt.