Over soepel inchecken en duurzame badges tot online netwerken en real time inzichten

Dickon Hinchliffe (Peaky Blinders), Cliff Martinez (Springbreakers, Drive) en Frans Bak (The Killing). Ken jij ze? Er gaat misschien niet meteen een belletje rinkelen, maar hun geluiden ken je vast wel. Zij zijn namelijk als componist verantwoordelijk voor de muziek van de hitseries en grote bioscoopfilms die achter hun naam staan. Op Buma Music in Motion (BMIM), dé jaarlijkse conferentie, awardshow en network bash voor muziek in media, waren zij een van de headliners. Bij BMIM staat kennisoverdracht, inspiratie, netwerken én het promoten van Nederlandse muziek in binnen- en buitenland centraal.

Bekende componisten, producers, sync agents en iedereen uit de creatieve industrie die iets met muziek wil doen is er te vinden. Voor deze 9e jaargang waren de doelstellingen ambitieus: meer engagement, meer netwerken en meer toegevoegde waarde voor de bezoeker. Hoe ze dat is gelukt, lees je hier.

De bezoekerservaring begint bij de registratiebalie

Voorheen beschikte Buma Cultuur nog niet over een geautomatiseerd registratiesysteem en verliep het badgingproces nog helemaal handmatig. Romy Tiemens, Customer Relations & Hospitality Manager bij Buma Cultuur: “Voorheen drukten we alle naambadges op voorhand af en plastificeerden we ze. We verspreidden ze dan over een tafel en als een bezoeker zich meldde dan vinkten we ze letterlijk af. Als bezoekers nu aankomen dan printen we de labels ter plekke uit aan de balie. Eventuele wijzigingen zoals een andere functienaam kunnen we gelijk meenemen. Ter plekke registreren kan ook gewoon. Het label plakken we dan op de kartonnen badge gemaakt van gerecycled papier en bevestigen we aan een lanyard gemaakt van gerecyclede PET-flessen. Als er no-shows zijn hoeven we die naambadges dus niet meer weg te gooien. We zijn een stuk duurzamer bezig dan voorheen!”

Maximaal netwerken voor BMIM-bezoekers met de event app van Eventbrite Onsite

Netwerken is een van de belangrijkste redenen waarom bezoekers Buma Music in Motion  bijwonen en zo ook een van de USP’s van de organisatie. Buma Cultuur is dan ook constant op zoek naar manieren om onderling contact tussen haar bezoekers te stimuleren en heeft ondervonden dat de Eventbrite onsite registration suite sterk bijdraagt aan deze belofte. “Onze bezoekers hebben voor het evenement al onderling via de app contact en kunnen ook na het evenement elkaar weer via de app opzoeken. Met deze app kunnen ze nu het hele jaar door netwerken”.

Maar met de Eventbrite Onsite app kun je niet alleen beter netwerken, iedere bezoeker krijgt door de app te personaliseren zijn eigen ervaring. “De app ziet er mooi uit en het is voor ons en onze bezoekers echt een stap vooruit”, verzekerde Romy ons. “Onze bezoekers konden hun persoonlijke programma samenstellen in de app. Dat is iets nieuws ten opzichte van voorgaande jaren en echt een toegevoegde waarde. Ook dat je de plattegrond via de app kon zien, was erg handig.”

BUMA music in motion congreservaring

Zo bespaarde BMIM tijd en energie met de Eventbrite Organizer app

Je komt als event organiser altijd tijd tekort. Elke tool die je werk uit handen neemt is dus welkom. Dat is voor Romy niet anders. “De Organizer app hebben we intensief gebruikt om te kijken naar het aantal check-ins. Normaal krijg ik constant 4 of 5 collega’s aan de balie om te vragen hoeveel mensen er binnen zijn. Nu kon iedereen dit meteen zien via hun eigen login. Dat heeft mij ontzettend veel werk bespaard.”

Ook na het evenement bespaart de Eventbrite Organizer app met de rapportagefunctie veel werk: “Daarnaast stuur ik al onze stakeholders altijd een overzicht met wat er is verkocht ten opzichte van voorgaande jaren. Dat is met deze functie eigenlijk al overbodig. Alle data zit gewoon in je broekzak en iedereen kan er gemakkelijk bij, waar en wanneer je wilt.”

Breng je evenement net als BMIM naar een hoger niveau

BMIM heeft de Eventbrite onsite registration suite vooral gebruikt om op een nieuwe manier te communiceren met hun bezoekers, om hun registratie- en badgingproces beter in te richten en het netwerken te stimuleren.

Maar de Eventbrite onsite registration suite biedt meer. Zo kun je games toevoegen om programmaonderdelen interactief te maken en als je een evenement organiseert met sponsoren of standhouders, kunnen zij in de app bijhouden wie ze hebben ontmoet.

Wil jij weten wat de Eventbrite onsite registration suite voor jouw evenement kan doen? Neem contact met ons op.