Of het nu je eerste of je honderdste evenement is, het plannen van een evenement brengt altijd stress met zich mee. Het is zelfs zo stressvol dat eventcoördinator in 2017 door Forbes werd uitgeroepen tot de vijfde meest stressvolle baan.

Gelukkig zijn er enkele uitstekende hulpmiddelen beschikbaar die het hele proces gemakkelijker kunnen maken. Naast digitale marketingtools zoals MailChimp, Facebook-evenementen en Hubspot, zijn er ook handige naslaggidsen over hoe je meer uit sponsoren kunt binnenhalen en hoe je veelvoorkomende fouten vermijdt om te midden van de chaos wat rust te vinden.

Bovendien is er deze evenementen checklist om ervoor te zorgen dat je niets over het hoofd ziet. Gebruik deze lijst bij je planning om stress te verminderen en ervoor te zorgen dat je niets vergeet.

Begin zo vroeg mogelijk

Zodra je groen licht krijgt voor je evenement (en soms al eerder), moet je in actie komen, en snel. Je moet op zijn minst vier tot zes maanden vóór je evenement aan de onderstaande taken beginnen. Hoe sneller je een datum vastlegt, hoe beter!

1. Stel je doelen vast

  • Wat is het doel van je evenement?
  • Hoeveel bezoekers wil je aantrekken?
  • Hoeveel winst wil je maken?
  • Wat moet een ticket kosten?
  • Waar vindt je evenement plaats?

2. Stel een globaal budget op

  • Gebruik vergelijkbare cijfers van eerdere evenementen als richtlijn
  • Vul eventuele gaten in met inschattingen

3. Kies een datum

  • Kies een ideale datum en een tweede keus als back-up voor als je aanvraag wordt afgekeurd

4. Kies een plaats, ruimte en leveranciers

  • Welke geografische regio is het meest geschikt voor je evenement?
  • Hoeveel mensen zullen je evenement bijwonen?
  • Moet je wifi aanbieden?
  • Heeft je locatie de benodigde infrastructuur?
  • Zijn er plaatselijke leveranciers waarop je kunt vertrouwen?

5. Kies een thema

  • Bekijk je doelen en je publiek
  • Sta stil bij het thema van je evenement

6. Zoek informatie over sprekers of artiesten

  • Zoek eerst informatie over sprekers of artiesten die op vergelijkbare evenementen hebben gesproken of gespeeld
  • Stel een lijst van je ideale sprekers of artiesten samen
  • Formuleer je vraag
  • Neem contact op met je sprekers of artiesten

7. Ga sponsoren zoeken

  • Bepaal wat voor tegenprestaties je kunt bieden
  • Zoek informatie over sponsoren die partner waren voor soortgelijke evenementen
  • Stel een lijst van je ideale sponsoren samen
  • Bepaal het tarief van je sponsorpakketten

8. Vraag vergunningen aan

  • Kijk of je speciale vergunningen, licenties, verzekeringen etc. nodig hebt
  • Bespreek de beveiligingsbehoeften met je locatie en stel een beveiligingsplan op
  • Bespreek de entree indeling met je ticketingpartner
  • Maak een plattegrond van je evenement
  • Maak een noodplan bij calamiteiten op het evenement en maak communicatie met bezoekers

3 maanden voor je evenement: de details uitstippelen

Zodra de grote lijnen van je evenement zijn uitgezet, moet je jouw budgetten up-to-date houden met de meest recente schattingen en offertes. Trek tien minuten per dag uit voor deze taken en volg de onderstaande stappen om een duidelijker beeld te krijgen van je verwachte omzet.

De onderstaande taken moeten ten minste 2-4 maanden voor je evenement worden opgepakt.

9. Leg je sprekers of artiesten vast

  • Boek je sprekers or artiesten
  • Zorg voor een evenwichtige line-up
  • Vraag om biografische informatie en foto’s
  • Regel vervoer en accommodatie

10. Organiseer je financiën

11. Maak je website

  • Bepaal het design en de logos van je evenement
  • Werk je site bij (als het om een terugkerend evenement gaat) of maak je nieuwe evenementenwebsite
  • Zorg dat de infrastructuur van je website een hoge piek in bezoekers aan kan
  • Zorg dat je website is geoptimaliseerd voor mobiel

12. Start de promotie van je evenement

  • Ontwikkel communicatie die is afgestemd op je eventmerk
  • Gebruik digitale marketingtools zoals e-mail en social media
  • Overweeg een korting voor early birds
  • Registreer je evenement bij online evenement kalenders
  • Schrijf blogartikelen over je evenement
  • Maak een promovideo

13. Regel de laatste details met je locatie

  • Stem je F&B plan af
  • Regel geluidsapparatuur
  • Maak een plan voor bewegwijzering op het evenement en communicatie met bezoekers over route, parkeren etc.

14. Regel personeel of vrijwilligers

15. Stel een schema op

  • Stel een concept van je blokkenschema op

2 maanden voor je evenement: de laatste details

Je evenement is in zicht en het voelt alsof de dagen voorbij vliegen. Dit is wat er twee maanden voor je evenement bovenaan je lijstje moet staan.

16. Stuur herinneringen

  • Naar bezoekers
  • Naar presentatoren, sprekers of artiesten
  • Naar sponsoren
  • Naar leveranciers
  • Naar personeel
  • Naar vrijwilligers

17. Geef je promotie een boost om je verkoopdoelen te behalen

  • Op social media
  • Op je blog
  • Via e-mail
  • Via betaalde advertenties
  • Via de pers

1 week voor je evenement: de losse eindjes aan elkaar knopen

De week voor je evenement zijn er heel wat last-minute dingen die je aandacht vereisen. Dit is wat je moet doen om je to-do-lijst de baas te blijven.

18. Maak je evenementschema af

  • Zorg dat iedereen hetzelfde schema heeft
  • Communiceer eventuele wijzigingen duidelijk naar betrokkenen

19. Breng iedereen op de hoogte van de definitieve bezoekersaantallen

  • De F&B leveranciers
  • De locatie
  • De veiligheidsdiensten
  • De vergunningverstrekker

20. Bevestig de tijden van al je leveranciers en programmaonderdelen

  • F&B
  • Apparatuur
  • Decoratie en aankleding
  • Sprekers of artiesten

De dag voor je evenement

Heb je al deze items van je lijst geschrapt, maar heb je nog steeds last van stress voor je evenement? Download het Draaiboek: Hoe je veelvoorkomende festivalfouten vermijdt