Ben je een evenement aan het organiseren? Dan wil je natuurlijk dat er genoeg publiek op afkomt. Jouw evenement is immers niets zonder publiek. Je hebt bij het organiseren van een evenement niet alles in de hand, maar met een goed communicatieplan kun je echt de publiciteit, promotie en P.R. rondom jouw evenement een boost geven. Hoe je dit nou het beste kunt doen? Wij helpen je graag op weg in deze blog.

Maak in 8 stappen een communicatieplan voor jouw evenement

Een professioneel communicatieplan kun je al in 8 makkelijk stappen opstellen. Volg deze stappen en vergroot zo de promotie van je evenement. Zo zorg je ervoor dat jouw evenement echt een succes wordt. 

Stap 1: Bepaal de communicatiestrategie van jouw evenement

Wat is jouw doelgroep? Het is belangrijk voor jouw communicatiestrategie dat je deze duidelijk voor ogen hebt, hier moet je je communicatiedoelen namelijk op afstemmen. In je communicatiestrategie werk je verder uit hoe je dit communicatiedoel wilt gaan bereiken. Hierbij denk je na over de tone of voice, de werkwijze, de middelen en je samenwerkingspartners. Identificeer ook de belangrijkste communicatiemomenten: voor, tijdens én na je evenement. Begin ruim van te voren met de promotie van je evenement (bijvoorbeeld met een save-the-date actie), zorg ook tijdens je evenement voor actief contact en verleng achteraf de beleving van je evenement met leuke berichten (zoals filmpjes of foto´s). Zo kun je echt optimaal gebruik maken van het moment. 

Stap 2: Formuleer je boodschap

Wat is je kernboodschap? Dit is de informatie die je doelgroep moet ontvangen om je communicatiedoelen te behalen. Je boodschap bestaat uit verschillende storylines: wat wil je vertellen en op welke manieren? In jouw storylines komen verschillende ‘touch points’ voor, dit zijn de momenten dat je in contact wilt komen met je potentiële bezoekers. Zo zorg je ervoor dat je boodschap goed uitgedacht is en aansluit bij het concept van jouw merk en evenement.

Stap 3: Kies de juiste communicatiemiddelen voor jouw evenement

Je kunt via vele verschillende kanalen communiceren met je doelgroepen. Maar wat zijn nou de juiste kanalen voor jouw evenement? Elke doelgroep vereist weer een andere benadering. Er zit bijvoorbeeld een heel ander publiek op Instagram dan op Facebook. Organiseer je een evenement voor professionals? In sommige branches (zoals de medische of juridische branche) is het juist een goed idee om bij vakmedia te adverteren of op LinkedIn. Denk verder ook na over het gebruiken van meerdere kanalen, zo kun je een groter bereik creëren.

Stap 4: Maak een doelgroep-middelenmatrix

Je hebt je doelgroep en de communicatiemiddelen al uitgedacht. Dan is het hoog tijd voor een doelgroep-middelenmatrix. Dit is namelijk een schematische weergave waarbij je je middelen op één as weergeeft en je doelgroepen op de andere as. Zo krijg je een duidelijk overzicht van welke doelgroepen je met welke middelen bereikt en kun je goed zien of er nog “gaten” zitten in je communicatieplan.

Stap 5: Stel een begroting op

Houd bij je begroting rekening met de kosten voor het ontwikkelen van je berichten, de kosten voor het onderhoud van je communicatiemiddelen, je personeelskosten, de kosten voor de verspreiding van de communicatie én de onvoorziene kosten (reken hiervoor zo een 10 tot 15% van het totaal).

Stap 6: Maak een planning 

Maak een overzichtelijke planning van jouw publiciteits- en promotieactiviteiten. Wanneer stuur je welke boodschappen uit via welke kanalen? Zorg ervoor dat je je diverse doelgroepen regelmatig en planmatig benadert. Denk daarnaast ook na over de timing van je berichten. Je kunt bijvoorbeeld een grote promotieactie organiseren rondom een bepaalde datum of juist gaan voor een gelijkmatige verspreiding van de berichten.

Stap 7: Definieer de organisatie en de samenwerking

Wie is verantwoordelijk voor wat? Maak heldere afspraken zodat iedereen weet wat ze moeten doen. Heb je nog externe partners/stakeholders die je bij je planning en uitvoering moet betrekken? Zorg ervoor dat je alle benodigde goedkeuring van ze ontvangt. Zo zorg je ervoor dat je communicatieplan ook daadwerkelijk tot in de puntjes kan worden uitgevoerd. 

Stap 8: Monitor en evalueer jouw communicatieplan

Monitor je communicatieplan tussentijds. Door tussentijdse meetpunten in te stellen, kun je nagaan of je communicatieplan werkt. Zo zorg je ervoor dat je je bezoekerdoelstellingen haalt en tijdig bij kunt sturen als dit niet het geval blijkt te zijn. Organiseer verder ook na afloop een evaluatiegesprek met je team. Wat ging er goed? En wat ging er minder? Zo kunnen jullie voor toekomstige evenementen nog een beter communicatieplan opstellen.

Ben je klaar voor het opstellen van jouw professionele communicatieplan? Of heb je graag nog wat meer hulp? Download dan dit tipsheet voor het maken van een proactief communicatieplan.