De wereldwijde corona pandemie heeft veel invloed op de evenementenindustrie. Evenement organisatoren wereldwijd zetten alle zeilen bij om deze moeilijke tijd door te komen. In dit artikel proberen we je daar zo goed mogelijk bij te helpen. In plaats van een evenement af te zeggen, kiezen steeds meer organisatoren voor het uitstellen van hun evenement. Zo hoef je niemand teleur te stellen en kun je goed inspelen op de situatie.

Je evenement uitstellen mag dan een moeilijke beslissing zijn, het kan op den duur positief uitpakken. Je hebt nu meer tijd om alles nóg beter te organiseren. Het is wel belangrijk dat je je gasten goed informeert zodat ze betrokken blijven.

1. Informeer leveranciers over mogelijk uitstel

De mensen die je evenement zouden bezoeken zijn niet de enigen die gevolgen ondervinden van uitstel. Ook de contracten en relaties die je met leveranciers hebt opgebouwd kunnen worden beïnvloed. Hoewel leveranciers mogelijk al verwachten dat de plannen zullen wijzigen, is het van belang snel en duidelijk te communiceren over mogelijke alternatieven. Dit is alvast een begin:

  • Ga na of je diensten kunt verzetten of afzeggen: in het contract staat vaak al wat het beleid van een koper is rondom annuleringen of wijzigingen. Zo zie je gelijk wat er wel en niet gedekt wordt.
  • Wees besluitvaardig en informeer je partners snel: sommige leveranciers staan het verzetten van een evenement alleen toe binnen een bepaalde termijn. Laat zo snel mogelijk weten dat je het evenement wilt verzetten, minimaal vierentwintig uur van tevoren.
  • Ga na wat je verzekering dekt: in sommige gevallen kun je kosten terugkrijgen als je een goede evenementenverzekering hebt.

2. Informeer partners en sprekers

Mogelijk zijn speeches en sponsoractiviteiten onderdeel van je evenement. Sprekers, panelleden en sponsoren moeten op tijd weten waar ze aan toe zijn, zodat ze zich kunnen aanpassen aan de veranderingen. 

  • Neem zo gauw mogelijk persoonlijk contact op met sponsors, partners en sprekers om te laten weten dat het evenement wordt verzet.
  • Bespreek welke alternatieve data de voorkeur hebben, en vind de beste optie voor alle partijen.
  • Vraag hulp bij het vinden van nieuwe partners of sprekers wanneer je huidige contacten niet beschikbaar zijn op de nieuwe datum.

3. Kondig het verzetten aan: openbaar en privé

Nu de verkoop van nieuwe tickets is stopgezet, kun je bestaande tickethouders gaan updaten. Hoe sneller en duidelijker je veranderingen communiceert, hoe meer vertrouwen je inboezemt. Zorg dat je de volgende punten opneemt in de communicatie:

  • De reden van verzetten;
  • De nieuwe datum;
  • Een link naar het terugbetalingsbeleid;
  • Contactgegevens van de klantenservice.

Protips voor Eventbrite-organisatoren:

  • Als je gebruikmaakt van Eventbrite Music, volg dan bovenstaande instructies om de status van je evenement direct te veranderen en potentiële aanwezigen te laten weten dat het evenement is uitgesteld.
  • Volg onderstaand stappenplan om de eventpagina up-to-date te houden na het uitstellen.
  • Een helder terugbetalingsbeleid zorgt voor vertrouwen. Gebruik ons terugbetalingsbeleid en voorwaarden als hulpmiddel bij het ontwikkelen van jouw eigen voorwaarden.

Je kunt deze template als uitgangspunt gebruiken:

Geachte NAAM AANWEZIGE(n),

Vanwege [LOKALE, REGIONALE OF NATIONALE OVERHEID RICHTLIJNEN] met betrekking tot de recente uitbraak van het Coronavirus, hebben we de beslissing genomen ons evenement uit te stellen.

De/ Het  [EVENEMENTNAAM] zal verzet worden naar [NIEUWE DATUM VOOR HET EVENEMENT] bij [NIEUWE LOCATIE].

Hoewel het een teleurstelling is ons evenement te moeten uitstellen, moedigen we iedereen aan de richtlijnen van de Wereldgezondheidsorganisatie en het Ministerie van Volksgezondheid, Sport en Welzijn te volgen. (link)

We kijken ernaar uit je te verwelkomen bij toekomstige evenementen.

Met vriendelijke groet,

HANDTEKENING,

CONTACTGEGEVENS,

INFORMATIE

 

Wanneer je een sterk bericht hebt geschreven, verspreid je de aankondiging via alle mogelijke promotiekanalen, zoals:

  • E-mail: zorg dat iedereen die een ticket heeft gekocht op de hoogte is van het uitstellen van je evenement.
  • Platforms voor kaartverkoop: als jouw ticketplatform het mogelijk maakt berichten te sturen naar gasten, is dat een efficiënte manier om tickethouders te bereiken. Eventbrite maakt het mogelijk berichten te sturen naar bezoekers, om ze op de hoogte te houden van updates. Je kunt ook e-mailberichten inplannen.
  • Social Media posts: Informeer op Social Media en besteed extra aandacht aan de hashtag van jouw evenement. Zoek naar referenties van het evenement, zodat je kunt reageren en bij klachten persoonlijk contact op kunt nemen.
  • Media Partners: Media Partners zijn een handige manier om je evenement aan het licht te brengen bij een nieuw publiek, maar ook om veranderingen en updates te communiceren.

Pro- tip voor alle evenement organisatoren: Pas je communicatie aan op de urgentie van de situatie. Als je binnen drie dagen of minder een evenement uitstelt, kun je een sms-actie overwegen ter aanvulling van social media en e-mail. Wanneer je meer tijd hebt, zijn e-mail en social media voldoende. Schat goed in hoeveel tijd je nodig hebt en welke van de mediakanalen je kunt gebruiken.

4. Update je event pagina

Nu je je hebt ontfermd over de bezoekers en de verwachtingen zijn gecommuniceerd, is het belangrijk je event pagina te updaten.

Uitstellen kost je wellicht een aantal gasten, maar je hebt nu extra tijd om meer tickets te verkopen voor de nieuwe datum. Zorg dat je het aantal terugbetaalde en nieuw gekochte tickets goed in de gaten houdt, zodat je logistiek voorbereid bent op het exacte aantal gasten.

Pro-tip voor Eventbrite-organisatoren: doe je voordeel met onze tool voor het updaten van je registratie- en kaartverkoop instellingen, zodat het proces zo soepel mogelijk verloopt.

5.  Post een lijst met veelgestelde vragen

De makkelijkste manier om teleurgestelde fans te voorkomen, verwarring op te helderen en te laten zien dat je alles onder controle hebt is het beantwoorden van vragen. Zie hieronder een paar voorbeelden van veelgestelde vragen (FAQs);

  • Waarom wordt het evenement uitgesteld?
  • Waar vind ik informatie over het uitgestelde evenement, zoals veranderingen in locatie, sprekers, beschikbare tickets enz.?
  • Wat is het beleid om verkopers, partners, leveranciers enz. te helpen?
  • Wat is het terugbetalingsbeleid?
  • Met wie kan ik contact opnemen voor meer informatie?

Pro-tip voor Eventbrite-organisatoren: Post de veelgestelde vragen bij je event pagina.

 

6. Houd de aandacht van online bezoekers vast

Voor een zo hoog mogelijke opkomst bij je verplaatste evenement, is het slim de aandacht van bezoekers online vast te houden. Belangrijk is consistente communicatie, zodat bezoekers de nieuwe datum niet vergeten en ondanks het uitstellen betrokken blijven. Strategieën die je kunt inzetten:

  1. Post Social Media content die te maken heeft met het evenement;
  2. Nodig gasten uit in een chatgroep en stimuleer online discussies;
  3. Organiseer relevante webinars of online evenementen;
  4. Blijf je evenement promoten met de nieuwe datum;

7. Maak een comeback

Het uitstellen van je evenement geeft je de kans om sterker terug te komen op de nieuwe datum. Denk creatief na over manieren om je gasten te bedanken voor hun loyaliteit. Overweeg bijvoorbeeld:

  • Korting voor het volgende evenement voor bezoekers die al een ticket hadden gekocht vóór het uitstel;
  • Een gratis drankje voor bezoekers die zich hebben ingeschreven ondanks het uitstel;
  • Loyale gasten bij je volgende evenement te bedanken met gereserveerde zitplekken;
  • Goodiebags die je samen met je sponsor samenstelt om bezoekers tegemoet te komen.

Vergeet niet…

Samen komen is een essentieel onderdeel van mens zijn, of dat nu is voor een live optreden van je favoriete artiest of om te netwerken met gelijkgestemde professionals. Evenementen spelen een cruciale rol in ons gevoel van saamhorigheid. Wanneer overmacht je dwingt jouw evenement uit te stellen, onthoud dan dat jij de reden was dat mensen samen wilden komen. En dat jouw passie, toewijding en vaardigheden de wereld een stukje mooier maken.