Of het doel van je evenement nu inzameling is of een gezamenlijke activiteit die bijdraagt aan een goed doel. Hoe meer bijdragers je naar naar je evenement haalt, hoe meer je eruit haalt voor het goede doel.

Zelfs als je niet voor een commercieel doel werkt, is het belangrijk om een ‘data driven’ aanpak te hanteren. Als je niet profiteert van de gegevens die je van je bezoekers kunt verzamelen, via bijvoorbeeld social media en je ticketing- of registratieplatform, mis je een schat aan informatie.

Hier zijn twee relatief eenvoudige (en gratis) stappen die je kunt nemen om meer bezoekers naar je non-profit evenementen te halen.

Stap 1: Verzamel de gegevens die je nodig hebt

Je evenement zit perfect in elkaar, je hebt ijzersterke tweets uitgezet en de mooiste foto’s op je website uitgelicht – maar de opkomst is nog steeds teleurstellend.

Het slechtste wat je hier kunt doen is met willekeurige oplossingen te gaan schieten en kijken wat werkt. Je kunt een hoop frustratie en uren onnodig werk vermijden, door slim gebruik te maken van de tools en data die je al hebt en daar je actieplan op te baseren.

Hier zijn een aantal manieren om de benodigde gegevens te verzamelen:

  • Maak gebruik van sociale media analytics: Veel social media platformen hebben de mogelijkheid om over te schakelen naar een zakelijk account. Op Instagram kun je bijvoorbeeld gratis overschakelen naar een business account om meer inzicht te krijgen in de realtime statistieken over je volgers en hoe jouw content presteert.
  • Vraag bezoekers naar hun inbreng: Houd een enquête onder deelnemers van eerdere evenementen om feedback te krijgen die je volgende evenement kunnen verbeteren. Als je niet zeker weet wat voor vragen je in je survey moet verwerken, kun je een van deze gratis enquête templates voor evenementen gebruiken.
  • Bekijk de data in je ticketing- of registratieplatform: Je ticketing- of registratieplatform verzamelt deelnemergegevens en als het goed is kun jij ook weer gemakkelijk die informatie uit je systeem halen en analyseren. Als je Eventbrite gebruikt, kun je je evenement ook integreren met social media en andere marketingtools om automatisch conversies van deze kanalen bij te houden. Zo kun je zien welke kanalen het beste presteren – en waar je dus vooral niet je tijd en geld in moet steken.
  • Leer werken met Google analytics: Google heeft een gratis websiteanalysetool met gegevens zoals de gebruikersstroom tussen de pagina’s van je website, informatie over terugkerende bezoekers en geografische gegevens. Je kunt ook de Google Analytics-pixel van Eventbrite gebruiken om de activiteit op je ticketverkoop- of registratiepagina bij te houden.

Stap twee: Achterhaal de oorzaak van het probleem

Nu je de gegevens hebt om je analyses te maken is het tijd om trends te gaan identificeren, zowel de positieve als negatieve. Hier zijn enkele veelvoorkomende problemen en manieren om ze aan te pakken:

  • Lage engagement op social media: Bekijk wanneer jouw volgers het actiefst zijn op de platformen die je gebruikt. Gebruik deze informatie om berichten in te plannen op die momenten zodat je de kans dat je volgers je berichten zien maximaliseert. Experimenteer vervolgens met verschillende type berichten om te zien wat het beste werkt voor je publiek. Bijvoorbeeld: als je weinig engagement terug ziet op je instagram posts, probeer dan Instagram Stories te gebruiken om je volgers te prikkelen.
  • Lage conversie op je ticketverkoop- of registratiepagina: Bekijk de beschrijving van je evenement eens opnieuw, en vergeet niet het belang van sterk beeldmateriaal. Zorg er vervolgens voor dat je check out proces goed in elkaar zit. Hoe langer en moeilijker het proces, hoe meer geïnteresseerden afhaken. Maak het mensen zo gemakkelijk mogelijk om zich te registreren door de vragen die je stelt te beperken en ervoor te zorgen dat het registratieproces is gebouwd voor mobiel gebruik.
  • Lage e-mailengagement: Worden je emails niet geopend? Kijk eens naar deze tips om je onderwerpregels wat spice te geven. Zit je doelgroep op LinkedIn? Dan zou LinkedIn Inmail wel eens goed voor je kunnen werken.
  • Negatieve feedback uit enquêtes: als er consistente klachten in de feedback op je enquêtes terugkomen – klachten over de organisatie, negatieve feedback over de programmering, etc – wees dan bereid om een kritische blik te werpen je evenement en de faciliteiten. Brainstorm met je team over hoe je de bezoekerservaring kunt verbeteren, en introduceer vervolgens processen om ervoor te zorgen dat deze ideeën ook in actie omgezet worden.

Meer gratis tools om je te helpen bij de planning en promotie van je non-profit evenement

Eventplanning en -promotie is een balansoefening. Het kan lastig zijn om te achterhalen wat belangrijk is in jouw data en om vervolgens op basis daarvan aanpassingen te maken. Dat kost al tijd en inspanning genoeg.

Op zoek naar een betere manier van werken? Download dan deze gratis Marketing- en Advertentieplanner.