Hoe groter een event, hoe complexer het wordt en hoe belangrijker is om je focus te behouden. Hoe zorg je er als organisatie voor dat je keer op keer je doelstellingen behaalt? Het belangrijkste is dat jij als organisatie de regie zelf in handen hebt, zodat je alles in goede banen kunt leiden.

Dutch Design Week kent deze uitdagingen. Tijdens het jaarlijkse event, dat 9 dagen duurt, ontvangen zij zo’n 355.000 bezoekers verspreid over 120 locaties. Een goed ticketing- en eventplatform is daarbij van essentieel belang. In dit artikel deelt Marnix Baert, projectleider ticketing bij de Dutch Design Week en sinds 2013 actief, welke stappen zij samen met Eventbrite zetten om van hun event een succes te maken.

Het bepalen van de doelgroepen

In de zestien jaar dat Dutch Design Week bestaat is het uitgegroeid tot één van de grootste design events ter wereld. Dutch Design Week wil Dutch design een podium bieden en focust op vernieuwing. Daarvoor is het belangrijk om de juiste doelgroepen aan te trekken: algemeen geïnteresseerd publiek, designers, professionals, pers, bedrijfsleven, overheidsinstellingen en mediapartners. Deze doelgroepen moeten elk op een eigen manier worden aangesproken.

Het bepalen van je doelstellingen

Bij het organiseren van een complex event als Dutch Design Week zijn er voldoende uitdagingen. Marnix verwoordt deze uitdagingen als volgt: “Naast online ticketverkoop hebben wij ticketverkoop op locatie en ticketverkoop op factuur voor bedrijven. We organiseren tevens veel losse evenementen tijdens de week waarvoor we tickets verkopen en uitnodigingen willen versturen. Er zijn zes locaties waar we tijdens de Dutch Design Week tickets verkopen met zestien kassa’s.”

Om deze uitdagingen te tackelen en de juiste mix van bezoekers aan te trekken heeft Dutch Design Week zich de volgende doelstellingen gesteld:

  • Het moet voor bezoekers zo makkelijk mogelijk zijn om tickets te kopen, zowel online als op locatie;
  • Het bestellen van tickets met kortings- en toegangscodes moet eenvoudig zijn voor de gebruiker;
  • Gratis tickets en tickets op factuur voor partners en pers moeten zo gebruiksvriendelijk mogelijk worden verspreid.

Het vinden van tijdbesparende oplossingen

Samen met Eventbrite is er goed gekeken naar welke oplossingen het systeem kon bieden voor de uitdagingen van Dutch Design Week. Zo werkt Dutch Design week met openbare kortingen voor families, jongeren, studenten en CJP- kaarthouders. Ook wordt er gebruik gemaakt van unieke codes om verborgen tickets zichtbaar te maken. Op deze manier konden alle verschillende doelgroepen op de voor hen meest geschikte wijze bereikt worden.

“Het voordeel van Eventbrite is dat we alles zelf in handen hebben” aldus Marnix. “Het systeem is overzichtelijk. Daardoor is het makkelijk om alles terug te vinden en is het makkelijk om mijn collega’s op te leiden in het systeem.”

Dutch Design Week gebruikt de mogelijkheden in het systeem om te communiceren met de bezoekers. Zo wordt op de orderbevestiging, op het e-ticket en het in een e-mail die vlak voorafgaand aan het evenement wordt verstuurd gecommuniceerd over de locaties waar de koper het ticket kon omwisselen in een polsbandje dat toegang geeft tot alle honderd gratis en tien betaalde locaties. Daardoor waren de wachttijden bij de entree minimaal.

Ook werden er op locatie tickets verkocht. Marnix: “Met het kassasysteem van Eventbrite is het goed gelukt om mensen snel een ticket aan de deur te laten kopen. Rijen aan de kassa’s waren korter omdat het hele bestelproces aan de kassa sneller gaat.”

Aantrekken van nieuwe bezoekers

Nieuwe bezoekers hebben Dutch Design Week weten te vinden door de eventagenda van Eventbrite. Marnix: “Een groot voordeel is dat Eventbrite een eigen platform heeft. Een website en een app met een eventagenda. Daardoor zijn wij beter te vinden voor bezoekers die nog niet bekend zijn met Dutch Design Week. Dit is ook voor onze naamsbekendheid en vindbaarheid in zoekmachines een groot voordeel.”

Visie op de toekomst

Marnix: “Als ik naar de toekomst kijk, dan denk ik dat we samen met Eventbrite een nog innovatiever ticketverkoopsysteem kunnen opzetten. Waar bezoekers achteraf afrekenen voor de locaties en dagen die ze bezocht hebben. Zo gaan we naar een systeem waar we op de persoonlijke wensen van de bezoeker kunnen ingaan. Dit is toekomstmuziek, maar het is iets waar we graag de mogelijkheden voor onderzoeken, samen met Eventbrite.”

Wil je meer zien van de Dutch Design Week én weten hoe de bezoekers het event ervaren? Bekijk dan onze video:

Maak van je event een succes én bespaar tijd door het maximale uit het Eventbrite systeem te halen. Neem dan contact op met een van onze event experts via 0800 265 9199 of stuur ons een bericht.

Foto © Boudewijn Bollmann