Steeds meer bedrijven nemen hun verantwoordelijkheid om duurzamer te zijn. Tijd voor evenementen om met deze trend mee te doen.

Slimme organisatoren weten dat het benoemen van een evenement als “milieuvriendelijk” niet alleen het juiste is om te doen. Het is een slimme manier om de boodschap van je evenement af te stemmen op de waarden van je publiek en je doel voor ogen te houden.

De kans is groot dat je evenement al een aantal stappen naar duurzaamheid heeft gezet. Misschien bied je recyclebakken aan of serveer je duurzaam geproduceerd eten.

Maar een van de beste manieren om je inzet te tonen als het gaat om verantwoorde omgang met het milieu, is om te stoppen met het produceren van papierafval.

Klinkt papierloos je angstaanjagend in de oren? Maak je geen zorgen. Het is eenvoudiger dan ooit dankzij technologie. Hier geven we je een vier-stappenaanpak om je te helpen papierloos gaan — en je evenement aan een groeiend, eco-bewust publiek te verbinden.

1. Zorg dat je zelf geen papierafval produceert

Jouw evenementterrein hoeft niet langer bezaaid te zijn met afgedankte flyers, uitgeprinte tickets, timetables en plattegronden. Tegenwoordig kun jij als organisatie de meeste informatie online aanbieden.

Eén van de gemakkelijkste manieren om papierverspilling tijdens je evenement te verminderen, is om een ​​mobielvriendelijke website te maken die deelnemers kunnen gebruiken om eenvoudig plattegronden en andere informatie op te halen.

Ga nog een stap verder en maak een evenement- app in waarmee bezoekers alle details van jouw evenement digitaal kunnen bekijken. Bezoekers zullen blij zijn met het gemak en jij kunt makkelijk de real-time updates doorgeven.


2. Omarm digitale marketing

Er zijn ontelbaar veel manieren om jouw evenement te promoten, zonder ooit op ‘printen’ te hoeven drukken: social media, je website, e-mails en online evenementkalenders. De kans is heel groot dat je publiek online is, digitale promotie is dan de meest effectieve (en kostenefficiënte) manier om ze te bereiken.

Eén van de grootste voordelen van digitale marketing is dat het veel gemakkelijker is om het succes van je campagnes te meten met het bijhouden van de resultaten. Je kunt precies zien hoeveel mensen een e-mail hebben geopend, of waar je websiteverkeer vandaan komt.

Deze statistieken helpen bij het meten en verbeteren van je marketing campagnes en zorgen voor een beter inzicht in je bezoekers. Je spaart papier en hebt de kennis die je nodig hebt om een ​​betere ervaring voor je deelnemers te creëren. Het is een win-win.

3. Verkoop je tickets online

Een voor de hand liggende manier om minder papier te produceren is om over te stappen naar een online ticketing. Zo hoeven bezoekers geen papieren tickets te laten zien bij de entree. Ze schaffen eenvoudigweg online aan, gebruiken vervolgens hun mobiel om hun ticket op te slaan en te laten zien bij de entree van jouw evenement.  Jouw personeel scant deze tickets vervolgens met een scan-app. Zo hoeft jouw personeel geen tickets per post te versturen en heb jij geen vuilnisbakken vol met weggegooid papier.

Niet alleen is een naadloos online koopproces handiger voor je bezoekers, het is ook van cruciaal belang voor je verkoop. Iedere extra stap in een bestelproces resulteert in een vermindering van 10% van de transacties. Dus hoe makkelijker je het maakt om online tickets te kopen, hoe meer je zult verkopen.

4. Omarm een volledig digitale bezoekerservaring

Je bent vast wel eens met tassen vol flyers, hand-outs en verkopersinformatie naar huis gegaan na een congres of beurs. Eco-bewuste congres- en beursorganisatoren zijn op zoek naar manieren om al deze middelen digitaal te maken.

Communiceer jouw wensen tijdig naar je standhouders. Vraag hen om geen gedrukte flyers mee te nemen, maar hun informatie digitaal beschikbaar te maken. Ook sprekers kunnen hun presentaties per e-mail versturen naar de deelnemers.

Ook je bezoekers kunnen een steentje bijdragen door geen notitieblok mee te nemen, maar aantekeningen te maken op hun laptop.

Moderne technologie kan je nog verder op weg helpen: met RFID-technologie kun je bezoekers ter plaatse een ticket laten kopen zonder ooit een pinpas te overhandigen- of een factuur te printen. Maar het beste? RFID stelt je in staat bezoekers koopgedrag en verkeerspatronen te loggen. Je kunt die informatie vervolgens vertalen in online rapporten en deze delen met sponsoren en leveranciers voor een betere planning volgend jaar.

Wil je weten hoe Eventbrite je kan helpen bij het organiseren van een evenement waar bezoekers enthousiast over zullen zijn? Bekijk onze demo en leer wat Eventbrite voor jou kan betekenen.