De wereldwijde uitbraak van het coronavirus (COVID-19) heeft ons sociale leven op de rem gezet. Het helpen voorkomen van verdere verspreiding heeft op dit moment immers de grootste prioriteit. Dit heeft onvermijdelijk een enorme impact op de evenementenindustrie. Om je bezoekers én je team veilig te houden, sta jij zelf mogelijk ook voor de keuze je evenement uit te stellen of zelfs noodgedwongen helemaal af te blazen.

Of het nu gaat om logistiek of financiën, annuleren kan de beste oplossing zijn. In dat geval is de allereerste noodzakelijke stap om gasten op een duidelijke en geruststellende manier te informeren. E-mail is de makkelijkste manier om dit te doen, omdat je snel alle bezoekers tegelijk kunt aanspreken.

Bekijk om te beginnen onze handleiding hieronder voor het samenstellen van een annuleringsmail. Hierin vind je handige templates die je kunt aanpassen en naar je contactpersonen kunt sturen.

Zo stel je de perfecte annuleringsmail op

  1. Houd je onderwerpregel kort en to the point. Zorg dat je in het onderwerp duidelijk aangeeft dat het om een annulering gaat. Zo kunnen ontvangers je bericht niet over het hoofd zien of verkeerd begrijpen. Houd het simpel: dit is niet het moment voor een grap of knipoog. Het is daarnaast een goed idee om de woorden ‘coronavirus’ of ‘COVID-19’ in je onderwerpregel te zetten. Zo trek je meteen de aandacht.
  2. Gebruik duidelijke en directe taal. Draai er niet omheen dat je evenement geannuleerd is. Bedank je bezoekers voor hun begrip en bied informatie over de vervolgstappen en een link naar je restitutiebeleid. Vergeet niet je contactgegevens te vermelden. Zo kunnen gasten contact met je opnemen als ze niet zeker weten wat ze moeten doen.
  3. Voeg belangrijke en informatieve links toe. Hoewel ontvangers waarschijnlijk op de hoogte zijn van de wereldwijde situatie, is het handig om links naar gezaghebbende websites op te nemen in je e-mail. We raden de Rijksoverheid, het RIVM, info-coronavirus.be en WHO aan voor informatie over maatregelen en updates. Het is ook een goed idee om op jouw eigen website een link naar een pagina met veelgestelde vragen toe te voegen. Hiermee help je gasten snel een antwoord te vinden op hun vraag, bijvoorbeeld over terugbetaling.

Een paar handige e-mailtemplates

Voorbeeld 1: Wanneer je je evenement annuleert

Beste [voeg klantnaam in],

Zoals je weet is het door het huidige coronavirus (COVID-19) van vitaal belang om sociaal contact te beperken en te voorkomen dat mensen in groepen bijeenkomen. Daarom hebben we de moeilijke beslissing genomen om [naam evenement invoegen] te annuleren. Hoewel we snappen dat dit teleurstellend kan zijn, hopen we dat je de stappen begrijpt die we nemen om jou en ons personeel te beschermen.

Wat gebeurt er nu?
We verwerken automatisch de restituties voor iedereen die een ticket voor [naam evenement invoegen] heeft gekocht. Als je vragen of opmerkingen hebt, kun je hier contact met ons opnemen: [contactgegevens invoegen]. Of neem een kijkje op onze pagina met veelgestelde vragen: [link naar FAQ].

Bedankt voor je interesse in [naam evenement invoegen] en voor je begrip in deze uitzonderlijke tijden. Bezoek de websites van de Rijksoverheid, het RIVM, info-coronavirus.be en WHO voor meer informatie over het virus en hoe je jouw steentje kunt bijdragen.

Voorbeeld 2: Wanneer je evenement online gaat

Beste [voeg klantnaam in],

Vanwege de huidige pandemie (COVID-19) hebben we de moeilijke beslissing genomen om [naam evenement] in het huidige format te annuleren. Het goede nieuws is: we gaan [naam evenement] online hosten.

Ook jij kunt er gewoon bij zijn: [voeg deelnamegegevens in].

Als je niet online kunt deelnemen of verdere vragen hebt, kijk dan op onze pagina met veelgestelde vragen [link naar FAQ invoegen].

Omdat het nu van vitaal belang is om sociaal contact te beperken, hopen we dat je de stappen begrijpt die we nemen om jou en ons personeel te beschermen. Zo helpen we samen de verdere verspreiding van het virus te voorkomen.

Stay safe, en neem contact met ons op als je opmerkingen of vragen hebt. Voor meer informatie over het coronavirus en de laatste updates, raden we de websites van de Rijksoverheid, het RIVM, info-coronavirus.be en WHO aan.

De positieve kant van jouw annulering

We begrijpen dat het een moeilijke beslissing is om je evenement te annuleren, zelfs als dit een verplichte keuze is geweest. Je hebt immers veel tijd en moeite gestoken in je planning en promotie. Door de maatregelen op te volgen, houd je jouw bezoekers echter veilig, help je de curve van de pandemie af te vlakken en draag je bij aan positieve verandering. En hoewel het annuleren van je evenement gasten op korte termijn ongemak kan bezorgen, zullen ze je beslissing onder de huidige omstandigheden waarschijnlijk begrijpen en ermee instemmen.

Om organisatoren te helpen met het omzetten van de status van je evenement en bijbehorende communicatie, hebben we email templates ingebouwd in het product die je helpen om je bezoekers te voorzien van alle benodigde informatie. Deze emails bevatten informatie die de bezoeker duidelijkheid geeft wat de gevolgen zijn van de aanpassingen aan je evenement, en bij afgelasting, eventuele richtlijnen met informatie over terugbetalingen. Alle templates zijn volledig aanpasbaar. De optie om deze emails te versturen naar je bezoekers is automatisch opgenomen in de handelingen die je doorloopt wanneer je de status van je evenement aanpast.

Wat jou en je team betreft, begrijpen we dat dit een moeilijke tijd is, óók financieel. Om je te helpen, verzamelen we informatie en advies voor alle organisatoren. Kijk hier om erachter te komen hoe je financiële hulp kunt zoeken als je bent getroffen door de uitbraak van het coronavirus.