De afgelopen weken heeft het coronavirus een enorme impact gehad op de evenementenindustrie. De oproep tot social distancing en zelfisolatie heeft ertoe geleid dat grote bijeenkomsten op dit moment niet mogelijk zijn. We delen graag onze expertise om je te helpen de uitdagingen waar je mee te maken krijgt te overwinnen.

Als je hebt besloten je evenement uit te stellen, is het belangrijk dit op een duidelijke en geruststellende manier aan je bezoekers te communiceren. Zo manage je verwachtingen en leg je een basis voor het coördineren van je verplaatste event. E-mail is een van de meest effectieve en efficiënte manieren om dit te doen: je bereikt snel en gemakkelijk een grote groep mensen.

Help jezelf op weg met onze beste tips voor het maken van e-mailtemplates voor een evenement dat wordt uitgesteld.

Wees duidelijk in je onderwerpregel

Je e-mail bevat essentiële informatie voor je gasten, dus het is belangrijk dat de onderwerpregel onmiddellijk de aandacht trekt. Wees beknopt en vermijd woordspelingen. We raden aan de woorden ‘COVID-19’ of ‘coronavirus’ in je onderwerp op te nemen, zodat jouw e-mail opvalt. Hier zijn enkele voorbeelden van onderwerpregels:

  • COVID-19: We stellen ons evenement uit
  • Belangrijke coronavirusupdate
  • Hoe we omgaan met COVID-19

Houd het kort en krachtig

Schrijf je e-mail eerlijk en to the point. Begin met de belangrijkste informatie: je evenement wordt uitgesteld. Het is waarschijnlijk dat bezoekers op de hoogte zijn van de situatie en een aantal vergelijkbare e-mails hebben ontvangen. In detail de corona-uitbraak uitleggen is dus niet nodig. Neem wel essentiële links op naar gezaghebbende instanties. Zo kunnen jouw gasten de laatste informatie vinden als ze zich zorgen maken. Een paar betrouwbare links:

Maak een pagina met veelgestelde vragen

Je bezoekers zullen waarschijnlijk veel vragen hebben. Overweeg daarom een ​​link op te nemen naar je eigen pagina met veelgestelde vragen (FAQ). Zo hoef je niet alles telefonisch of per e-mail af te handelen. Denk na over de zorgen die je gasten kunnen hebben, bijvoorbeeld:

  • Komen ze in aanmerking voor een terugbetaling?
  • Wat moeten ze doen als ze jouw evenement op de nieuwe datum niet kunnen bijwonen?
  • Wat moeten ze doen als ze niet kunnen deelnemen aan je online evenement?

Voorbeelden van e-mailtemplates

Weet je niet waar je moet beginnen? We hebben een paar templates opgesteld die je kunt gebruiken wanneer je bezoekers mailt over een uitgesteld evenement. Maak gerust aanpassingen, zodat de tekst past bij je persoonlijke situatie.

Voorbeeld 1: Uitstellen van evenementen voor onbepaalde tijd

Beste [naam invullen],

Zoals je weet is het vanwege het huidige coronavirus (COVID-19) van vitaal belang om sociaal contact te beperken. Daarom hebben we de moeilijke beslissing genomen om [naam evenement invoegen] tot nader order uit te stellen. Hoewel we begrijpen dat dit teleurstellend kan zijn, hopen we dat je de stappen begrijpt die we nemen om jou en ons personeel te beschermen.

We sturen je een update met de nieuwe datum en locatie zodra deze bevestigd zijn. Als je vragen of opmerkingen hebt, kun je hier contact met ons opnemen: [contactgegevens invoegen]. Of neem een kijkje op onze pagina met veelgestelde vragen: [link naar FAQ].

Bedankt voor je interesse in [naam evenement invoegen] en voor je begrip in deze uitzonderlijke tijden. Bezoek de websites van de Rijksoverheid, het RIVM, info-coronavirus.be en WHO voor meer informatie over het virus en hoe ook jij je steentje kunt bijdragen.

Stay safe; we zijn snel bij je terug met meer informatie.

Voorbeeld 2: Evenementen uitstellen tot een specifieke datum

Beste [naam invullen],

Vanwege de coronapandemie nemen we contact met je op om je te laten weten dat [naam evenement] wordt uitgesteld tot [datum invoegen].

Zoals je waarschijnlijk weet, heeft de regering het samenkomen van grote groepen verboden om de verspreiding van COVID-19 te voorkomen. Daarom is het op dit moment niet mogelijk ons evenement op de geplande datum voort te zetten. We hopen je daarom te zien bij [naam evenement] op de nieuwe datum, [datum invoegen].

We houden je op de hoogte als er iets verandert. Neem gerust contact met ons op als je vragen of opmerkingen hebt: [contactgegevens invoegen]. Of neem een kijkje op onze pagina met veelgestelde vragen: [link naar FAQ].

Bezoek de websites van de Rijksoverheid, het RIVM, info-coronavirus.be en WHO voor meer informatie over het virus en hoe ook jij je steentje kunt bijdragen.

Stay safe; we zijn snel bij je terug met aanvullende informatie.

Voorbeeld 3: Je evenement gaat online

Beste [naam invullen],

Vanwege de wereldwijde uitbraak van COVID-19 nemen we contact met je op om te laten weten dat [naam evenement] niet doorgaat zoals gepland. De oproep tot sociale afstand en zelfisolatie heeft ertoe geleid dat grote bijeenkomsten op dit moment niet haalbaar zijn.

Maar we hebben goed nieuws: [naam evenement] gaat online. En jij kunt er gewoon bij zijn. Volg de volgende instructies op de dag zelf/voorafgaand: [voeg deelnamegegevens in].

Als je vragen of opmerkingen hebt, kun je hier contact met ons opnemen: [contactgegevens invoegen]. Of neem een kijkje op onze pagina met veelgestelde vragen: [link naar FAQ].

Bezoek de websites van de Rijksoverheid, het RIVM, info-coronavirus.be en WHO voor meer informatie en updates over het virus.

Stay safe; we zijn snel bij je terug met aanvullende informatie.

Waarom het uitstellen van je evenement iets positiefs kan zijn

Het uitstellen van je evenement kan veel voordelen hebben, ook al voelt het in eerste instantie als een tegenslag. Het belangrijkste om te onthouden is dat je jezelf, je team en je bezoekers veilig houdt. Gasten zullen de situatie begrijpen en wanneer de zaken weer normaal worden, kun je hen eventueel belonen met kortingen, goodiebags of andere voordelen. Kortom, uitstel geeft je meer tijd om je evenement nóg beter te maken.

Om organisatoren te helpen met het omzetten van de status van je evenement en bijbehorende communicatie, hebben we email templates ingebouwd in het product die je helpen om je bezoekers te voorzien van alle benodigde informatie. Deze emails bevatten informatie die de bezoeker duidelijkheid geeft wat de gevolgen zijn van de aanpassingen aan je evenement, en bij afgelasting, eventuele richtlijnen met informatie over terugbetalingen. Alle templates zijn volledig aanpasbaar. De optie om deze emails te versturen naar je bezoekers is automatisch opgenomen in de handelingen die je doorloopt wanneer je de status van je evenement aanpast.

Bezoek onze corona-informatiehub voor meer informatie over hoe je jouw evenement de komende onzekere maanden kunt managen.