Wist je dat eventcoördinator in 2017 op de vijfde plaats stond van de meest stressvolle beroepen? Alleen dienstdoende militairen, brandweerlieden, piloten en politieagenten ervaren meer stress op het werk. Het vergt een breed scala aan vaardigheden en stalen zenuwen om een succesvol event te organiseren.

Laten we daarom de alledaagse helden van de eventsector in de bloemetjes zetten door de 10 belangrijkste eigenschappen van succesvolle eventmanagers op een rijtje te zetten:

1. Ze hebben sociale vaardigheden

De belangrijkste eigenschap van succesvolle eventmanagers? Sociale vaardigheden. Je moet vol vertrouwen kunnen communiceren met topmanagement, overheidsfunctionarissen, verkopers, collega’s, sponsorsen, klanten, leidinggevenden, leveranciers, personeel en bezoekers van je event. Om goed met deze brede groep mensen samen te werken, moet je op een bedreven manier conflicten kunnen oplossen, onderhandelen op een prettige maar zelfverzekerde manier en altijd je gevoel voor humor behouden.

Als jij plezier hebt in je werk en de mensen om je heen waardeert, zullen ze opnieuw met je willen samenwerken. Je kunt het niet allemaal alleen doen, dus het is essentieel om relaties op te bouwen.

2. Ze zijn flexibel

Eventmanagers moeten ook kunnen optreden als manusje van alles. Snel, stil en efficiënt een workaround verzinnen en de brandjes blussen hoort bij het werk. Blijf kalm, klaar de klus en concentreer je daarna weer op het event.

3. Ze kunnen goed luisteren

Het is van cruciaal belang om te begrijpen wat de belanghebbenden van je event verwachten. Deze mensen werken niet altijd in de eventsector, en waarschijnlijk kennen ze de manier van communiceren niet of kunnen ze niet inschatten wat realistisch is. Je moet hun wensen herkennen en zorgen dat alle partijen dezelfde verwachtingen hebben. Luister aandachtig naar wat er tijdens belangrijke gesprekken wel en juist niet wordt gezegd. Als je deze uitgesproken (en onuitgesproken) behoeften tijdens je organisatieproces in gedachten houdt, blijf je alles steeds een stap voor.

4. Ze hebben organisatietalent

Om een geslaagd event te runnen, moet je zo’n vijftig ballen tegelijkertijd in de lucht kunnen houden. Als eventmanager moet je niet alleen uitstekend kunnen multitasken om een event tot in de puntjes te plannen, maar heb je deze vaardigheden ook nodig om het vlot te laten verlopen. De beste planners hebben waterdichte systemen, to-do lists en handige technologische tools. In de eventsector moet je tegelijk het overzicht hebben en alle kleine details in het oog houden. Je mag gerust een aantal tijdrovende taken aan anderen delegeren om een burn-out te vermijden. Wees ook niet bang om op plan B over te gaan als alles niet volgens plan verloopt.

5. Ze hebben passie

Je moet echt van je werk houden om al deze stress te doorstaan. Als je werkelijk gepassioneerd bent, kun je hindernissen overwinnen en kalm blijven wanneer alles mis lijkt te gaan. Die passie leidt ook tot creatieve uitbarstingen en de inspiratie om iets fantastisch te creëren. Goede eventmanagers doen meer dan het hoognodige om de dag door te komen. Dingen als tijdmanagement kun je leren, maar passie niet. En dat heb je echt nodig om te slagen. Eventmanagement is soms een ondankbaar werk, dus het moet meer voor je betekenen dan een salaris aan het eind van de maand.

6. Ze kunnen goed communiceren

Met duidelijke, krachtige, vriendelijke communicatie kun je je als teamleider profileren, iedereen aan het schema houden en ervoor zorgen dat de doelen van je event voor iedereen duidelijk zijn. Communicatie biedt ook een effectieve manier om je visie te delen en zo anderen enthousiast te maken. Communiceer op een respectvolle manier en haal nooit iemand naar beneden. Aanvaard kritiek en sta open voor nieuwe ideeën. Iedereen speelt een rol bij het succes van een event, dus zorg dat je communicatie steeds duidelijk, zelfverzekerd en opbouwend is.

7. Ze blijven rustig onder druk

Je team zal zich tot jou richten voor antwoorden op bijna al hun vragen. Tijdens momenten van stress is het laatste wat ze nodig hebben een nerveuze leider die slechte beslissingen maakt omdat je bezwijkt onder de druk. Succesvolle eventmanagers houden het hoofd koel en blijven iedereen met respect behandelen, wat er ook gebeurt. Blijf rustig, ontspannen en kalm wanneer je met andere mensen omgaat, zelfs als je vanbinnen vergaat van de zenuwen.

8. Ze zijn lossen problemen creatief op

Of je nu snel een rol plakband moet zoeken of op het laatste moment een keynote-presentatie moet bewerken, je moet roeien met de riemen die je hebt. Hoe waterdicht je planning ook lijkt, er kan altijd iets misgaan. Het wordt een stuk makkelijker om hiermee om te gaan als je er plezier in hebt creatieve oplossingen voor dit soort uitdagingen te zoeken.

9. Ze kunnen beslissingen nemen

Eventmanagers moeten snel meerdere beslissingen tegelijk kunnen nemen. En, misschien nog belangrijker, ze moeten beseffen wanneer het te laat is om op die beslissingen terug te komen en sterk genoeg zijn om erachter te blijven staan.

10. Ze hebben ervaring

Mensen zullen je sneller vertrouwen als je over flink wat ervaring beschikt. Het werk wordt ook gemakkelijker als je alle mogelijke uitdagingen van events al eens voor de kiezen hebt gehad. Ervaren managers hebben bovendien een netwerk van betrouwbare professionals waar ze in tijd van nood op terug kunnen vallen. Maak je geen zorgen als je nog niet veel ervaring hebt: geef het de tijd!

Wil je een nog succesvollere en efficiëntere eventmanager worden? Lees hoe Eventbrite je kan helpen met het stroomlijnen van je event en iedere stap van je planning kan vereenvoudigen.