Je ziet ze al binnenkomen maar durft ze eigenlijk niet te openen. Een intens gevoel van narigheid kruipt over je heen. Als je evenementen organiseert dan herken je dit soort e-mails wel. Een vervelende sponsor die je workflow onderbreekt, of een cateraar die op het laatste moment afzegt. Je zou zoveel productiever kunnen zijn als je dit soort e-mails zou kunnen laten voor wat ze zijn.

Welk van deze klassieke onderwerpregels achtervolgen jou dagelijks?

Locatie geannuleerd 🙁

Hier wordt er in ieder geval niet om het slechte nieuws heen gedraaid. Maar het is een flinke klap wanneer zoiets je inbox binnenkomt. Als je geluk hebt, krijg je misschien iets meer context als je het bericht opent, en blijkt dat het nieuws toch niet zo slecht was als je dacht. Maar die onnodige hartkloppingen heb je sowiezo al binnen.

Dringend!!!

99% van de tijd is het loos alarm. Wanneer een bericht is gemarkeerd als urgent (of “Belangrijk” of “lees ASAP”) en er worden meerdere uitroeptekens gebruikt, leg dan alvast een flinke korrel zout klaar.

Je hebt uit ervaring geleerd dat deze berichten nooit echt zo urgent zijn als het op het eerste gezicht lijkt. Vaak is het iets dat kan wachten tot jouw lijst met hogere prioriteiten geregeld zijn en is het een tactiek om je sneller te laten rennen. Toch heb je zelfs met deze wetenschap geen keuze. Je moet de e-mail wel openen, voor het geval dat…

[Geen onderwerp]

Iedereen houdt van een goed mysterie op z’n tijd. Maar als je een evenement aan het plannen bent, heb je geen tijd voor gokspelletjes. En dat is nou precies wat een e-mail zonder onderwerp is.

Het kan zijn dat het zojuist binnengekomen bericht superbelangrijk voor je is – zoals je (moeilijk te bereiken) keynote spreker die eindelijk zijn/haar presentatie aan je doorstuurt voor een dubbelcheck. Maar het feit dat je geen idee hebt wat er net is binnengekomen, betekent dat je waarschijnlijk je tijd zit te verdoen met het checken van iets dat misschien had kunnen wachten.

Out-of-office re: Deadline vandaag

Je leveranciers hebben weken geleden al beloofd om de details naar je door te sturen. Op de dag van de deadline probeer je ze te bereiken om te checken waar alles blijft, maar het enige dat je terugkrijgt is een out-of-office reply. Zodra je die onderwerpregel ziet, weet je dat je nóg langer zult moeten wachten.

Vraagje…

Op het eerste gezicht lijkt deze niet zo erg. De afzender beloofde dat het een “kleine vraag” zou zijn, maar toch is dit ook codetaal voor, “onmiddellijk antwoord nodig”.

Of deze e-mail je nu wel of niet de creepers geeft, hangt echt af van de afzender. Als het bericht van een cateraar afkomt die jouw menukeuzes opvolgt, dan weet je dat er niets snel iets aan de hand zal zijn.

We moeten het nog even hebben over jouw marketingbudget en alvast door de plannen voor aankomend kwartaal lopen. Ik ben na 15.00 vrij – plan jij iets in?

Over bazen gesproken, heb je ooit een van deze langdradige onderwerpen gekregen die een bericht op zich zou kunnen zijn? En dan klik je in het bericht en is het eigenlijk een herhaling van de onderwerp regel…

Heb je even?

Deze staat min of meer gelijk aan “geen onderwerp” en “Vraagje”. Het is vaag, maar de implicatie is dat als je het negeert, het gezien kan worden als ‘niet collegiaal’ en desinteresse van jouw kant. Manipulatie via onderwerpregels bestaat dus. Wie had dat gedacht…

Als je overspoeld wordt met nare gevoelens elke keer dat je naar je inbox kijkt, is de kans groot dat vervelende onderwerpregels hier een groot aandeel in hebben. Of misschien heb je het gewoon te druk en krijg je die e-mails maar niet weggewerkt.

Wat slimme time-management technieken, of misschien een communicatie-tool zoals Slack (om het interne e-mailvolume omlaag te brengen), kunnen je hierbij helpen. Download voor meer tips dit gratis ebook: De ultieme productiviteitsgids voor evenementorganisatoren