Evenementorganisatoren zijn over het algemeen erg vindingrijk. Je weet immers nooit wanneer je een brandje moet blussen, hoe je moet omgaan met noodsituaties op de dag van je evenement of wanneer er weer zo’n dag aankomt dat je het zó druk hebt dat je nauwelijks tijd hebt om te ademen.

Dat betekent dat je altijd de nodige items bij je moet hebben voor het geval dat zulke noodsituaties zich voordoen. De wetenschap dat je al je go-to-benodigdheden bij de hand hebt, helpt je jezelf op de been te houden en misschien zelfs je evenement te redden.

Je weet dat je een eventplanner bent als je deze items standaard bij je hebt:

1.Gezichtsreinigingsdoekjes

Je weet van te voren nooit wanneer je mascara uitloopt door een emotioneel moment (of omdat je niet genoeg hebt geslapen en steeds in je ogen wrijft). Of misschien ben je gewoon een zweterige puinhoop na een lange dag en verlang je naar een fris gezicht voor de afterparty..

2. Deodorant

Over transpiratie gesproken, het is nooit een slecht idee om een goede deodorant bij je te hebben, vooral als je je armen weer eens boven je hoofd uit moet steken om de verlichting op te hangen.

3. Een paar platte schoenen

Misschien hou je van dat zelfverzekerde gevoel dat je krijgt in die hele hoge pumps, maar je zult maar een paar uur nodig hebben om kapot te gaan op je arme voeten. Niemand zal je verwijten dat je bent overgestapt op dat paar schattige maar comfortabele platte schoenen waarvan je zo slim was om ze mee te nemen.

4. Een oplader voor je telefoon

Zelfs als je de dag start met een volle accu, weet je dat deze snel leegloopt als je continu berichten beantwoordt, de evenement-app gebruikt en de hele dag door foto’s maakt. Je hebt dus standaard je oplader of powerbank in je tas zitten.

5. Floss en tandenstokers

Waarom? Omdat niemand aan het eind van de dag een stuk spinazie tussen zijn tanden wil ontdekken en zich moet afvragen hoeveel mensen het hebben opgemerkt en er niets van hebben gezegd. Om nog maar te zwijgen over het feit dat het hebben van voedsel tussen je tanden irriterend en afleidend kan zijn.

6. Een USB stick

Het is altijd goed om een back-up van je back-up te maken als je een evenement runt met powerpointpresentaties of als je toegang wilt hebben tot belangrijke contracten of andere documenten. Het is geweldig om je bestanden in de cloud te hebben, maar als de wifi het laat afweten zul je blij zijn dat je je usb stick hebt meegenomen.

7. Haarelastiekjes

Misschien heb je de allerbeste intenties om met je weelderige manen te pronken, maar tegen de tijd dat je op het evenement aankomt, ligt je haar als een pannenkoek op je hoofd en zou je alles geven om je nek aan de lucht bloot te stellen.

8. Over-the-counter-medicijnen

Je weet nooit wanneer hoofdpijn, buikpijn of een allergie-aanval toeslaat. Het hebben van een aantal standaard vrij verkoopbare medicijnen in je tas kan de symptomen helpen verlichten, zodat jij (of je collega) de dag door kunt komen.

9. Energy repen

Tuurlijk, je hebt geweldige foodtrucks en pop-up restaurants op jouw evenement. Maar realiteit is dat je helemaal geen tijd hebt voor een lunchpauze. Een of twee energy bars kunnen je energie op peil houden en je op de been houden tot de afterparty (al weet je zelf ook heel goed dat je eigenlijk geen lunch zou moeten overslaan!).

10. Mini tube zonnebrandcrème

Als je evenement buiten plaatsvindt in de brandende zon, dan ben je blij dat je zonnebrandcrème bij de hand hebt. Door alle hectiek en je drukke schema vergeet je al snel hoeveel tijd je eigenlijk wel niet in de zon doorbrengt.

 

Je tas vullen met deze essentials is niet alleen een slimme zet, maar het kan ook helpen je evenement – en jezelf – soepel te laten lopen. Hoe beter jij je voelt, des te beter je evenement zal gaan. Nog iets dat zeker in je tas zou moeten zitten? Deze antistress-checklist voor evenementorganisatoren.