De kosten van de evenementenlocatie vertegenwoordigen over het algemeen een groot deel van je budget. Deze 10 tips helpen je bij het onderhandelen voor  een goede deal met de locatie waar jij jouw evenement wilt gaan houden. Leer hoe je korting kunt krijgen en waarde kan toevoegen aan de deal met je evenementenlocatie zodat je goedkoper uit bent en dus meer waar voor jouw geld zal krijgen. Onderhandelen als een professional kan je duizenden euro’s besparen, dus boek nooit meer een locatie zonder deze slimme tactieken toe te passen.

1. Breng de evenementenlocatie op de hoogte van je budget

Het voelt misschien niet verstandig om je al kaarten aan het begin van het spel op tafel te leggen, maar het starten van een onderhandeling door te vermelden wat je te besteden hebt kan erg nuttig zijn. Normaal gesproken zou een locatie direct op vraag reageren en zou je vanaf hun standaardprijs moeten onderhandelen. Als jij je eigen standaarden voorlegt,  is het aan hen om aan je budget te voldoen of om met je te onderhandelen. Je kunt vertrouwen en respect krijgen door de contactpersonen van je locatie vanaf moment één als een partner te beschouwen. Door hen om hulp te vragen, inzicht te geven in je kostenbeperkingen en je enthousiasme te tonen, zullen ze sneller een deal met je sluiten.

2. Bewijs je waarde

Als je al eerder een evenement hebt georganiseerd beschik je over een track record waarmee je kunt onderhandelen. Hiermee kan je laten zien dat je een succesvol evenement hebt gerund. Geef details over de aanwezigen en hoeveel er is uitgegeven met eventuele rapporten en statistieken. Als je de waarde van je evenement voor de locatie kunt bewijzen, is de kans groter dat ze je evenement willen binnenhalen. Ook als je kunt aantonen dat je goed inzicht hebt in het aantal gasten dat je realistisch gezien zult aantrekken, zal dit de locatiemanager meer vertrouwen geven dat jouw evenement succesvol zal zijn.

3. Kies een locatie die bij je evenement past

Het zal je misschien verbazen dat veel locaties een voorkeur hebben voor het soort evenementen dat ze organiseren. Krijg meer inzicht in het type evenement waar de locatie zich op wil focussen door de website te lezen en te kijken naar de evenementen die er al plaatsvinden. Misschien zijn het kunstevenementen, livemuziek, wetenschaps- en technologie-evenementen of community-evenementen. Door je hierin te verdiepen kun je beoordelen of jouw evenement past bij het imago van de locatie. Als dat het geval is, leg dan in je openingsgesprek uit waarom je denkt dat je een goede match bent.

4. Wees zo flexibel mogelijk over datum en tijd

Alle locaties hebben periodes van hoge en lage vraag. De kunst is om dit in je voordeel te gebruiken. Als je een borrel na het werk organiseert, kun je dat natuurlijk niet op een zondagochtend doen, maar probeer wel zo flexibel mogelijk en ruimdenkend te zijn. Zou het aanpassen van jouw evenement naar een ontbijtbijeenkomst een negatieve impact hebben of zou het eigenlijk wel een goede zaak kunnen zijn? Geef de locatie (zo mogelijk) een aantal data met  jouw voorkeursopties. Beter nog, je kunt de locatie vragen om je te vertellen welke data ze op hun kalender willen invullen. Als je bereid bent om op het laatste moment een slot te nemen, kun je misschien profiteren van een annulering. Zorg er wel voor dat je voldoende tijd overhoudt om jouw evenement te organiseren en promoten.

5. Maak gebruik van cateringuitgaven in je onderhandeling

Als je evenement ook gebruik gaat maken van de catering van de locatie, geeft dit een goed startpunt om te onderhandelen. Stel voor dat ze ofwel geen kosten in rekening brengen voor de ruimte of stel een goede korting voor. Veel locaties werken op deze basis en bieden een gratis (of voordelige) ruimte met minimale uitgaven voor catering. Boek een ruimte waar rekening wordt gehouden met de uitgaven aan de bar. Sommige locaties hebben verrassend lage minimumbestedingen die gemakkelijk te halen zijn als je genoeg gasten hebt.

6. Wees strategisch wanneer je het contract ondertekent

Locatiemanagers moeten, net als iedereen in die in sales werkt, targets halen. Ze zullen daarom graag deals willen sluiten op bepaalde tijden. Aan het begin van een nieuwe maand of nieuw kwartaal, wanneer ze veel potentiële verkopen voor de boeg hebben, zullen ze minder snel korting geven. Als het einde van de maand of het kwartaal nadert (afhankelijk van wanneer hun doelen zijn vastgesteld) en ze niet voldoende opdrachten hebben binnengehaald om hun quota te halen, zullen ze veel flexibeler zijn met hun tarieven.

7. Bundel je krachten

Kijk welke evenementen op dezelfde dag als dat van jou plaatsvinden op de locatie en bundel je krachten. Als je hetzelfde menu gebruikt als het andere evenement, kun je kosten besparen omdat het de werkzaamheden voor de keuken stroomlijnt. Misschien wil je zelfs met de organisatoren van het andere evenement praten om meerdere gedeelde aspecten te bespreken, denk hierbij aan bijvoorbeeld de infrastructuur zoals staging of entertainment .

8. Breng je eigen personeel mee

Het is misschien mogelijk om de kosten te verlagen door je eigen personeel in te schakelen om taken uit te voeren waarvoor de locatie normaal gesproken kosten in rekening brengt. Dit kan personeel zijn voor het opbouwen van de inrichting, serveren,  scannen, bemannen van de garderobe of het beheren van de registratiebalie. Verduidelijk wat jij en jouw medewerkers wel en niet kunnen doen om misverstanden te voorkomen. Het handigste is om hiervoor een draaiboek samen te stellen.

9. Boek meerdere evenementen

Als je regelmatig evenementen organiseert kun je terugkerende klanten gebruiken als koopkracht. Locaties zullen eerder een deal met je sluiten als ze weten dat het niet eenmalig is. Je kunt ermee instemmen om sommige (of al jouw evenementen) op één locatie of met één locatie-merk te organiseren. Als je niet vaak evenementen organiseert, maar er één hebt dat jaarlijks wordt uitgevoerd, zoals een liefdadigheidsevenement, jaarlijks summit of tentoonstelling, zou je kunnen aanbieden om te tekenen voor meerdere jaren. Een langetermijnverbintenis aangaan met een locatie helpt een relatie op te bouwen waarbij ze steeds een stap verder gaan voor je.

10. Maak de deal aantrekkelijker

Het gaat niet alleen om wat de locatie jou te bieden heeft. Als je iets terug kunt geven, is de samenwerking een stuk aantrekkelijker voor de locatie. Overweeg of je hen producten of diensten in natura zou kunnen aanbieden. Ook kun je promotie of marketingkansen voor de locatie creëren. Als je een gezamenlijke doelgroep hebt, zou media aandacht eventueel interessant voor de locatie kunnen zijn.

Conclusie

Houd in gedachten dat alle locaties op de een of andere manier onderhandelingsruimte hebben. Een “nee” heb je, een “ja” kun je krijgen. Probeer een relatie op te bouwen die ervoor zorgt dat de locatiemanager je de beste deal gunt. Meer lezen over budgetteren? Download hier de template.