“Gewoon improviseren” werkt voor sommige evenementen, maar het is een risicovolle en onprofessionele aanpak. Vroeg of laat zullen onverwachte zaken jouw evenement kunnen aantasten. Organisatoren van succesvolle evenementen zijn zowel visionair als realistisch. Ze weten hun sterke en zwakke punten te benoemen, kansen te gebruiken en in te spelen op mogelijke risico’s. Dit geldt voor zowel organisatoren van grote en kleine evenementen. Elk evenement kan gebruik maken van een krachtig hulpmiddel die bekend staat als de SWOT. 

Breng de SWOT in kaart

SWOT staat voor sterke (strengths) en zwakke punten (weaknesses), kansen (opportunities) en bedreigingen (threats). Een SWOT-analyse is een goede oefening om de kansen op succes of falen van je evenement te beoordelen. Een goed opgestelde SWOT-analyse zal je vertellen:

  • Hoe groot de slagingskans van je evenement is
  • Met welke interne zwakheden je te maken hebt
  • Welke externe kansen er zijn voor je evenement 
  • Alle mogelijke bedreigingen waar je op moet letten

Evenementen worden beïnvloed door de markt, timing, trends, het weer en tal van andere factoren. Een SWOT-analyse helpt je om jouw evenement in context te plaatsen en de kansen op succes te beoordelen. Dit is hoe het werkt.

Stel een lijst van de sterke punten samen voor je evenement

Het is niet genoeg om een cool idee te hebben. In de echte zakenwereld heb je bewijs nodig om jouw plan te ondersteunen. Hier zijn enkele manieren waarop je de “sterkte” (of het potentieel) van jouw evenement kunt beschrijven:

  • Een uniek idee
  • Een ervaren, gemotiveerd team 
  • Een grote volgers base op sociale media voor een groot bereik
  • Een financieel plan dat de geschatte omzet aangeeft

Hier moet je je niet te bescheiden opstellen. Verkoop jezelf met een vetgedrukte lijst van je sterke punten.

Wees eerlijk over de zwakke punten van je evenement

Het is net zo belangrijk om eerlijk te zijn over je zwakke punten. Dit kunnen dingen zijn als:

  • Gebrek aan financiering en/of hoge kosten voor zaken als outreach en huur van de locatie
  • Een event team dat enthousiast, maar onervaren is
  • Gebrek aan technologie die je nodig hebt om een efficiënt evenement te organiseren

De belangrijkste reden om je zwaktes op te sommen, is zodat je ze met volledige transparantie erkent. Belangrijke partijen zoals partners en investeerders moeten weten waar ze zich voor inzetten. Daarnaast ontstaat er ook een gelegenheid om te praten over hoe je deze zwakke punten aanpakt. Je hebt bijvoorbeeld niet veel kapitaal, maar je hebt een plan om investeerders te benaderen. 

Maak een overzicht van potentiële kansen

Het onderdeel ‘kansen’ van een SWOT-analyse kijkt naar externe factoren in de markt die een positieve invloed op je evenement kunnen hebben. Bijvoorbeeld:

  • Er is een enorme LGBTQ-bevolking in jouw stad, maar geen specifiek LGBTQ-gericht festival – het jouwe zou de eerste zijn.
  • Er wordt een nieuw congrescentrum geopend en je verwacht meer bezoekers voor je evenement, perfect om je evenement daar te organiseren.
  • Familieboerderijen in jouw provincie zijn gegroeid en er is veel te doen rond ‘lokaal eten’. De tijd is rijp om een jaarlijkse boerderij tour te starten die eindigt met een van-boer-tot-bord-diner.

Dit gedeelte van je SWOT laat zien dat je onderzoek hebt gedaan. Stem je strategie en plannen af met de realiteit.

Weerleg bedreigingen

Uiteindelijk zijn bedreigingen factoren waar je geen controle over hebt. Ze kunnen aanwezig zijn, of niet. Het punt is, je moet zorgen dat je een oplossing klaar hebt liggen voor het geval dat. 

De bedreiging Het noodplan
Slecht weer zal impact hebben op je festival   Je hebt een “regen of zonneschijn” locatie gevonden waar de show kan doorgaan totdat de bliksem inslaat. Mocht het noodweer toeslaan, dan kun je naar binnen verhuizen.
Een ander evenement zorgt voor concurrentie Je hebt een concurrentieanalyse gedaan en een sterk marketingplan opgezet. Je gaat de meerderheid van het publiek winnen door een early bird ticket in te zetten.
Er zijn weinig merken in de markt die eventueel zouden kunnen sponsoren, waardoor je mogelijk te weinig geld binnenhaalt om je kosten te dekken. Je hebt enkele optionele items in je budget opgenomen. Dit zijn line items die je kunt weglaten als het niet in je budget past. Maar je hebt ook een sterk plan om geïnteresseerde sponsoren te benaderen en te overtuigen.

Je hebt niet alle mogelijke uitkomsten onder controle, maar door voorbereid te zijn, kun je de impact van de bedreigingen verkleinen.

Breng jouw SWOT in de praktijk

Nu je al deze informatie hebt verzameld en in kaart hebt gebracht, gebruik je deze om je evenement zo effectief mogelijk te neer te zetten. Uiteindelijk moet jouw SWOT-analyse de ideeën voor je evenement ondersteunen en je helpen belangrijke partijen te overtuigen om zich bij je aan te sluiten.

Jouw SWOT kan een op zichzelf staande oefening zijn maar ook kan het deel uitmaken van een uitgebreid ondernemingsplan. Een goede voorbereiding is het halve werk. De volgende stap is het opstellen van een gedetailleerd draaiboek om je evenement goed te laten verlopen.