Hoewel veel locaties alles bieden wat een organisator nodig zou kunnen hebben om een geweldig evenement te organiseren, is er ook veel te zeggen voor het huren van een leeg canvas en er je eigen draai aan te geven. Ontdek welke aanpak voor je werkt met onze handleiding voor het huren van ‘dry hire’ evenementenlocaties. Wanneer je extra flexibiliteit en vrijheid wilt, is het de moeite waard om een kale (dry hire) locatie te huren. Maar wat betekent deze term precies en wat zijn de voor- en nadelen die je moet kennen om een weloverwogen beslissing te nemen?

Wat is een dry hire evenementenlocatie?

Als het gaat om het boeken van een locatie voor je evenement, heb je misschien al van de term ‘dry hire’ gehoord. In wezen verwijst dit naar de praktijk om alleen te betalen voor het gebruik van de ruimte en al het andere wat nodig is om een evenement te organiseren. Dit betekent het opzoek gaan naar-, onderhandelen met- en boeken van een hele reeks leveranciers; van cateraars en decorateurs tot audiovisuele apparatuur en meubelverhuurbedrijven. Natuurlijk zijn er tal van locaties met al deze services van derden en zij worden om die reden gewoonlijk ‘wet hire’ locaties genoemd. Een ‘wet hire’ locatie zal organisatoren toegang tot leveranciers geven, maar zal niet het soort blanco canvas voorzien waarnaar sommige planners opzoek zijn – vooral als je een persoonlijk tintje wilt toevoegen of een bepaald thema wilt volgen. Terwijl je in de verschillen tussen ‘dry’ en ‘wet’ locatiehuur duikt, kun je alvast beginnen met een lijst met vragen op te stellen, want elke locatie heeft zijn eigen regels. Sommigen vragen je zelfs om gebruik te maken van hun personeel, zelfs als je van plan bent om je eigen cateraar mee te nemen. Anderen kunnen bepalen dat het gebruik van hun meubels de enige beschikbare optie voor je is. Je zult ook goed over je budget moeten nadenken, omdat kale huur gepaard kan gaan met kosten waar je misschien geen rekening mee hebt gehouden. Als je verschillende elementen van je evenement onafhankelijk van de locatie wilt organiseren, dan is kaal huren absoluut een optie die het verkennen waard is – hier zijn de voor- en nadelen waar je op moet letten.

De voordelen van een ‘dry hire’ evenementenlocatie

Een van de grootste voordelen van kale huur is de enorme keuze die het biedt aan evenementorganisatoren. Als je alleen de ruimte huurt, is er de mogelijkheid om deze naar eigen wens in te richten en te serveren wat je maar wilt, zonder dat je je hoeft te houden aan een goedgekeurde lijst met leveranciers. Dit geeft organisatoren de kans om een op maat gemaakt evenement te creëren en creatieve en eigenzinnige elementen te introduceren die anders misschien niet mogelijk waren geweest. De kosten tot een minimum beperken kan een ander voordeel zijn, maar is niet altijd gegarandeerd. Het idee is dat als je alleen betaalt om de locatie te gebruiken, je de kans krijgt om de controle te houden over de leveranciers die je inhuurt en daardoor je overheadkosten vermindert. Als je bijvoorbeeld een sponsor voor je evenement hebt weten te vinden, kan die een deel van de uitrusting leveren die anders door de locatie zou zijn geleverd. Er zijn tal van andere manieren waarop de flexibiliteit van een ‘dry hire’ locatie kan zorgen dat je binnen het budget blijft. In plaats van personeel te betalen, kun je misschien sommige taken uitbesteden aan familieleden, of misschien heb je een vriend met een hobby of freelance baan als zanger/bartender/etc.

De nadelen van een ‘dry hire’ evenementenlocatie

Waar sommige evenementorganisatoren zweren bij de mogelijkheid om hun eigen leveranciers te mee te nemen, zien anderen dit als nóg een taak om toe te voegen aan hun steeds groeiende lijst van dingen die ze moeten doen. Relaties tot stand brengen, meerdere leveranciers coördineren, projectplanningen bijhouden en onderhandelen over kosten kan een extra hoofdpijn zijn die minder ervaren evenementorganisatoren goed kunnen missen. Met een ‘natte’ evenementenlocatie, kun je er zeker van zijn dat de locatie vertrouwt op een groep van leveranciers die gewend zijn om met ze samen te werken en een uitstekende kennis van de ruimte hebben. Zij hebben eventuele problemen die zich in het verleden hebben voorgedaan allang opgelost en daarom kunnen ze ervoor zorgen dat alles zo soepel mogelijk verloopt – wat vaal niet het geval is wanneer leveranciers onbekend zijn met een locatie. Ernstige problemen – op het gebied van logistiek en budget – kunnen zich voordoen als blijkt dat een ‘droge’ locatie beperkingen heeft die het geplande evenement kunnen belemmeren. Bovendien is een dry hire locatie niet altijd de goedkopere optie. Sommige locaties die over in-house catering beschikken, kunnen aanzienlijk meer in rekening brengen wanneer ze op basis van dry hire verhuren, omdat zij dan moeten compenseren voor de verloren omzet, die zou zijn verdiend met catering.

Handige tips: De juiste ‘dry hire’ locatie vinden

Terwijl je nadenkt over de vraag of een droge evenementenlocatie geschikt is voor jouw evenement, kun je onderstaande tips meenemen. Deze tips zouden je kunnen helpen bij het nemen van je beslissing:

Schets een duidelijk beeld van het type evenement dat je wilt organiseren

Het is zó belangrijk om een duidelijk idee te hebben van wat je wilt dat jouw evenement inhoudt en wat je doelen zijn. Ook is het goed om alle elementen in het vizier te hebben die invloed zouden kunnen hebben op het succes van je evenement. Alleen dan kun je beoordelen of een locatie – of het nu voor kale huur of all inclusive is – geschikt is. Als een locatie niet aan al je eisen voldoet, moet je dit weten voordat je een overeenkomsten ondertekent, omdat het erg duur kan zijn om de locatie achteraf te moeten wijzigen.

Ga in op elk detail tijdens je gesprekken met de locatie

Plan een bezoekje in bij de locatie en vraag om een rondleiding door de ruimtes. Terwijl je rondloopt, kun je potentiële problemen identificeren terwijl je de plannen voor elke ruimte bespreekt. Dit is de beste manier om direct te achterhalen of je visie realistisch is of dat je je oorspronkelijk ideeën moet heroverwegen.

Stel een lijst samen van wat er is inbegrepen bij de locatie

Sommige locaties hebben een gedetailleerd document dat veelgestelde vragen beantwoordt. Dit document bevat vaak ook een lijst van leveranciers en de items die je kunt gebruiken. Maar in ieder geval is het de moeite waard om onderstaande overwegingen zorgvuldig door te nemen met je contactpersoon op locatie:

  • Welke ruimtes en voorzieningen zijn inbegrepen in de locatiehuur?
  • Welke meubels en apparatuur zijn inbegrepen? Het feit dat je tijdens het wandelen iets ziet, wil nog niet zeggen dat het een vast onderdeel is – het kan zijn ingehuurd door een andere organisator voor een aankomend evenement.
  • Neem jij of de locatie de verantwoordelijkheid voor het leveren van linnengoed, bestek, servicepersoneel, catering?
  • Welk personeel zal tijdens het evenement beschikbaar zijn? Denk aan garderobe-personeel, beveiliging, eventmanagers, AV personeel, enz.
  • Welke keukenruimte en kookapparatuur zal beschikbaar zijn en hoe laat krijg je toegang tot deze faciliteiten op de dag (of in de aanloop) naar het evenement?
  • Hoe lang van tevoren heb je toegang tot de locatie om deze in te richten/op te bouwen?