Bij sommige events is het relatief eenvoudig: je verkoopt een ticket dat de bezoeker toegang tot jouw event geeft. Maar wat als je een concert, show of sportevent organiseert met een vaste stoelindeling en verschillende vakken? Dan wil je graag dat mensen allemaal door de ingang naar binnen kunnen en vervolgens wel in het juiste vak en op de juiste stoel belanden. En ook, als het even kan, naast elkaar zitten als ze samen hebben geboekt.

Je kunt natuurlijk een ontwerper inhuren om een plattegrond te maken, of je eigen (al dan niet aanwezige) tekentalenten inzetten om de indeling van je zaal vast te leggen. Maar dat is slechts een deel van de oplossing. Hoe zorg je er namelijk voor dat iedereen weet wat zijn of haar stoel is, zonder dat je zelf provisorisch met Excellijsten en bevestigingsemails aan de slag moet?

Een eventmanagementsysteem dat je de mogelijkheid geeft om met zitplaatsreservering te werken biedt uitkomst. Zo ben je ervan verzekerd dat groepen kopers bij elkaar zitten, zij de juiste prijs betalen en je nooit teveel kaarten verkoopt of met lege plekken blijft zitten.

Als je op zoek bent naar een systeem dat jouw bestelproces en entree soepel kan laten verlopen, let dan op de volgende vijf essentiële zaken:

1.    De aanwezigheid van een ontwerptool

Iedere locatie is anders. Het podium is rond, vierkant, verspreid over de zaal of misschien niet eens aanwezig. En werk je met twintig rijen van tien stoelen of zijn er juist verschillende tafels? Als het gaat om zitplaatsreservering is er geen one-size-fits-all oplossing mogelijk. Daarom is het belangrijk dat jij als eventorganisator zelf makkelijk je plattegrond kunt ontwerpen. En dat het liefst met een handige tool. Organiseer je een event in een locatie die veel gebruikt wordt? Vraag dan aan je eventmanagementplatform of zij de plattegrond van deze locatie al in hun systeem hebben en of jij deze kunt gebruiken (en waar nodig kan aanpassen).

2. De mogelijkheid om per vak/rij/stoel een andere prijs in te stellen

Werk je met VIP-tafels, balkonplaatsen of Golden Circle tickets? Waarschijnlijk wil je voor deze plaatsen in die gevallen een andere prijs rekenen dan voor je overige tickets. Vraag je eventmanagementplatform of het mogelijk is om per vak, rij of stoel een andere prijs in te stellen. Tijdens het bestellen ziet de koper dan duidelijk wat de kosten zijn voor een bepaalde plaats en kun jij extra inkomsten binnenhalen voor die ene topplek vlakbij het podium. Bied goedkope tickets aan voor de plekken achterin de zaal of aan de zijkant van het podium om het verschil duidelijk te maken aan de twijfelende bezoeker. Bezoekers die anders hoogstwaarschijnlijk zouden afhaken.

3. De mogelijkheid om zowel zitplaatsen als vrije plaatsen te verkopen

Veel zalen zijn niet volledig gevuld met stoelen. De kans is groot dat je naast zitplaatsen ook een vak hebt waarin mensen vrij kunnen staan. Daarom moet je de mogelijkheid hebben om zowel beide type plaatsen te verkopen. Bij de zitplaatsen laat je de koper kiezen welke stoel ze willen, of laat je het systeem zelf een stoel toewijzen. Bij de vrije plaatsen stel je alleen de maximale capaciteit in en laat je het systeem zijn werk doen. Vraag aan je eventmanagementplatform of ze deze mogelijkheid bieden.

4. Het blokkeren, reserveren of toewijzen van specifieke zitplaatsen

Natuurlijk wil je zoveel mogelijk betalende bezoekers. Maar de kans is groot dat je gratis tickets wilt weggeven voor de sponsoren van je event, relaties, of de genodigde pers. Het is belangrijk dat je deze stoelen of vakken wel toont in je plattegrond, zodat je betalende bezoekers precies weten waar ze aan toe zijn als ze een stoel uitkiezen. Kijk daarom goed of de mogelijkheid aanwezig is om zitplaatsen te blokkeren, zodat deze niet verkocht kunnen worden. Als deze geblokkeerde tickets ook via het systeem verstuurd kunnen worden naar de juiste personen scheelt jou dat een hoop administratie en geeft het je event een professionele uitstraling naar je sponsoren, relaties en pers. Vraag ook zeker na of deze tickets, als ze niet worden gebruikt, weer vrijgegeven kunnen worden voor betalende bezoekers, zodat je ook deze laatste lege plekken kan opvullen. Kortom, flexibiliteit is belangrijk om jouw locatie optimaal te vullen met bezoekers.

5. De juiste scanoplossing

Je hebt een mooie plattegrond met verschillende prijsklassen ingesteld en iedereen heeft de voor hem/haar bestemde plaats toegewezen gekregen. Gefeliciteerd, je voorbereiding is op orde! Nu komt echter het moment van de waarheid: het valideren van de juiste tickets bij de juiste ingang of bij het juiste vak. Als jouw eventmangementsysteem dit niet goed op orde heeft is dat een garantie voor lange rijen, ontevreden bezoekers en slechte berichtgeving op social media. Vraag dus goed na bij jouw scanningpartner of ze ervaring hebben met het scannen van events met zitplaatsreservering en of ze per ingang kunnen instellen welke tickettypes bij welke ingang gescand mogen worden. Laat je ook vooral door deze experts adviseren over de beste entreeopstelling en de begeleiding bij het zoeken van de zitplaatsen.

Ben je op zoek naar een eventmanagementsysteem dat je kan helpen met het verkopen en scannen van tickets voor jouw event met zitplaatsreservering? Klik hier of bel 0800 – 265 9199 om contact op te nemen met één van de experts van Eventbrite.