Als je een onvergetelijk event wilt organiseren, wil je de geschiedenis ingaan als ‘hier moet je bij zijn’ en niet als ‘niet de moeite’. In een tijd van steeds hogere bezoekersverwachtingen, moet je proactieve maatregelen nemen om te voorkomen dat je merk een slechte naam krijgt. We geven je negen manieren om het risico op een festivalfiasco te vermijden, zodat je de reputatie van je event veilig kunt stellen.

Papierwerk, beleid en locatielogistiek

Zorg dat je lang voordat het festival plaatsvindt de juiste papieren, apparatuur en faciliteiten hebt geregeld. Als je deze vaak genegeerde details minutieus uitwerkt, kun je een aantal mogelijke crisissen gemakkelijk vermijden.

1. Vraag vergunningen aan en leg data bij je locatie vast

Doe onderzoek naar plaatselijke voorschriften en vergunningen. Drankvergunningen, leverancierscontracten en geluidsvergunningen zijn slechts enkele van de vergunningen die organisatoren moeten hebben. Als je iets niet op tijd indient, loop je het risico dat je event wordt geannuleerd.

Zorg dat mensen zich jouw festival niet herinneren als het festival dat niet doorging omdat de vergunningen niet op orde waren. Kijk op de website van de gemeente waarin jouw event plaatsvindt voor informatie over de vergunningen die je voor je event moet hebben.

2. Bevestig capaciteit

Je locatie is vastgelegd, je Early bird-tickets zijn uitverkocht en je staat op het punt het laatste ticket te verkopen. En dan word je opgebeld door iemand van je locatie die zegt dat je over je capaciteit heen bent. Als je ticketkopers moet gaan vertellen dat ze toch niet naar je event kunnen komen omdat jij een fout hebt gemaakt, staat je een PR-ramp te wachten. Iets wat geen enkel event zich kan veroorloven.

Wanneer je de locatie bevestigt, bevestig dan ook meteen de capaciteitslimieten en beveiligingsvereisten. Zorg ervoor dat die informatie in je contracten is opgenomen en controleer de vereisten voordat je ticketverkoop start.

3. Publiceer je restitutiebeleid in geval van annulering

Het weer kan onvoorspelbaar zijn, maar je weerbeleid hoeft dat niet te zijn. Bezoekers raken gefrustreerd wanneer ze het gevoel krijgen dat ze worden gedupeerd, of als je geen beleid hebt. Zorg er daarom voor dat je een procedure hebt en, nog belangrijker, dat je deze goed bekendmaakt.

Of je nu restituties verleent vanwege het weer, een verkoper die afzegt of je hoofdact die het laat afweten: zorg dat je weet waarom en hoe je restituties verleent, wanneer bezoekers ervan uit kunnen gaan dat ze hun geld terugkrijgen en hoe je bezoekers van je beleid op de hoogte brengt.

Logistiek op locatie

Wat is de bezoekersstroom van je event? Wanneer verwacht je maximale aanwezigheid? Weten je bezoekers waar ze heen moeten wanneer ze binnen zijn?

Wanneer bezoekers in de rij moeten staan en erachter komen dat het eten op is, nemen ze geen blad voor de mond op social media. Zij hoeven jouw reputatie niet hoog te houden. Het is belangrijk om over je looproutes en logistiek na te denken zodat je de ultieme bezoekerservaring creëert.

4. Vergelijk RFID-oplossingen voor scannen bij de ingang

RFID is een draadloze technologie die kortere rijen, betere data en meer betrokken deelnemers en sponsoren mogelijk maakt. Van snellere toegang voor bezoekers tot gestroomlijnde activiteiten achter de schermen, deze technologie transformeert de ervaring voor zowel bezoekers als personeel.

Geen enkele bezoeker wil uren in de rij staan om binnen te komen. En je beveiligingsteam wil geen ingewikkelde scanapparatuur. Vraag je ticketingprovider naar RFID-oplossingen voor je event.

5. Maak een plattegrond

Maak een plattegrond die niet alleen aangeeft waar elke verkoper, elk podium en elk toilet moet staan, maar ook waar er extra ruimte of een veilige locatie voor contant geld en andere waardevolle zaken moet komen.

Je plattegrond biedt inzicht in je bezoekersstroom, van de entree naar verkooppunten en de hoofdattractie. Zodra je die informatie hebt, kun je bepalen waar je personeel moet inzetten en poorten moet plaatsen om knelpunten te voorkomen en frustratie onder bezoekers te vermijden.

6. Zet bewegwijzering op

Het plaatsen van bewegwijzeringsborden om alles goed aan te geven voor je bezoekers lijkt geen rocket science. Maar als je het verkeerd aanpakt, loopt je hele bezoekerservaring gevaar. Zonder duidelijke, accurate bewegwijzering die je bezoekers helpt te vinden wat ze zoeken, zal je event al snel in chaos ontaarden.

Dit zijn de essentiële borden die ieder event moet hebben:

  • Ingang en kassa’s
  • Toiletten
  • Muntenverkoop
  • Eten en drinken
  • Klantenservice
  • Nooduitgangen

Maak de borden goed zichtbaar en zorg dat ze goed zijn verspreid over je eventlocatie.

Toegankelijkheid van het event

De toegankelijkheid van een event is niet alleen een kwestie van naleving van de vereiste regels. Door je event toegankelijker te maken, vergroot je jouw bereik, voelen je bezoekers zich welkom en creëer je een omgeving waarin iedereen welkom is.

7. Bepaal parkeermogelijkheden voor auto’s en fietsen

Helaas gaan live-events vaak samen met parkeerproblemen. Iedereen herinnert zich wel een concert, festival of beurs waar bezoekers lang op een parkeerplaats moesten wachten. Of het nu om auto’s of fietsen gaat, de parkeerplaats moet georganiseerd en goed toegankelijk zijn.

Hoeveel invalideparkeerplaatsen heb je en waar moeten die komen? En als je bezoekers ontmoedigt om met de auto naar je event te komen, heb je dan wel alternatieven aangeboden? Breng je bezoekers via e-mail op de hoogte over de parkeeropties en vermeld deze ook op de website van je event. Zo vermijd je eventuele verwarring op de dag van het event.

8. Coördinatie met openbaar vervoer opzetten

Iets anders wat bezoekers vaak frustreert, is ontoegankelijk openbaar vervoer. Organiseer je een event zonder nabijgelegen OV-routes? Als er wel openbaar vervoer is, ben je dan voorbereid op drukke metrostations en bushaltes?

Bestudeer plaatselijke verkeerspatronen en stel een plan op voor gestroomlijnde toegang. Zoek een partner om te zien of je vaker bussen kunt laten rijden en beslis hoe je mensen het beste naar binnen en naar buiten kunt laten gaan tijdens je festival.

9. Maak duidelijke doorgangen

Houd rekening met de breedte van doorgangen wanneer je jouw event opzet. Meet de afstand tussen tenten en kraampjes. Kan iemand met een rolstoel of kinderwagen zich bijvoorbeeld net zo gemakkelijk tussen deze objecten bewegen als iemand die loopt?

Let vooral op vuilnisbakken die de doorgang blokkeren, ongelijke of hellende ondergrond, draden die over de vloer lopen en objecten waar bezoekers over kunnen struikelen. Als je dat niet doet, is het volgende artikel over je festival misschien wel “Festival geannuleerd vanwege ongeluk met bezoekers”.

In een verzadigde markt worden events die niet 100% voldoen aan de behoeften van bezoekers irrelevant. Ontdek hoe je een stap voor kunt blijven en een vlekkeloos event organiseert in het Draaiboek voor eventvoorbereiding: Hoe je veelvoorkomende festivalfouten vermijdt.