Dit is een gastblog van Samira Salman, contentmarketeer en oprichtster van EventGoodies.

We weten dat congressen niet saai hoeven te zijn. Sinds een jaar of drie zien we de festivalisering van zakelijke evenementen als trend opkomen. Steeds meer bedrijven spelen daar op in met mooie items die je kunt huren om een locatie om te toveren tot festivalterrein, binnen of buiten! Wil jij dat ook? We delen een aantal tips om je op weg te helpen.

Eerst even terug naar het waarom

Het is misschien een open deur, maar wel een belangrijke vraag om te stellen. Waarom wil je een festivalsfeer? Is het omdat het een trend is, omdat je denkt dat je bezoekers dat willen, juist om nieuw publiek aan te trekken? Is het de beste manier om de bereiken wat je wilt bereiken met je evenement?

Een congres in festivalsfeer (door sommigen ook wel congrestival genoemd) is geweldig en blijft mensen langer bij dan wanneer ze de hele dag in een saai zaaltje moeten zitten. Toch kun je de plank ontzettend misslaan als je zomaar wat foodtrucks en lichtletters neerzet.

Wat helpt is om voor jezelf na te gaan welke elementen van een festival je zo belangrijk vindt en waarom. Gaat het om de beleving, dat je bezoekers de vrijheid geeft om te gaan en staan waar ze willen of om puur om het imago van je congres?

Combineer dat met je in te leven in wat je bezoekers uit jouw evenement willen halen. Past de festivalisering bij je bezoekersdoelgroep? Wat hebben je bezoekers nodig en verwacht je dat ze wat halen uit je vernieuwende format? Hiervoor kun je een empathy map gebruiken. Als je dit goed aanpakt is het festivalsausje de aanvulling, niet het doel op zich.

Ben je er na de nodige analyses van overtuigd dat je bezoekers en je merk baat hebben bij de festivalisering van je format? Lees dan hieronder hoe je dit kunt aanpakken.

Begin met een geschikte locatie

Het organiseren van je evenement begint met de locatie. Welke locatie past het best bij de opzet van je evenement? Wil je iets binnen of buiten organiseren of juist allebei? Wil je dat de locatie al sfeervol van zichzelf is met minimale investering of ben je juist op zoek naar de vrijheid om het helemaal zelf aan te kleden en in te richten?

Vraag ook bij de locatie na of ze ervaring hebben met het organiseren van zowel congressen als festivals en hoe flexibel ze zijn om jouw wensen uit te voeren. Een festival is heel wat anders dan een standaard congres met een keynotespreker, breakoutsessies en pauzes op vaste tijden. Het hele team en personeel op de locatie moet continu ‘aan’ staan en kunnen inspelen op de behoeftes van de bezoeker.

Laat bezoekers vrij

Wat festivals zo leuk maakt is dat het speels en verrassend is. Het heeft vaak hele creatieve elementen qua programmering, acts en aankleding. Wat ook een belangrijke factor is, is dat bezoekers helemaal vrij zijn om te gaan en staan waar ze willen. Ze worden niet verplicht om een bepaald optreden te bekijken. Als ze lekker in het zonnetje willen blijven staan en kletsen dan kan dat ook. Zorg voor korte presentaties op verschillende plekken, zodat bezoekers kunnen kiezen wat ze willen zien en wanneer.

Laat bezoekers ook eten wanneer ze willen. Als je de hele dag catering aanbiedt, voorkom je bovendien lange rijen. Tenminste, als je het goed aanpakt. Bij festivals denk je al snel aan foodtrucks. Foodtrucks zijn leuk en het eten is vaak heerlijk, maar het duurt meestal ook even voor het eten klaar is. Als gastvrijheid belangrijk voor je is, zorg je dat mensen niet op hun eten hoeven te wachten. Zorg voor een scala aan foodtrucks om de drukte op te vangen of organiseer bijvoorbeeld een lopend buffet. Zo kunnen mensen zelf kiezen wat en wanneer ze willen eten.

Sfeervolle aankleding

De aankleding is een van de belangrijkste factoren voor een congrestival. Een paar foodtrucks doen al een hoop qua sfeer. Licht is ook belangrijk. Lichtletters, lichtslingers: leef je uit! Denk ook na over aankleding die jou en je bezoekers ten goede komt. Maak bijvoorbeeld wat gezellige zithoekjes in verschillende stijlen: van zitzakken tot picknickbankjes. Dit moedigt je bezoekers aan tot netwerken en geeft ze een gemakkelijk onderwerp om een gesprek over te beginnen. Feedback muren (bijvoorbeeld met blackboard verf en krijt) zien er niet alleen te gek uit, maar zorgen er ook voor dat je directe feedback van je bezoekers krijgt. Maak dus slimme keuzes in je aankleding.

Zorg voor speelse randprogrammering

In het kader van ‘je bezoekers vrij laten’ is het verstandig om naast de hoofdonderdelen van het programma – zoals de sprekers in de plenaire zaal te zorgen voor een sterke en creatieve randprogrammering. Zet wat kleinere tenten of containers neer waar interactieve sessies gehouden worden.  Of laat mensen zelf aan de slag gaan met een workshop. Vul het aan met wat vrolijke acts die al wandelend over het terrein bezoekers entertainen.

Pro tip: vergeet niet de bezoekers die liever luisteren dan interactief bezig zijn. Organiseer in elke track een aantal parallelle sessies die deze bezoekersgroep ten goede komt. Dat wil niet zeggen dat je hier niet creatief kunt zijn. Zorg hier bijvoorbeeld voor een speelse setup (bijvoorbeeld picknick tafels en banken in plaats van de standaard rij met stoelen die je in een congrescentrum terugvindt.

Begin bij het begin

Vaak schieten eventplanners direct in de uitvoermodus. “We willen een festivalsfeer, dus zorgen regelen we wat sfeervolle aankleding”. Denk eerst goed na over het doel van je congres en de behoeften van je doelgroep. Selecteer dan de juiste locatie, ga daarna verder met het programma en maak het dan af met de aankleding.