Gebruik je Google Formulieren om registraties voor je evenement te verwerken? Voor bepaalde taken zijn Google Formulieren een geweldige oplossing. En het is gratis – essentieel voor (net beginnende) organisatoren met een klein budget. Maar is het echt de beste optie als het op evenementregistratie aankomt?

Online registraties in elkaar knutselen met tools zoals deze lijkt misschien de meest betaalbare optie, maar wat je misschien niet meteen doorhebt is dat je zeer waarschijnlijk kansen en zelfs geld misloopt door deze optie te kiezen. Het verwerken van registraties met een tool als Google Forms kan ook snel een chaos worden naarmate je evenement groter wordt. Kortom, je timemanagement en ticketverkoop hebben mogelijk zwaar te lijden onder deze keuze. Hieronder zie je waarom.

Online formulieren verwerken geen betalingen

Google Formulieren verwerkt geen betalingen, waardoor je heel wat uren van je kostbare tijd kwijtraakt die je aan iets anders had kunnen besteden, zoals dingen die je leuk vindt! De informatie op stortingsbewijzen één voor één vergelijken met de namen in de spreadsheet van Google Formulieren… daar heeft niemand zin in! En dan hebben we het nog niet eens over de bezoekers die zich registreren maar van gedachte veranderen of zelfs helemaal vergeten te betalen. Met al deze handmatige handelingen is er veel ruimte voor fouten.

Online formulieren hebben geen eventwebsite

Met Google Formulieren krijg je geen site met een eigen URL voor je evenement. Je moet dan dus extra tijd, geld en moeite gaan besteden aan het maken van een tijdelijke website voor je evenement. Dat is weer een extra project op je bord. Daarnaast is het voor je bezoekers een alles behalve soepel lopende ervaring als ze van je website naar je Google Formulier moeten navigeren.

Het aan elkaar lijmen van je online aanwezigheid kan negatieve gevolgen hebben voor je merk en geloofwaardigheid. Als potentiële ticketkopers je marketing als amateuristisch zien, zullen ze automatisch ook minder in je evenement geloven. Daarnaast haal je jezelf ook gewoon extra veel werk op de hals.

Online formulieren hebben geen geïntegreerde marketingtools

Google Formulieren beschikt niet over promotietools, wat betekent dat je uitnodigingen via je eigen e-mailadres of een derde partij e-mailservice moet versturen. Daardoor loop je het risico dat je inbox wordt overspoeld met berichten van bezoekers. Daarnaast is de tool ook niet geïntegreerd met Facebook. Potentiële ticketkopers kunnen zich dus niet registreren zonder je facebookpagina te verlaten. Opeens zit je dus met tientallen extra marketing handelingen om je evenement aan de man te krijgen.

Eindeloze wachtrijen en aanwezigheidslijsten

Google Formulieren biedt geen oplossing voor snel inchecken aan de ingang van het evenement. Je moet daarom je deelnemerslijsten afdrukken en bezoekers met pen en papier één voor één handmatig inchecken bij de entree van je evenement. Dat zorgt voor ellenlange wachtrijen en boze mensen – en dan hebben we het nog niet eens over het risico dat je loopt om de lijsten kwijt te raken.

Er bestaan meerdere (gratis) tools die ontworpen zijn om evenementorganisatoren te helpen met hun registratieproces en ticketverkoop. Eventbrite’s platform is ontworpen om organisatoren tijd te besparen en je op een strategische manier te helpen met je uitdagingen:  

  1. Het platform is ontworpen voor evenementregistratie, dus het bevat alle functionaliteit die je nodig hebt om deelnemers goed te registreren voor je evenement, inclusief het verwerken van betalingen op een veilige manier en met verschillende betalingsmethoden.
  2. Je lijst met deelnemers is gekoppeld aan je betalingsinformatie, zodat je niet handmatig hoeft te bepalen wie heeft betaald en wie niet.
  3. Het platform creëert automatisch een evenementenwebsite die je kunt gebruiken als jouw landingspagina voor al je marketingcampagnes. De kaartverkoop en registratie gebeurt direct vanaf die pagina – het is niet nodig om je deelnemers naar een apart registratieformulier te sturen.
  4. Integraties met e-mail en social media platformen zoals MailChimp, Facebook en Instagram maken het eenvoudig om al je communicatie en marketing uit te lijnen zodat er minder handmatige handelingen nodig zijn om je marketingkanalen op te zetten en te beheren.
  5. Misschien wel het beste van alles is dat je tijdens je evenement je deelnemers vanuit de Eventbrite Organizer App kunt inchecken en op elk moment precies kunt zien wie er binnen is. Je kunt natuurlijk ook gewoon een lijst afdrukken vanuit Eventbrite, als je de voorkeur geeft aan pen en papier.

Of je nu de Google Formulieren al bent ontgroeid of ziet dat het einde nadert, het is altijd een eenvoudige overstap naar Eventbrite. Ga vandaag nog aan de slag met je volgende evenement.