Ben je een evenement aan het organiseren? Dan zal je deze situatie misschien ook wel herkennen… Je hebt een mailwisseling met je cateraar: er gaat een A4’tje met de menu’s heen en weer, en elke keer verandert er weer iets aan.

Daarnaast heb je ook nog eens een document met de beveiligingsplannen, en je programma staat WEER in een ander document. En in deze overvloed aan documenten ontbreekt er iets cruciaals: een duidelijke planning met taakverdeling. De kans op miscommunicatie is hierdoor groot.

Dat moet toch beter kunnen? De oplossing is gelukkig nabij. Je hebt alleen maar een draaiboek voor jouw evenement nodig: een compleet overzicht met alles wat er tijdens je evenement afspeelt, van minuut tot minuut, inclusief alle benodigdheden. Lijkt je dit wel wat? Lees dan zeker deze handige gids en creëer het draaiboek van jouw dromen.

De drie basisonderdelen van een draaiboek voor je evenement

Het perfecte draaiboek voor jouw evenement hangt natuurlijk af van je type evenement. Wel moet een draaiboek altijd bestaan uit de volgende drie basisonderdelen:

Deel 1: De belangrijkste gegevens

Het is belangrijk dat het eerste deel van jouw draaiboek bestaat uit de belangrijkste gegevens voor jouw evenement. Denk hierbij aan de contactgegevens van alle cruciale leveranciers, partners, sprekers, staff, etc. Het zijn kortom al dat soort gegevens dat je graag makkelijk en snel bij de hand hebt als je evenement bezig is en je brandjes aan het blussen bent.

Deel 2: Het middenstuk – het draaiboek van minuut tot minuut

Het middenstuk van jouw draaiboek bevat alle belangrijke informatie van jouw evenement opgedeeld in verschillende tijd stukken. Je neemt daar dus alle activiteiten in op die rondom en tijdens jouw evenement plaatsvinden. Dus zowel voor, tijdens als direct na je evenement.

De volgende informatie mag daarin niet ontbreken:

  • De site inspecties
  • Rehearsals (oefeningen)
  • Het programma
  • Locaties per activiteit
  • Catering services: Geef duidelijke alle catering services aan: van pauzes, lunches tot diners.
  • Audiovisuele apparatuur: Wat is wanneer nodig en wanneer moet het op- en afgebouwd worden?
  • Opstelling van de ruimtes: Voor hoeveel personen heb je stoelen nodig? Wordt het een combinatie van zitzakken, banken en stoelen of eerder een traditionele theateropstelling? Is er een katheder nodig?
  • De verantwoordelijke personen: Hierbij draait het niet alleen om de activiteit zelf, maar ook om de periode voor én na de activiteit. Wie checkt dat alles daadwerkelijk goed staat? En wie zorgt ervoor dat alles weer afgebroken wordt? De naam van die persoon moet bij de juiste tijdstippen staan.

Deel 3: De bijlagen ter referentie

Aan het laatste deel van het draaiboek kun je ter referentie een aantal bijlagen toevoegen. Dit is de informatie die te uitgebreid is om in deel één of twee op te nemen. Voeg bijvoorbeeld als bijlage je noodplannen toe aan je draaiboek, zo heb je ze altijd bij de hand. Looproutes tussen het hotel en je hoofdlocatie? Contactgegevens van sponsoren? Dit kun je allemaal toevoegen achterin het draaiboek.

Voorzetje nodig?

Je hebt nu al een idee van wat er in het draaiboek moet staan. Maar hoe kun je er nou voor zorgen dat je het ook efficiënt inzet? Lees daarvoor deze twee tips en leer jouw draaiboek echt gebruiken als een pro:

  • Pro tip één: Heb je het draaiboek zo goed als af? Deel het dan met jouw team en loop het samen even door. Zorg dat iedereen zijn eigen activiteiten en verantwoordelijkheden markeert.
  • Pro tip twee: Gebruik het document op een tablet. Je kunt een speciale app gebruiken waarbij je notities kunt maken van mogelijke veranderingen of aanpassingen (bijvoorbeeld Iannotate). Zo kun je tijdens je evenement notities maken van details die alleen voor jou relevant zijn en op dat moment naar boven komen.

Wil je een draaiboek gaan samenstellen voor jouw evenement? Dan kun je natuurlijk vanaf nul beginnen, óf voor een bestaand template kiezen. Wij hebben alvast een voorzetje voor je gedaan en een handig template gemaakt (ook geschikt voor meerdaagse evenementen), dat je zelf alleen maar hoeft in te vullen. Appeltje eitje!