We kunnen ons voorstellen dat gedachten aan je toekomstige evenement samengaan met die over het nieuwe coronavirus (COVID-19). Wij helpen je daarom graag bij een goede voorbereiding, zodat iedereen jouw evenement veilig en ontspannen kan bijwonen.

De situatie wordt door ons zorgvuldig in de gaten gehouden. We volgen de officiële richtlijnen van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, lokale overheden en de Wereldgezondheidsorganisatie. Zo kunnen we onze organisatoren over de hele wereld adviseren over hun eigen gezondheid en die van hun bezoekers.

Wat de komende periode brengt, is niet met zekerheid zeggen. Wel kunnen we samenwerken om die onzekerheid te verminderen. We delen hieronder zo veel mogelijk tips en adviezen die je kunnen helpen in aanloop naar je evenement, en bij effectieve communicatie met jullie bezoekers. 

Zo blijf je goed geïnformeerd

Om je eigen veiligheid, die van je team en die van je bezoekers te kunnen waarborgen, is het essentieel om goed op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen rondom het coronavirus.

Naast updates van lokale autoriteiten, raden we aan de volgende betrouwbare bronnen te volgen:

Zo organiseer je een veilig evenement

Als je van plan bent een evenement te organiseren op locatie, kun je een aantal dingen doen om de situatie zo veilig mogelijk te houden:

  1. Volg de voorzorgsmaatregelen: Blijf op de hoogte van betrouwbare bronnen en volg de aanbevolen maatregelen van het WHO. Zo kan je evenement doorgaan én houd je jezelf en anderen veilig. Bezoek regelmatig de website van het WHO of volg de instantie op social media voor meer details en aanvullende informatie over voorzorgsmaatregelen.
  2. Bekijk de agenda: Hoe kun je het risico op ziekteoverdracht verkleinen? Als je een netwerkevenement organiseert, probeer dan bezoekers bijvoorbeeld te ontmoedigen om handen te schudden en high-fives te geven.
  3. Communiceer met bezoekers: Laat iedereen weten dat het evenement doorgaat en welke voorzorgsmaatregelen je neemt. Handen schudden? Liever niet. Glimlachen en zwaaien? Geen enkel bezwaar. Vraag bezoekers thuis te blijven bij klachten, en spoor ze aan om regelmatig minimaal 20 seconden hun handen te wassen. Stimuleer ook het veelvuldig gebruik van desinfecterende handgel.

Zo organiseer je een online evenement

Sommige evenementtypes werken net zo goed virtueel. Misschien is een online variant een goed alternatief voor jouw evenement op locatie.

In 2019 werden meer dan 100.000 online evenementen georganiseerd via Eventbrite. Onderwerpen liepen uiteen van webinars over de werk-privébalans, livestreams over onroerend goed tot online trainingen.

Als een virtueel evenement bij jouw plan past, is het tijd om te beslissen hoe je het digitaal wilt vormgeven. Als je informatie of slides hebt die je met bezoekers wilt delen, is een webinar een goede optie. Heb je een groter publiek? Overweeg dan een livestream. Dit is allemaal op te zetten via Eventbrite.

Hoe je dit doet? We hebben hier een handleiding voor je die stap voor stap uitlegt hoe je een online event opzet. Is je voorkeur gevallen op een webinar? Dit artikel helpt je bij het opzetten van je virtuele evenement via onze partnerintegratie met Zoom. De pagina Digitale Links beschrijft ten slotte allerlei functies waarmee bezoekers eenvoudig toegang krijgen tot je online content en overige materialen gerelateerd aan je evenement.

Tips om je evenement uit te stellen

Als je de moeilijke beslissing hebt genomen om je evenement uit te stellen, zijn hier enkele tips wat je kunt doen, en hoe je dit kunt communiceren met je bezoekers. 

  • Zorg ervoor dat je bij de aankondiging al een nieuwe datum hebt, en indien nodig eventueel een nieuwe locatie.
  • Bied aan om het ticket automatisch om te zetten naar een geldig toegangsbewijs voor het nieuwe event.
  • Biedt daarnaast ook een terugbetaling aan, zodat mensen die verhinderd zijn op de nieuwe datum hun geld kunnen terugvragen.

Als je evenement op Eventbrite staat, volg je de stappen in dit Helpcentrum-artikel om je evenement uit te stellen en opnieuw in te plannen.

Samen staan we sterk

Eventbrite heeft een duidelijke prioriteit: jou ondersteunen in je organisatieproces. We blijven op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en zorgen voor up-to-date informatie en advies. Je kunt hier terecht als je nog vragen hebt over jouw evenement en het nieuwe coronavirus (COVID-19).