Hoeveel moet je sponsoren vragen voor een logoplaatsing? En voor een vermelding op social media of een mogelijkheid om te spreken? Vraag je te veel? Of te weinig?

Beslissen hoeveel je in rekening moet brengen voor sponsoring, wat meestal waardebepaling wordt genoemd, kan een verraderlijke stap zijn in het verkoopproces van je evenementsponsoring. Sponsorprijzen zijn afhankelijk van een groot aantal factoren, zoals jouw doelgroep en de behoeften van de sponsor. Het goede nieuws is: het is minder ingewikkeld dan je denkt.

Sponsoren geven geld uit aan alles wat hun bedrijf verder helpt. Als je een goed rendement kunt aantonen, is hun budget het enige wat hen ervan kan weerhouden je evenement te sponsoren.

Om inkomsten te maximaliseren, moet je de ‘sweet spot’ vinden tussen de kosten van iedere kans en de waarde die de sponsor eraan toekent.

Volg deze stappen om de waarde van je sponsoractiva te bepalen en de beste sponsordeal eruit te slepen.

1. Bepaal de marktwaarde

De meeste evenementorganisatoren hebben geen idee wat de marktwaarde is voor hun sponsoring. Dus raden ze meestal maar naar een goede prijs voor potentiële sponsoren.

Op deze manier kun je misschien een aantal sponsoren winnen, maar in werkelijkheid laat je mogelijk geld op tafel liggen. Of erger nog: je kunt mogelijke sponsoren al afschrikken voordat je toekomt aan onderhandelen.

In plaats van blindelings waarde toekennen aan je sponsormogelijkheden, moet je onderzoek uitvoeren om de marktwaarde te bepalen van je activa. Kijk eerst wat je concurrenten aan sponsoren vragen. Hoeveel vragen zij voor een beursstand of logoplaatsing? Deze informatie zit meestal in de sponsorprospectus van je concurrent of in openbaar promotiemateriaal.

Bespaar tijd door het ‘Werkboek voor marktprijsbepaling voor sponsoring’ te gebruiken

Verzamel zoveel mogelijk referenties en maak gedetailleerde aantekeningen over hun waardevoorstel, dit komt later van pas. Het kan tijdrovend zijn om de prijs van de sponsoractiva van je concurrenten op te zoeken, maar een nauwkeurige beoordeling van de marktwaarde van je sponsoring zal je uiteindelijk helpen meer inkomsten te genereren via sponsoren.

Houd er rekening mee dat je concurreert met andere advertentiemethoden. Potentiële sponsoren investeren dagelijks in advertenties en marketing. Ze weten precies hoeveel promotie via e-mails of logo-plaatsing waard is, en dat moet jij ook weten.

2. Bepaal de waardeperceptie

Zodra je genoeg data hebt om de marktprijs van je sponsoractiva te bepalen, moet je jezelf in de positie van je sponsor verplaatsen. Wat levert het voor hen op? Sponsoring is een zakelijke investering, en sponsoren moeten een concrete uitkomst zien voordat ze met je afspreken, laat staan iets afsluiten.

Als de waardeperceptie van je sponsor hoger is dan je activeringsprijs, zullen ze besluiten je evenement te sponsoren. En als je activeringskosten lager zijn dan die prijs, maak je winst.

Deze methode is niet alleen het beste economische model voor je evenement op de lange termijn. Prijsbepaling op basis van waarde helpt je ook om evenementsponsoring meer als partnerschap te benaderen. In plaats van je zorgen te maken over je winstmarge, ben je gericht op het leveren van de waargenomen waarde.

Denk aan je evenementbezoekers en de problemen die zij in hun professionele leven ervaren. Kijk nu terug naar je marktonderzoek en analyseer de manier waarop concurrenten hun sponsoring inzetten. Zijn er manieren om meer waarde te beloven? Als uit je bezoekersenquête bijvoorbeeld blijkt dat een overweldigende meerderheid verantwoordelijk is voor de budgetten in hun organisatie, hebben je activa mogelijk meer waarde voor sponsoren.

Nu bepaal je de initiële prijs van je sponsoractiva.

Het is niet erg als je prijzen nog niet helemaal juist zijn. Het kan lastig zijn de initiële prijs voor je activa te bepalen. Niemand raadt de ‘perfecte’ prijs bij de eerste poging. Zelfs met het beste onderzoek ter wereld is het een goed idee om prijsbepaling aan te pakken met een ‘trial and error’-mentaliteit, een oefening van voortdurend bijleren en aanpassen.

3. Dien je voorstel (nog) niet in

Je leest het goed: je stuurt sponsoren niet direct een voorstel zonder eerst contact te hebben gehad. De kans dat de sponsor niet reageert, of jij niet het juiste voorstel hebt gedaan is groot. In plaats daarvan is de volgende stap contact opnemen met je mogelijke sponsoren en om een afspraak in te plannen.

Dankzij al je onderzoek heb je een idee van hoeveel je sponsoring waard is, nu is het tijd om je aannames te testen. Praat met je potentiële sponsoren en luister naar hun doelstellingen. De laatste stap van dit proces is om hen te vragen wat deze kans hen waard is.

Vergeet niet: sponsoring is een partnerschap tussen je evenement en je sponsoren. Het moet tweerichtingsverkeer zijn, waarbij je oprechte interesse toont in de doelstellingen van je sponsoren en hoe je hen kunt helpen die doelstellingen te bereiken.

Wil je weten hoe je het juiste contactpunt vindt en gepersonaliseerde sponsorpakketten maakt waar jij, je sponsor en (bovenal) je bezoekers van kunnen profiteren? Download De nieuwe spelregels voor evenementensponsoring.