Is het niet hoog tijd dat je begint met het vernieuwen van je congres format? Het opschudden van je congres format zal niet alleen de aandacht van de mensen trekken, maar het zal ook nieuwe ideeën stimuleren voor het betrekken, samenwerken, leren en netwerken tijdens je congres.

20 ideeën waarmee je je congres format een nieuw leven in kunt blazen

1. Kampvuur

Kampvuursessies beginnen als een traditionele presentatie, met een spreker (of meerdere sprekers) voorin de zaal die een idee presenteert aan een groep mensen. Na 15 of 20 minuten verschuift de focus echter van de presentator naar het publiek.

Tijdens de rest van de sessie wordt de presentator een bemiddelaar, die de aanwezigen uitnodigt opmerkingen te maken, inzichten te geven en vragen te stellen. Kampvuursessies stellen deelnemers in staat om hun eigen leerproces te stimuleren en ervaringen met anderen te delen, wat hen ook helpt met het netwerken tijdens het congres.

2. Birds of a Feather

Birds of a Feather (BOF) bestaat uit groepen mensen met een gemeenschappelijk belang of een gedeeld vakgebied die informeel samenwerken. Het vindt vaak plaats tijdens de lunch of tijdens de koffiepauze in de ochtend.

De organisator van het evenement kan zelf BOF-groepen voorstellen waaraan deelnemers kunnen deelnemen, maar deelnemers kunnen ook zelf een groep samenstellen. De namen van de deelnemers worden op verschillende lijsten geplaatst en wanneer het tijd is voor een sessie, worden de lijsten overhandigd aan een van de groepsleden met de taak om de groep te verzamelen. De sessies vinden plaats zonder een vooraf geplande agenda en zijn bedoeld om discussies aan te moedigen en netwerken uit te breiden.

3. Human Spectrogram

Ondanks de mooie naam, betekent dit formaat in wezen het “stemmen met voeten”. De presentator stelt de groep een klein aantal belangrijke vragen (meestal niet meer dan 3 of 4, omdat deelnemers anders moe kunnen worden!), de deelnemers verplaatsen zich naar het deel  van de zaal dat hun antwoord representeert.

Zeer visueel, deze techniek kan daarom ook worden gebruikt om op een snelle én leuke manier allerlei nuttige informatie over een groep te onderzoeken. Van alle congres ideeën vormt dit idee de ideale ijsbreker aan het begin van een congres en kan het aan het eind ook worden herhaald om meningsveranderingen te meten.

4. De Solution Room

De Solution Room, die meestal 90-120 minuten duurt en honderden deelnemers kan bevatten, is ontworpen om collega-ondersteund advies te geven over de meest urgente problemen van deelnemers. 

Elke deelnemer krijgt de tijd om na te denken over een uitdaging waarmee hij of zij wordt geconfronteerd. Een Human Spectrogram kan daarbij worden uitgevoerd om aan te tonen hoe moeilijk mensen het vinden om hun uitdagingen te overwinnen. Of om de deelnemers te laten zien wat voor een jarenlange ervaring ze elkaar te bieden hebben.

Deelnemers worden vervolgens verdeeld over groepen van 6-8 personen en elk persoon presenteert om de beurt zijn of haar probleem, waarna de groep in cycli van 7 minuten hierover brainstormt. Elke groep beschikt over een ronde tafel met papieren doeken waarop ze kunnen schrijven. Een laatste spectrogram brengt in kaart in hoeverre de gevoelens van de deelnemers over hun respectievelijke uitdagingen veranderd zijn.

5. Lightning Talks

Zoals de naam al doet vermoeden, geven Lightning Talks sprekers een beperkte hoeveelheid tijd om iets te presenteren – niet meer dan 10 minuten. Dit kan met of zonder presentatie zijn, mocht dit met presentatie zijn, dan lopen de dia’s meestal automatisch door om de sprekers bij de tijd te houden.

Omdat Lightning talks kort zijn, wordt de spreker gedwongen om zijn of haar punt in korte tijd duidelijk te maken en de presentatie van niet-kritische informatie te ontdoen. Dit helpt weer met het vasthouden van de aandacht van het publiek. Het betekent ook dat veel ideeën in een korte tijd kunnen worden gepresenteerd. Er wordt gewoonlijk een blok van 30 tot 60 minuten toegewezen aan Lightning Talks, waardoor maximaal 12 sprekers kunnen worden gehoord.

6. Ignite Sessie

Dit is een vorm van Lightning Talks. Ignite Sessies geven sprekers vijf minuten de tijd om te praten over een onderwerp, vergezeld met 20 dia’s. Elke dia verschijnt gedurende 15 seconden en ze lopen automatisch door. De spreker mag de details in de dia’s niet (voor)lezen.

7. PechaKucha 20 × 20

De PechaKucha 20 × 20 valt ook in de categorie Lightning Talks en is een eenvoudig presentatie formaat waarin 20 afbeeldingen worden weergeven, elk 20 seconden lang. De beelden lopen automatisch door en sprekers praten mee met de beelden.

8. Silent Disco Talks

Met dit formaat kunnen meerdere sprekers tegelijk in dezelfde ruimte spreken, terwijl deelnemers kunnen kiezen naar wie ze willen luisteren. Deelnemers dragen een draadloze koptelefoon met verschillende kanalen, waarmee ze kunnen schakelen om op verschillende sprekers af te stemmen.

Deelnemers kunnen van hapklare stukjes informatie genieten en kunnen ervoor zorgen dat ze altijd naar iets luisteren dat hen interesseert. Sprekers moeten geluidsblokkers dragen om te voorkomen dat ze worden afgeleid door andere sprekers en deelnemers moeten worden aangemoedigd om de stille ervaring te omarmen en alleen in stilte hun waardering te tonen door stil te applaudisseren enz.

9. World Café

Het World Café formaat is een eenvoudig, effectief en flexibel formaat voor het hosten van een grote groepsdialoog. Het proces begint met de eerste van twee of meer discussierondes voor groepen van 4-6 personen rond een tafel. Elke ronde wordt ingeleid met een vraag.

Aan het einde van elke ronde van 15-20 minuten verplaatst elk lid van de groep zich naar een andere tafel. Ze kunnen er voor kiezen om één persoon achter te laten bij de tafel als “tafelheer/dame”, die de volgende groep dan verwelkomt en ze kort vertelt over wat er in de vorige ronde is gebeurd. Nadat alle rondes zijn afgerond, worden de belangrijkste punten van elke tafel aan de hele groep gepresenteerd voor een laatste collectieve discussie.

10. Fishbowls

Fishbowls helpen bij discussies in grote groepen door slechts 3-6 mensen tegelijkertijd te laten praten. Deze personen zitten in het midden van de kamer terwijl de rest van de deelnemers (maximaal 50 personen) aan de buitenkant zitten en ze observeert zonder ze te onderbreken.

Er bestaan “open” of “gesloten” Fishbowls, wat betekent dat de discussie ofwel exclusief is voor de geselecteerde deelnemers, of dat een of meer van de stoelen beschikbaar is voor leden van het publiek die vragen willen stellen of opmerkingen willen maken. Hoewel ze grotendeels zelforganiserend zijn zodra de discussie op gang komt, heeft het Fishbowl proces meestal een facilitator of moderator.

11. Samoan Circle

Een Samoaanse cirkel is vergelijkbaar met een Fishbowl, omdat actieve deelnemers omringd worden door luisteraars. Het is een congres idee zonder leider, waarbij iedereen die wil praten naar voren kan stappen om de binnenste cirkel te betreden.

Ze kunnen op elk moment de binnenste cirkel binnengaan, ook om een andere spreker te onderbreken. Deelnemers moeten stoppen als daarom wordt gevraagd. Het formaat is ideaal om ervoor te zorgen dat veel standpunten worden gehoord, maar er zijn duidelijke gespreksonderwerpen nodig om ervoor te zorgen dat het gesprek niet doodloopt.

12. Legpuzzel-sessie

Een legpuzzel-sessie is een coöperatieve leertechniek waarbij een grotere groep wordt verdeeld in groepen van 5 of 6 (puzzelgroepen). De les van de sessie wordt ook verdeeld over 5-6 segmenten. Elke deelnemer in een groep krijgt de opdracht om één segment te leren, met hulp van een externe instructeur.

Alle deelnemers die aan hetzelfde segment zijn toegewezen, vormen tijdelijke “expertgroepen” en krijgen de tijd om in de groep hun ervaringen te bespreken en de presentaties die ze in hun puzzelgroepen zullen maken te oefenen. Eenmaal terug in hun puzzelgroepen, presenteert elk lid zijn of haar segment aan de anderen. De instructeurs kunnen van groep naar groep gaan om ervoor te zorgen dat de geleerde les correct wordt uitgevoerd. Aan het einde van de congres sessie kan een quiz worden gegeven om de kennis te testen.

13. Soapbox

Door een zeepkist (soapbox) toe te voegen aan je evenement, beschikken deelnemers over een platform om hun ideeën te laten horen. Deelnemers kunnen voorstellen indienen en, als ze worden gekozen, krijgen ze een korte tijd op het podium om een kwestie die belangrijk voor hun is te presenteren.

Uitdagingen worden aangemoedigd, evenals het delen van projecten of gedeeltes van onderzoek die van belang kunnen zijn voor het publiek. Het formaat is informeel en de sessies zijn meestal beperkt tot 30 minuten in totaal.

14. Hyde Park Corner Debat

Dit congres formaat bevat een centraal thema of een centrale vraag en heeft twee sprekers die voor- en tegenpunten discussiëren. In het begin worden de deelnemers ondervraagd om hun mening over het onderwerp te meten. Na het debat worden ze opnieuw ondervraagd om te zien hoeveel er nu voor of tegen zijn. De winnaar van het debat is de spreker die de meeste toehoorders ertoe bracht hun stem te veranderen.

15. Talentenjacht

Het talentenjacht-formaat is ideaal voor het presenteren van projecten, demonstreren van technologie of voor het pitchen van ideeën. Deelnemers hebben 3-5 minuten om hun ideeën te laten zien en het liefst gebeurt dit op een visuele manier met attributen waarmee ze een “show” creëren. Er zijn 5-7 “optredens”, daarna wordt het publiek gevraagd om te stemmen op hun favoriet. Een presentator helpt bij het introduceren van de acts en houdt het publiek betrokken.

16. Outside the Box

Dit is één van die perfecte congres ideeën voor grotere congressen met pan-Europese aanwezigheid, deelnemers worden hierdoor in verbinding gebracht met het gastland of de stad van het congres en zien een ander perspectief. Deelnemers worden buiten de conferentielocatie naar een niet-congres achtige setting gebracht, waar ze een lokale spreker horen spreken.

17. Sprekersquiz

Injecteer wat plezier in je congres ideeën door het quizzen van sprekers, in ‘Vijf tegen Vijf’ stijl, om te zien hoe goed ze het publiek begrijpen. De quiz wordt voorafgegaan door een publiekspeiling waarbij ze stemmen op de antwoorden van een aantal vragen. Vervolgens worden de sprekers gevraagd om de antwoorden te raden, bijvoorbeeld: ‘Wat is volgens de deelnemers de grootste uitdaging voor de XXX industrie op dit moment?’. Of ze het nou goed of fout hebben, het is een interactieve manier van het aantonen van de resultaten van de peiling.

18. Persoonlijk introspectief

Persoonlijk introspectief is een sessie waarbij deelnemers in privé reflecteren over hun antwoorden op vijf vragen. Alle deelnemers schrijven hun antwoorden op. Ze hebben dan de mogelijkheid, maar geen verplichting, om hun antwoorden met de groep te delen. Het is een nuttig congres formaat om tegen het einde van het evenement te gebruiken. Zo kan namelijk het leerproces en de engagement versterkt worden en veranderingen doorgevoerd worden op basis van hun ervaringen tijdens het evenement.

19. Storytelling

Storytelling-sessies nodigen sprekers uit om verhalen te vertellen die helpen bij het illustreren of het versterken van de thema’s van het congres. Ze moeten de authentieke ervaring van een persoon, een team of een gemeenschap weergeven, maar worden verteld als een traditioneel verhaal. Het verhaal moet een begin, midden en einde bevatten, en personages en thema’s die interesse vasthouden, zoals tegenslag en triomf. Verhalen moeten ongeveer 15 minuten lang zijn, met achteraf nog 10 minuten voor vragen en antwoorden.

20. Braindates

Braindates helpen deelnemers van elkaar te leren door middel van één-op-één sessies of sessies in kleine groepen (ook wel “dates” genoemd). Deelnemers kunnen hun expertise aangeven of juist een kennis verzoek indienen over interessante onderwerpen, daarna worden ze aan elkaar gekoppeld (dit kan handmatig of via een app). Gekoppelde deelnemers kunnen dan samen een meeting inplannen, wat helpt bij zowel het leren als het netwerken.

Conclusie – vernieuwende congres ideeën 

Er bestaan zoveel verschillende congres ideeën waarmee je je congres kunt onderscheiden, blijf dus niet bij het oude formaat hangen. Probeer een van de bovenstaande congres ideeën uit of ontwikkel jouw eigen congres idee, laat ons weten hoe het gaat!

Download voor meer inspiratie ons ebook: Innovatie voor je evenement. Breng je congres naar ongekende hoogten