We hebben het allemaal wel meegemaakt, lange wachttijden bij de entree van een event en onduidelijkheid over waar je met jouw ticket naar binnen moet. Voor de bezoeker zijn dit soort zaken vervelend, voor de organisator kun je gerust wel van een kleine ramp spreken. Hoe langer het duurt voordat je bezoekers binnen zijn, hoe meer risico je loopt op negatieve berichtgeving op social media, inkomsten die je misloopt op je horecaomzet en een lagere ticketverkoop bij je volgende editie.

Een goede entreeopstelling is dus belangrijk. Trouwens, niet alleen voor jouw bezoekers, ook voor het aanvragen van je vergunning heb je een duidelijk plan voor je entree nodig. Maar wat is de beste indeling? En waar moet je beginnen met het berekenen van hoeveel scanapparaten je nodig hebt? Robbert Siereveld, Senior Field Operations Manager bij Eventbrite heeft jarenlang ervaring opgedaan bij de meest uiteenlopende events op duizenden verschillende locaties. Vandaag deelt hij zijn stappenplan voor het bepalen van de ideale entreeopstelling.

Stap 1: Maak een inschatting van het aantal bezoekers per dag

Alles begint bij het bepalen van het aantal bezoekers van je event. Hoeveel kaarten denk je te gaan verkopen? Komen deze bezoekers verspreid over verschillende dagen of is de duur van je event één dag? Denk ook na over je gastenlijst tickets, tel deze ook op bij het totaal aantal verwachte bezoekers. Vraag ook aan je eventmanagementplatform of ze je inzicht kunnen geven in de realtime aantallen verkochte tickets.

Stap 2: Kijk naar het aantal verwachte bezoekers per tijdstip

Staat het grootste deel van de bezoekers al voor de deur op het moment dat je event begint? Of druppelen ze in het begin langzaam binnen met een piek midden op de dag? Deze vragen zijn belangrijk om te beantwoorden als je jouw entree gaat plannen. Hou altijd rekening met het “worst case scenario” waarin het grootste deel van je bezoekers tegelijkertijd naar binnen wil.

Als je weet hoeveel mensen je naar binnen moet laten, kun je berekenen hoeveel scanpoorten en scanapparaten je nodig hebt (zie stap 3 en 4). Vraag aan je eventmanagementsysteem of ze je inzage kunnen geven in de scandata van je vorige event. Dit geeft je de informatie die je nodig hebt voor het bepalen van de volgende stappen.

Stap 3: Zoek uit hoeveel tickets je kunt scannen per uur

Nu je weet hoeveel mensen je kunt verwachten op je event én wanneer zij naar binnen willen, kun je bepalen hoeveel scanpoorten je nodig hebt. Allereerst is het belangrijk om uit te zoeken hoeveel tickets een scanapparaat per uur kan scannen. In ideale omstandigheden kunnen de scanapparaten van Eventbrite gemiddeld 700 tickets per uur scannen. Met ideaal bedoelen we dat iedere bezoeker zijn eigen ticket bij de hand heeft bij de entree. Werk je met een andere partner? Vraag bij hen na hoeveel tickets zij per uur per scanapparaat kunnen verwerken.

Stap 4: Bepaal het aantal scanpoorten voor je entree

Je weet nu hoeveel tickets je per uur kunt scannen per scanapparaat. Vervolgens kun je bepalen hoeveel scanpoorten je nodig hebt. Per scanpoort of rij kan één persoon scannen. Een rekenvoorbeeld: je hebt als worst case scenario dat er 2.800 tickets per uur gescand moeten worden. Per uur kun je per scanapparaat 700 tickets scannen. Dan heb je 2.800 / 700 = 4 scanpoorten en dus 4 scanapparaten nodig.

Heb je geen ruimte voor het benodigde aantal scanpoorten? Ga dan in overleg met je locatie over een andere passende ruimte voor je entree. Is dit echt niet mogelijk? Neem dan in overweging om met twee scanapparaten per scanpoort te werken. In dit geval moet je je scanpersoneel extra goed opletten of er geen bezoekers tussendoor proberen te glippen.

Stap 5: Zet voldoende beveiligingspersoneel in

De grootste bottleneck bij een entree is vrijwel altijd de visitatie. Het visiteren van een bezoeker duurt gemiddeld drie keer zo lang als het scannen van een ticket. Je hebt dus drie keer zoveel beveiligingspersoneel nodig als scanapparaten en scanpersoneel. Als deze verhouding niet op orde is zullen er lange rijen ontstaan bij de visitatie, op een punt waar je juist zorgvuldig wilt zijn. Maak je geen zorgen over de kosten van deze beveiligers, je kunt en moet hen immers ook nadat ze hebben geholpen bij de entree op je festivalterrein inzetten.

Zorg er daarnaast ook voor dat nadat de bezoeker door de scanpoort is gegaan, ze niet direct weer in de visitatierij staan. Je hebt immers meer rijen nodig voor de visitatie dan voor de scanning. Ideaal is om na de scanpoorten een vak te creëren van waaruit bezoekers een visitatiepoort kunnen kiezen, zo zorg je voor een betere verspreiding van de bezoekers.. Een bonus van deze scheiding tussen scanning en visitatie, is dat de verantwoordelijke persoon bij de scanning meer overzicht heeft en sneller kan troubleshooten.

Stap 6: Maak aan bezoekers duidelijk welke rij voor hen bedoeld is

Werk je met verschillende vakken bij je event? Of heb je een aparte ingang voor artiesten en mensen op de gastenlijst? Zorg dat het duidelijk is voor jouw bezoeker waar ze moeten zijn. Plaats bewegwijzeringsborden of hang banners boven de rijen om aan te geven voor wie de rij bedoeld is. Verkoop je kaarten aan de deur? Geef dan duidelijk aan waar je kassa is. Zo loop je geen inkomsten mis en voorkom je dat deze bezoekers zonder kaart bij een scanpoort uitkomen. Krijgen je bezoekers bandjes als entreebewijs? Regel dan per scanpoort twee extra mensen die deze bandjes bij de bezoeker omdoen, dit omdat het omdoen van een bandje twee keer zo lang duurt als het scannen van een ticket. De personen moeten achter de persoon die scant staan.

Stap 7: Zorg dat je faciliteiten op orde zijn

Je kunt alles nog zo goed hebben berekend en zo duidelijk mogelijk hebben aangegeven: als je faciliteiten niet op orde zijn, valt je plan alsnog in duigen. Is je entree buiten? Regel dan een overkapping waar je scanpersoneel onder kan staan bij een zonnige of juist regenachtige dag. Teveel licht geeft namelijk reflectie op telefoonschermen waardoor het scannen van een mobiel ticket langzamer gaat. Regen kan je apparatuur beschadigen. Baken je scanpoorten goed af, bij voorkeur met hekken. Zo voorkom je dat bezoekers zonder ticket je terrein opkomen zonder dat je het merkt. Zorg voor voldoende stroompunten in de buurt van je scanpoorten, zodat de scanapparaten tussentijds kunnen worden opgeladen. Regel tenslotte tafels bij de visitatie waar de tassen op gecontroleerd kunnen worden. Aan de zijkanten van je entree kun je een ruimte maken waar je tassen van je scanpersoneel, apparatuur, opladers e.d kwijt kunt.

indeling entree event

Over de ideale entreeopstelling zouden we boekwerken vol kunnen schrijven. Wil je gebruik maken van de ervaring van onze Field Ops Managers? Neem dan hier contact op of bel 0800 – 265 9199 om kennis te maken met Eventbrite.