Als je meerdere evenementen tegelijk aan het plannen bent weet je hoe het is: je bent constant ik-weet-niet hoeveel ballen in de lucht aan het houden. Je beheert niet alleen jouw locatie, leverancier, cateraar, personeel en sponsoren voor één evenement – je beheert meerdere sets voor verschillende evenement en alles loopt door elkaar. En hoewel je hier op goede dagen energie van krijgt, vraag je jezelf op slechte dagen serieus af waarom je een carrière hebt gekozen die zo weinig tijd laat voor vrienden en familie.

Dit hectische leven is niet makkelijk. Maar er zijn manieren om het jezelf iets gemakkelijker te maken.

Om strategischer te worden in je aanpak, kun je onderstaande tactieken inzetten. Het zijn stuk voor stuk bewezen tactieken die evenementorganisatoren hebben geholpen de chaos beter onder controle te krijgen en productiever te werk te gaan.

Plan je eventpromotie in met behulp van een advertentiekalender

Het probleem: wanneer je meerdere evenementen promoot, kan het moeilijk zijn om te onthouden welke Facebook evenement je hebt aangemaakt en welke ticketsale nog moeten worden aangekondigd.

De oplossing: Dit template voor marketing- en advertentietaken helpt je om jouw werkzaamheden op een tijdlijn uiteen te zetten. Kopieer het tabblad voor al je evenementen en je weet precies wanneer je met je e-mail uitnodigingen, social media -promoties en betaalde advertentiecampagnes van start moet gaan.

Gebruik een spreadsheet om je budgetten overzichtelijk te houden

Het probleem: Je geld uitgeven aan fancy cocktails en een spetterend entertainment programma lijkt misschien een goed idee. Maar als je geen budget meer over hebt om je evenement te promoten, zal je geen deelnemers kunnen aantrekken om van die drankjes en de show te genieten.

De oplossing: Neem alle kostenposten die uit je promotieplan komen op in dit budget template. Het budget bevat posten zoals huurkosten, verlichting en geluid, catering en meer. Bepaal waar je voor budgetteerd, wat je kosten zijn en hoeveel omzet je wilt genereren. Met behulp van het template is het vrij eenvoudig om jouw eigen budget te maken dat je nu en in de komende jaren van dienst zal zijn.

Bonustip: Gebruik dit stappenplan als je wat extra hulp en tips kunt gebruiken.

Automatiseer je online promotie

Het probleem: De meerderheid van jouw tijd ben je kwijt aan het handmatig opzetten en inplannen van marketingtactieken, waardoor er weinig tijd overblijft voor de dingen die het belangrijkst zijn – zoals het zoeken van sprekers en zorgen dat je bezoekers de beste ervaring ooit krijgen.

De oplossing: Stroomlijn je promotiestrategie door middel van automatisering. Apps zoals bijvoorbeeld HootSuite zorgen ervoor dat je al je social media promoties in één keer kunt inplannen. In plaats van meerdere keren per dag in- en uit te loggen in je social media accounts, kunnen jouw teamleden hun tijd beter gebruiken om nieuwe strategieën te bedenken om die bezoekerservaring naar een nóg hoger niveau te brengen.

Bonustip: Als je gebruik maakt van Eventbrite dan kun je ook gebruik maken van de ingebouwde integratie met bijvoorbeeld ToneDen, zodat je je advertenties kunt beheren zonder dat je het Eventbrite dashboard hoeft te verlaten. Gebruik deze integraties en trackinglinks om je best presterende campagnes te identificeren en je uitgaven direct aan te passen.