De stoelen waren leeg en de krekels tjirpten in het gangpad…

We hebben allemaal dat ene rampzalige evenement gehad waar bijna niemand kwam opdagen. Het is een verschrikkelijke ervaring, zeker als je je tegenover je stakeholders moet verantwoorden. Maar dat is geen reden om alle hoop op te geven.

Hier vind je 10 stappen die je kunt nemen om er weer bovenop te komen na een mislukt evenement, niet alleen financieel maar zeker ook emotioneel.

1. Analyseer wat er fout is gegaan

Falen is een leermoment. Zodra je begrijpt wat je anders had kunnen doen, laat je het niet nog een keer gebeuren. Analyseer je evenementdata om antwoorden te zoeken en vraag bezoekers eventueel wat ze wel of niet goed vonden.

Als je eenmaal weet waar je tekortschoot, lees dan dit artikel om te zien hoe je enkele van de meest voorkomende mislukkingen bij evenementplanning de volgende keer kunt voorkomen.

2. Communiceer met je stakeholders

Het ergste dat je kunt doen na een evenement dat slecht heeft gepresteerd, is je kop in het zand steken. Als je het teleurstellende resultaat niet erkent en verklaart, zullen de mensen die erbij betrokken waren wel twee keer nadenken voordat ze weer met je samenwerken.

Zorg dat je op een proactieve manier de resultaten van je evenement aan je stakeholders bekendmaakt en de bevindingen van je analyse na het evenement deelt. Als je uitlegt wat er mis is gegaan, waarom het is gebeurd en welke stappen je onderneemt om te zorgen dat het niet opnieuw gebeurt, beperk je de schade aan je merk en je persoonlijke reputatie. 

3. Neem de tijd

Na financieel verlies is het handig wat tijd te nemen om jezelf te herpakken, je resources aan te vullen en je gedachten op een rijtje zetten voordat je aan je volgende project begint.

Heb je leveranciers die nog op een betaling wachten, maak daar dan prioriteit van voordat je met een ander evenement begint. Het is belangrijk je reputatie bij leveranciers te beschermen zodat je niet op een zwarte lijst komt te staan. Daarnaast moet je een solide financiële basis hebben voordat je je op je volgende evenement stort.

4. Zoek een mentor

Het is niet ongebruikelijk dat je zelfvertrouwen een klap krijgt na een mislukt evenement. Als je niet langer het gevoel hebt sterk in je schoenen te staan, zoek dan iemand met meer ervaring die je kan helpen. Een mentor kan je feedback geven in elke fase van je evenement als je aan jezelf twijfelt.

En als je geen geschikte mentor kan vinden, vraag dan een groep ervaringsdeskundigen om advies. Via groepen of forums in de evenementensector kun je in contact komen met andere organisatoren. De meeste professionals hebben wel eens een evenement gehad dat niet helemaal volgens plan verliep, dus deze netwerken zijn een geweldige plek voor morele steun en tips.

5. Denk na over wat je wél goed hebt gedaan

Hoewel het belangrijk is om mislukkingen onder ogen te zien, betekent dit niet dat het alles moet overschaduwen. Schrijf alles op waar je wel tevreden over was wat betreft je evenement en persoonlijke prestaties. Misschien heb je goede deals gesloten met leveranciers, wat betekent dat je een sterke onderhandelaar bent.

6. Krijg inzicht in je concurrentie

Is je evenement mislukt omdat bezoekers zijn overgelopen naar dat ene gloednieuwe evenement van een concurrent? Dit is je kans om de boel eens flink wakker te schudden!

Kijk om je heen naar wat anderen doen, doe wat onderzoek bij je doelpubliek en laat je inspireren. Misschien is het tijd om je upgrades aan te kondigen die je concurrenten uit de markt drukken – of je vaste formule te vervangen door iets geheel nieuws.

7. Maak een vriendelijk gebaar

Als je na een mislukking een volgend evenement begint te plannen, kan het genânt zijn om steun te vragen bij dezelfde bezoekers, exposanten en sponsoren die je de vorige keer hebt teleurgesteld. Hoe kun je hun vertrouwen terugwinnen?

Het antwoord is om de daad bij het woord te voegen. Je kunt vertrouwen in je evenement herwinnen door zelf financieel bij te dragen aan kortingen voor mensen die vorige keer pech hebben gehad. Doe ze een aanbod dat ze niet kunnen weigeren om een gevoel van welwillendheid te creëren en ze zo weer voor je te winnen.

8. Organiseer een kleiner evenement

Pak de zaken niet te overhaast aan. Het kan een idee zijn om je volgende evenement wat kleinschaliger te maken.

Wat ging er bij je vorige evenementen wel goed? Als je als klein foodfestival tevergeefs probeerde pop-up-etentjes te organiseren, neem dan een stap terug en bouw je festival daarna verder uit. Organisch groeien, beetje bij beetje, kan tot langdurig succes leiden en is een geweldige manier om vertrouwen op te bouwen.

9. Stel realistische doelen

Bepaal voor jezelf hoe succes eruit ziet voor je volgende evenement. Stel realistische doelen op basis van de inzichten die je hebt opgedaan na je mislukte evenement.

Vanaf het moment dat je de ticketverkoop begint (of je je registratie open zet), moet je de voortgang continue in de gaten blijven houden. Je platform voor evenementticketing en -registratie moet realtime informatie kunnen bieden om je te behoeden voor onaangename verrassingen zodat je kunt bijsturen indien nodig.

10. Let goed op de trends in je sector

Ten slotte zijn de uitdagingen waar je voor staat niet altijd uniek voor jouw evenement. De ontwikkelingen die jij wilt doormaken staan waarschijnlijk ook op het lijstje van andere organisatoren. Zo zei bijna 85% van de marketeers in 2017 dat ze een vorm van influencer-marketing wilden gebruiken voor het aantrekken van nieuwe bezoekers. Gebruik de trends in je sector om inspiratie op te doen voor de beste middelen om jouw uitdagingen te lijf te gaan.

Wil je weten hoe je je evenement wél uitverkoopt? Om je te helpen vast te stellen waarin jij je tijd het beste kunt investeren, hebben we een lijst samengesteld met de 10 beste manieren om je evenement uit te verkopen.