Of je nu een paar huiskamer feestjes hebt georganiseerd voor de band van je vrienden of dat je verantwoordelijk bent voor het vullen van een locatie met een capaciteit van 1000 zitplaatsen, 200 dagen per jaar – de stress van het organiseren van shows is voor jou als promotor heel reëel – en soms erg moeilijk om mee om te gaan.

Het is een aparte vorm van stress die ontstaat door de onrust om constant aan verwachtingen te voldoen (“Deze show zou inmiddels uitverkocht moeten zijn”), en op strakke deadlines (“Wacht, we hebben niet de juiste backline? De show is morgen!”). Materiële factoren die mogelijk totaal buiten jouw macht liggen (“Ik heb er alles aan gedaan om de kaartverkoop te stimuleren, maar dit weekend zit gewoon te vol”) zijn de druppel die de emmer doen overlopen. Het heeft zelfs een voelbaar effect op de meest stoïcijnse mensen in deze business.

Wat de temperatuur nog verder opvoert is het feit dat de muziekbusiness meer dan alleen een ‘business’ is – het is een manier van leven. De reputatie van de locatie en artiesten staan constant op het spel – en wat er ook gebeurt, ‘the show must go on’.

Deze mantra’s zullen de stress niet doen verdwijnen, maar hopelijk bieden ze de nodige verlichting wanneer het je even teveel wordt.

Het verlies van vandaag is de winst van morgen

Het is misschien wel de moeilijkste les voor elke promotor of boeker om aan vast te houden: een verlies vandaag betekent niet automatisch een verlies morgen.

Optredens kunnen om tientallen redenen mis gaan. Misschien heb je te veel geld uitgegeven. Misschien koopt je doelgroep geen kaarten. Misschien allebei. Hoe het ook zij, soms wagen we een gok en winnen we (zelfs onze ‘safe bets’) gewoon niet.

Morgen is een nieuwe dag, een nieuwe start en een andere markt. In de lange termijn denken is makkelijker gezegd dan gedaan, maar het is essentieel om te overleven in de muziekbusiness. Wees niet te streng voor jezelf.

Accepteer wat je niet kunt veranderen

Als er één wens is die iemand die werkzaam is in de muzieksector zichzelf zou moeten gunnen, is het de kracht om datgene te accepteren wat niet kan worden veranderd. (Oké, misschien komt dat op de tweede plaats, na de wens dat alle evenementen waar je bij betrokken bent uitverkopen.)

Elke dag en op ieder evenement, kunnen er tientallen kleine dingen fout lopen. Misschien heeft een boekingsassistent de verkeerde tijd vermeld op het reisplan van de artiest – wat je pas ontdekte na een boos telefoontje van een vermoeide artiest die uren in een luchthaventerminal heeft moeten wachten. Misschien zorgt onverwacht slecht weer ervoor dat je je outdoor festival moet verzetten – voor de derde keer in twee maanden. Misschien heeft een gewilde artiest die in dezelfde sfeer werkt als je headliner – met een veel hoger profiel – een tour door Europa aangekondigd twee dagen na je onsale. Natuurlijk is hun show op dezelfde avond als de jouwe.

Al deze dingen en meer kunnen (en zullen) fout gaan en je hebt hier misschien weinig of geen controle over. Toch is het vrijwel zeker dat jij degene bent die wordt aangekeken om het resultaat.

Ons advies? Allereerst: Lach. Ten tweede: Doe wat je kunt om de rommel op te ruimen. Ten derde: ‘Accepteer wat je niet kunt veranderen’

Schrijf je planning uit

Deze mantra is niet spannend, maar wel van vitaal belang. Voel je je overspoeld en onzeker? Weet je niet zeker waar je prioriteiten liggen?

Maak een plan! Beter nog, gebruik een plan dat iemand al eerder heeft gemaakt. Nu heb je waarschijnlijk al een marketingplan in je hoofd gehad, maar je hebt er gewoon de tijd en de middelen niet voor gehad om het uit te werken (zou iemand anders in je team dat niet moeten regelen? Wacht – welk team?). Daarnaast ben je constant problemen aan het oplossen en ren je daardoor achter de feiten aan. Tijd om diep adem te halen!

Een planning maken lijkt misschien geen effectieve bezigheid als je brandjes moet blussen, maar deze drie tips helpen je die situaties voor te zijn:

  • Tip 1: Zet de data voor je aankondiging op social media, evenementverkoop en lancering van advertentiecampagnes vast. Plan ze ruim in en hou je aan de deadlines.
  • Tip 2: Blok een of twee uur en gebruik die tijd om een aantal relevante content artikelen (interviews, rubrieken, playlists in de spotlight, enz.) te verzamelen en plan ze vervolgens in op social media. Overweeg om een planningstool zoals Buffer in te zetten, als je dat niet al gebruikt.
  • Tip 3: Blijf constant jouw advertenties op social media aanpassen en herhalen. Pas publiek voor Facebook-advertenties aan voor soortgelijke evenementen en vergelijk deze met elkaar. Speel met timing – laat advertenties ver voor de concertdatum lopen versus de week voor het optreden en vergelijk de resultaten.  

Vergeet niet dat het puur zakelijk is

Je hebt met hart en ziel gewerkt aan het samenstellen van een line-up die tijd en ruimte overbrugt. Je hebt de gok gewaagd en geïnvesteerd in het marketen van een geweldig jong talent waar nog niemand van gehoord heeft.

Dan organiseert een collega promotor (je beschouwt hem als je vriend, afhankelijk van welke dag van de week het is) opeens een evenement op dezelfde avond als die van jou met een goedkope line-up van lokale artiesten, en pakt daarmee jouw publiek af. In een klap al je budget verspild en geen winst behaald.

Hoe heeft het zo ver kunnen komen?

Onthou; het zijn gewoon zaken. De zakenkant en kunstenaarskant van muziek staan vaak lijnrecht tegenover elkaar. Soms lijkt het erop dat ze alleen in tegengestelde richtingen werken.

Laat dit je niet raken: zie het in plaats daarvan als een kans. Het houd je scherp en geeft je dat kleine beetje meedogenloosheid dat je nodig hebt om succesvol te zijn. Lever je integriteit niet in, maar profiteer van gehypte trends en gewilde artiesten waar en wanneer je kunt. En wees niet bang om vuil spel te spelen wanneer dat nodig is – je concurrentie doet dit ook.

Merk je de frustratie opkomen? Ga naar huis, zet een van je favoriete platen op en ontspan. Maar jezelf niet gek door na te denken over wat je allemaal had kunnen doen. Morgen is een nieuwe dag.Voelt het alsof er gewoon niet genoeg uren in een dag zitten om alles gedaan te krijgen? Onze ultieme productiviteitsgids voor evenementorganisatoren helpt je om ’s nachts een beetje beter te kunnen slapen.