Heb je een naambadge nodig? Naambadges zijn heel erg handig voor evenementen waarin netwerken centraal staat, niet alleen voor grote congressen maar ook business workshops of cursussen. Naambadges verbeteren namelijk de bezoekerservaring en maken netwerken een stuk gemakkelijker. Maar dan moet de naambadge natuurlijk wel goed te lezen zijn. Voorkom te volle naambadges, kleine lettertypes en draaiende badges.

Als organisator kun je met een goed badge printing proces een hoop tijd besparen, maar dan moet je het maken en printen van naambadges wel optimaal ingericht zijn. Print niet te vroeg, dat is niet handig met last minute naamsveranderingen. En wat doe je met de no shows als al die badges al geprint zijn?

Al dit soort logistieke problemen voorkom je makkelijk en snel wanneer je kiest voor het ter plekke printen van naamstickers. Zo kun je van te voren kartonnetjes printen met jouw design of de nodige logo’s en print je op de registratiebalie van het evenement de naamstickers voor de badges. Lees verder voor nog meer tips om je badge printing proces te optimaliseren.

Tip 1: Ga voor een naambadge ontwerp waarbij de naam en het bedrijf goed leesbaar zijn.

Leesbaarheid is een randvoorwaarde van goede naambadges. Dit is misschien een open deur maar je kunt je niet voorstellen hoe vaak dit nog steeds fout gaat. Onleesbare naambadges hebben helemaal geen nut en zijn alleen maar een kostenpost op je budget. Zorg er daarom voor dat het lettertype niet te klein is en dat er niet te veel informatie op de naambadge staat.

Staat er veel verschillende informatie op zoals naam, functie, bedrijf of land? Onderscheid dit dan door ruimte tussen de regels over te laten of bijvoorbeeld de naam dik te drukken. Bij naambadges geldt ‘less is more’ als de gouden regel. Je kunt beter minder informatie hebben die goed te lezen is, dan veel informatie die zorgt voor onleesbare badges.

Tip 2: Kies voor de zogenaamde butterfly badges of lanyards met twee haakjes.

Draaiende naambadges zijn natuurlijk vervelend, maar gelukkig bestaan hier oplossingen voor. Zo zijn er de butterfly badges die aan twee kanten geprint worden, zodat de badge nog steeds te lezen is als hij omdraait. Of gebruik lanyards met twee haakjes (één in elke hoek van de badge) zodat de badge niet kan omdraaien. Zo los je makkelijk en snel het probleem van de draaiende naambadges op.

En als je butterfly badges gebruikt, dan kun je de achterkant voor iets anders gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een sponsorlogo of ijsbrekervragen die je bezoekers op weg kunnen helpen met  netwerken.

Tip 3: Print van te voren de kartonnetjes met jouw ontwerp.

Laat van te voren kartonnetjes bedrukken (of gebruik dik papier) met bijvoorbeeld het sponsor logo of je eigen design. Heb je voor het evenement geen specifieke sponsoren? Dan kun je een eigen design maken dat je kunt hergebruiken voor andere evenementen en in grotere aantallen kunt bestellen. Dat is duurzamer en bespaart geld.

 

Tip 4: Print de naamstickers ter plekke.

Gebruik tijdens jouw evenement een systeem dat de naamstickers ter plekke print. Zo kun je altijd nog last-minute wijzigingen doorvoeren, en voorkom je dat je naambadges zult printen voor personen die niet op komen dagen. Gebruik goede, snelle printers die speciaal gemaakt zijn om badges te printen.

De Eventbrite onsite registration suite print bijvoorbeeld instant labels (je bent ongeveer vijf seconden bezig met de handeling: het aanvinken, uitprinten én opplakken). Zo voorkom je lange rijen aan de registratiebalie. Daarnaast zijn de printers ook gemakkelijk te vervoeren en naar je locatie mee te nemen.

Tip 5: Integreer je registratiesysteem met je badge printer.

Er bestaan veel verschillende systemen. Hoe maak je dan de juiste keuze? Het belangrijkste is dat het proces rondom het maken en printen van de badges soepel verloopt. Een goede doorlooptijd voorkomt rijen. Wanneer je het printen van je naambadges integreert met je registratiesysteem, zorg je voor zo min mogelijk handelingen.

Je maakt en print de badges dan in een handomdraai. Zo zorg je ervoor dat de badges doen waarvoor ze gemaakt zijn: het faciliteren van netwerken en verbeteren van de bezoekerservaring.

Wil je meer weten over de Eventbrite onsite registration suite? Neem dan contact op.