In een verzadigde markt moeten nieuwe evenementen hun waarde bewijzen om financiering te kunnen krijgen. En het klinkt misschien hard, maar zonder een sterk ondernemingsplan zal je geen draagvlak vinden.

Een ondernemingsplan helpt je te focussen op de missie en concrete doelen van het evenement. In je plan illustreer je het financiële potentieel van je idee en plan je de middelen en de operationele structuur die je nodig hebt om te presteren.

Of je nu een newbie of een gevestigde eventplanner bent, beschouw je zakenplan als de strategische visie op waar je binnen drie tot vijf jaar wilt staan met je evenement.

Lees verder om te ontdekken wat er moet worden opgenomen in je ondernemingsplan – en hoe je dit het beste kunt structureren.

Voorblad

De naam van je evenement moet duidelijk zichtbaar zijn op de kaft. Zorg dat in ieder geval hetvolgende terugkomt op het voorblad: de titel van het document (bijvoorbeeld, [Evenementnaam] Ondernemingsplan 2019-2022), de datum waarop het plan is geschreven, en je contactgegevens. Als je al een logo hebt, voeg dat dan ook toe.

Inhoudsopgave

Je inhoudsopgave moet de handleiding zijn waarmee iemand snel en gemakkelijk een idee krijgt van de inhoud van je ondernemingsplan. Gebruik cijfers en titels om de hoofdstukken aan te duiden en zorg ervoor dat eventuele subkoppen hier ook onder vermeld staan.

Samenvatting

De samenvatting is bedoeld om snel een goed overzicht van het evenement te krijgen. De samenvatting is in essentie eigenlijk een elevator pitch. Het fungeert als een introductie van jou en je evenement en laat de lezer weten waarom hij/zij tijd zou moeten nemen om verder in je plan te duiken.

De beste samenvattingen zijn één pagina lang – 2 op z’n hoogst – en zeker nooit meer dan 10% van de totale lengte van het plan. Hoewel deze samenvatting meteen aan het begin wordt geplaatst, is dit iets dat je pas aan het eind schrijft, als je je gehele plan klaar hebt. Zo weet je zeker dat je de allerbelangrijkste dingen noemt en de strategie nauwkeurig samenvat.

Je samenvatting moet het volgende bevatten:

  • Basisinformatie: waar staat het evenement voor en wanneer vindt het plaats?
  • Jouw missie: het doel van het evenement en wat de return on investment (ROI) is voor de stakeholders
  • Jouw achtergrond: informatie over jezelf (de bedenker van het evenement) en over de andere betrokkenen
  • Budget: de geschatte inkomsten en uitgaven
  • Businessplan-reviews: tijd die je vrij houdt om de voortgang van het evenement te bespreken

Hoofdstuk 1: Achtergrond

Dit gedeelte biedt je de mogelijkheid om te laten zien wie je bent en hoe jij uniek bent. Je kunt hier zaken delen zoals je achtergrond, geschiedenis en succesverhalen vanuit je verleden.

  • Wie ben je? Geef achtergrondinformatie over jou en het team achter het evenement en geef aan wat jouw relevante ervaring is. Aan welke evenementen heb je in het verleden gewerkt?
  • Achtergrond van het evenementen: als dit het eerste jaar van je evenement is, leg dan uit waar het idee voor het evenement vandaan kwam en geef eventuele historische informatie over het type evenement en het beoogde publiek. Voor bestaande evenementen beschrijf je gedetailleerd wanneer je evenement werd gelanceerd, waarom het werd opgericht, waar het werd gehouden, welke doelgroep het aantrekt en hoe het zich heeft ontwikkeld.

Zorg ervoor dat je alle belangrijke mijlpalen in dit hoofdstuk opneemt.

Hoofdstuk 2: Overzicht van het evenement

Het overzicht zet jouw missie, doelstellingen en doelmarkt uiteen. Hier wil je meer in detail treden over je evenement.

  • Missie: beschrijf het kerndoel van het evenement en wat je wilt bereiken in het jaar dat je evenement opvolgt. Je kunt verderop in het plan meer informatie geven over de lange-termijnvisie van jouw merk.
  • Voornaamste doelstellingen: definieer de doelstellingen en strategie voor het evenement en leg uit hoe die doelstellingen bijdragen aan het uitvoeren van de missie. Geef een gedetailleerd overzicht van de belangrijkste taken en resultaten die deze doelstellingen ondersteunen. Om jou en je team verantwoordelijk te houden, vermeld je tijdlijnen en wijs je teamleden toe aan elke opdracht.
  • Het evenement: beschrijf het evenement en het programma hier in meer detail. Geef een overzicht van de beoogde inhoud en beschrijf, voor bestaande evenementen, eventuele nieuwe plannen of ontwikkelingen.
  • Doelmarkt: detailleer je demografische doelgroep en specifieke ‘buyer personas’ als je die hebt. Geef voor bestaande evenementen een overzicht van je huidige publiek en geef aan welke mogelijkheden voor groei en ontwikkeling er zijn.
  • Voordelen voor stakeholders: geef informatie over wie de belangrijkste belanghebbenden zijn (sponsoren, investeerders, partners, enz.) en wat voor betrokkenheid zij zullen hebben. Hoe sluit de samenwerking met jou aan op hun strategieën?

Hoofdstuk 3: Ontwikkelingsplan

Je Ontwikkelingsplan is de plaats waar je groots kunt denken. Zet hier je langetermijn visie uiteen. Breng vervolgens je sterke punten onder de aandacht en verduidelijk hoe je jouw zwakke punten zult overwinnen.

  • Visie: beschrijf de langetermijnvisie voor het evenement en eventuele specifieke doelen, bijvoorbeeld om internationaal te lanceren of om een serie evenementen te franchisen.
  • Strategische ontwikkeling: schets je plan voor hoe het evenement er over drie tot vijf jaar uit zal zien. Hoe bereik je de belangrijkste doelstellingen? Wat is de tijdlijn en wie is verantwoordelijk voor het aansturen van de strategie en implementatie?
  • SWOT-analyse (sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen): identificeer de sterke en zwakke punten van je evenement, evenals de kansen en bedreigingen die het met zich meebrengt.
  • Risicofactoren: geef de lezer een indruk van de risico’s (eerste analyse) om te laten zien dat je hebt nagedacht over belangrijke onderwerpen zoals programma, financiën, uitvoer, reputatie, juridische risico’s, publiek en gezondheid en veiligheid. Laat zien hoe je deze risico’s gaat incalculeren en vermijden.

Hoofdstuk 4: benodigdheden voor het evenement

Als je eenmaal je visie kent, komen de details aan bod. Bepaal wat er nodig is om dit type evenement op te zetten wat locatie, diensten en vergunningen betreft.

  • Faciliteiten: maak een lijst van de faciliteiten die nodig zijn voor dit evenement op het gebied van locatie, accommodatie, catering en technische ondersteuning.
  • Diensten: Denk hierbij aan personeel, verkeersbeheer, gezondheid en veiligheid, beveiliging en medische ondersteuning.
  • Productie: Zet de benodigde productieapparatuur – zoals elektriciteit, hekken, podiumopbouw, geluid en verlichting – hier uiteen.
  • Juridisch en verzekeringen: Geef aan welke verzekeringen en vergunningen er nodig zijn voor je evenement.
  • Technologie: Maak een lijst van de technologie die je nodig hebt om je evenement succesvol te maken. Denk aan zaken als audio/visuele benodigden en entree technologie (kassa’s, ticketscanners).

Hoofdstuk 5: Marketing- en communicatieplan

Je plan wordt weliswaar steeds uitgebreider en langer, maar loop nu niet de kantjes ervan af. Je marketing- en communicatieplan is je routekaart voor de manier waarop je je evenement gaat promoten.

Als dit hoofdstuk niet goed is uitgewerkt, maakt het verder niet uit hoe indrukwekkend de rest van je plan is. Het is nou eenmaal zo dat niemand zal opdagen voor een fantastisch evenement als ze het bestaan ervan niet weten.

  • Positionering: bepaal wat je naar je publiek toe wilt communiceren. Dit is wat jouw merk onderscheidt van de rest. Stel jezelf de vraag: Wat wil je dat jouw toekomstige deelnemers voor zich zien als ze aan je evenement denken?
  • Product: geef aan wat het evenement de deelnemers biedt.
  • Prijs: Laat hier je prijsstrategie en verschillende deelnemersopties (tickettypes) zien.
  • Technologie: leg uit hoe je technologie gebruikt om meer tickets te verkopen of registraties binnen te halen.
  • Promotie: geef aan welke marketingtactieken je gaat gebruiken om jouw doelgroep te bereiken, zoals social media, betaalde advertenties, direct mail, gedrukte media en influencers.
  • Budget plan: Zorg voor een gedetailleerd overzicht van het budget voor de marketing van je evenement. Weet je niet waar je moet beginnen? Lees dan deze blog.

Hoofdstuk 6: Financieel plan en overwegingen

Een ondernemingsplan is niet compleet zonder een analyse van de financiën. Je moet de verwachte opbrengst van je evenement duidelijk maken – je omzet en verliezen.

  • Projecties van inkomsten en uitgaven: het is van essentieel belang om aan te tonen dat je evenement financieel rendabel en haalbaar is. Hoe wordt het evenement betaald? Identificeer inkomstenstromen zoals kaart- en standverkoop, (overheids)financiering, subsidies en sponsoring. Voeg gedetailleerde budgetten en cash flow projecties bij voor de periode van het plan. Gebruik dit werkboek om je te helpen bij jouw berekeningen.
  • Schatting van de economische impact: als jouw evenement groot is, wat is dan het voordeel voor de omgeving? Je kunt bijvoorbeeld deelnemers aantrekken die geld zullen uitgeven aan hotels, restaurants en andere diensten. Als het een kleiner evenement is, hoe ga je dan samenwerken met andere lokale bedrijven? Laat zien dat je kleine evenement een economische investering in de omgeving is.

Hoofdstuk 7: bijlagen

Voeg aanvullende informatie bij, zoals rapporten van derden, onderzoeksdocumenten, praktijk/beleidsregels en plattegronden van de locatie. Weet je niet zeker of je iets in de bijlage moet opnemen? Als je denkt dat de extra informatie de lezer zal helpen zijn/haar vragen te beantwoorden, neem het dan op.

Het schrijven van een sterk ondernemingsplan voor evenementen is de beste manier om het te valideren en je team en andere stakeholders met de neuzen dezelfde kant op te krijgen.

Geinspireerd geraakt? Ga aan de slag met je (eerste) evenement!