Wil je gratis registraties en inschrijvingen verwerken? De eerste stap is het opzetten van een registratiepagina of inschrijfformulier.

Maar als je enige doel met dit formulier is om inschrijvingen te verwerken, dan loop je kansen mis. Je inschrijfformulier dient namelijk drie belangrijke doelen:

  • Een middel voor je deelnemers om zich in te schrijven voor je evenement
  • Een van de eerste indrukken die mensen krijgen over jouw evenement en merk
  • Een hulpmiddel voor het verzamelen van cruciale data voor je organisatie en eventplanning

Het is daarom erg belangrijk dat je het juiste type inschrijfformulier kiest, zelfs als je op zoek bent naar een gratis optie. Zonder de juiste tool wordt het erg lastig om de benodigde gegevens te verzamelen en je evenementen en organisatie te laten groeien.

Wat nog belangrijker is, is dat je het risico loopt om potentiële inschrijvingen te verliezen. Als het proces gebrekkig of gewoon te moeilijk is, zullen mensen het al snel opgeven.

Het goede nieuws is dat er online registratie- en inschrijfformulieren bestaan die gratis te gebruiken zijn én speciaal ontworpen zijn voor evenementen. Start direct met de gratis online registratiesoftware van Eventbrite, of blijf lezen om erachter te komen hoe je inschrijfformulieren het beste kunt inzetten voor je evenement.

Verzamel de juiste informatie via je online inschrijfformulier

De informatie die jij verzamelt wanneer mensen zich registreren, helpt je bij jouw marketingplanning en uitvoering van je evenement.

Het kan verleidelijk zijn om tientallen vragen te stellen om meer te weten te komen over jouw deelnemers en met de meeste tools en online formulieren is het vrij eenvoudig om velden toe te voegen en gegevens te verzamelen.

Maar te veel vragen stellen is juist een grote vergissing. Onderzoek toont aan dat elke stap die je toevoegt aan een inschrijfformulier direct resulteert in een daling van het aantal mensen dat het hele proces doorloopt (en dus een daling van de verkoop). Houd daarom je formulier kort.

Voordat je begint met het opzetten van jouw online formulier, kun je het beste tijd nemen om een duidelijk beeld te krijgen van welke informatie je precies van je deelnemers nodig hebt. Er zijn bepaalde velden die je echt nodig hebt: hun naam, creditcardgegevens, e-mailadres en mogelijk ook hun telefoonnummer. Maar heb je informatie over hun interesses of social media-gedrag nou écht nodig?

Dit soort informatie kan zeker van pas komen in je marketing en communicatie, maar overweeg om het later op een andere manier te stellen, bijvoorbeeld via een e-mailonderzoek of poll op social media.

Houd een oogje in het zeil

Als je een registratiesysteem gebruikt is de kans groot dat je een overzicht met statistieken van je inschrijvingen kunt terugvinden. Misschien ontvang je zelfs een e-mail wanneer een nieuwe persoon zich aanmeldt.

Maar niet elk systeem of formulier genereert automatisch bijgewerkte rapporten. Hoe beter de rapportagefunctie van jouw online registratietool, hoe meer voordeel je kunt halen uit de gegevens die je verzamelt. Eventbrite klanten hebben bijvoorbeeld toegang tot real-time rapporten die het volgende laten zien:

  • Aantal paginaweergaven – zodat je weet hoeveel mensen naar jouw evenement hebben gekeken.
  • Grafieken die laten zien hoeveel deelnemers zich in de loop van tijd hebben ingeschreven
  • Geografische kaarten die weergeven waar je registranten vandaan komen

Al deze informatie kan je helpen bij het verfijnen van jouw marketing en planning. Bijvoorbeeld: als je vanuit de gegevens kunt opmaken dat je meeste registranten van buiten de stad (of zelfs verder weg) komen, kun je reis- en hotelinformatie opnemen in je marketinguitingen. Je zou zelfs kunnen samenwerken met een luchtvaartmaatschappij of een lokaal hotel om deelnemers speciale deals te bieden.

Met zoveel dingen waar je aan moet denken wanneer je iets organiseert, is het zeker de moeite waard om eens onderzoek te doen naar een goed systeem. Het lijkt een hele uitdaging maar uiteindelijk zul je er erg veel baat bij hebben, omdat het je erg veel tijd kan besparen en kan helpen met het binnenhalen van meer inschrijvingen.

Ben je opzoek naar een registratieplatform, waarmee je snel en gemakkelijk aan de slag kunt? Maak je volgende evenement dan nu aan via Eventbrite. Eventbrite heeft alles wat je nodig hebt om snel en gemakkelijk aan de slag te kunnen, met vele gratis features. Het systeem kan gratis gebruikt worden voor gratis evenementen. Je kunt de servicekosten ook doorberekenen aan je deelnemers, zo betaal je helemaal niets.