Een proeverij met wijn of gedistilleerde dranken betekent voor je deelnemers vaak achterover leunen en ontspannen terwijl ze het een en ander leren over hun favoriete drankjes. Maar er komt meer kijken bij het hosten van een succesvolle proeverij dan alleen het regelen van drank.

Ontdek wat er nodig is om je wijn-liefhebbend gezelschap samen te brengen voor een leuk avondje uit. Met behulp van deze checklist vergeet je niets te regelen.

1. Bepaal de doelstellingen van je proeverij

Wil je voor de lol een proeverij organiseren of heb je een zakelijk doel voor ogen? Je antwoord op deze vraag zal bepalen hoe je verder gaat met de organisatie van je evenement. 
Een wijnmakerij of distilleerderij die nieuwe klanten wil aantrekken, kan bijvoorbeeld een proeverij gebruiken om hun e-maillijst te vergroten of meer omzet te draaien. Een non-profitorganisatie die een proeverij organiseert, heeft echter het doel om fondsen te werven.

Zodra je je doel hebt bepaald, kun je beginnen met het bepalen en opstellen van de details daaromheen, zoals je budget.

2. Stel een gedetailleerd budget samen voor je proeverij

Sommige wijn- en bierproeverijen zijn relaxed en casual. Andere proeverijen zijn meer formeel en high-end. Welke vorm je ook kiest voor je proeverij, alcohol is duur – en dat is nog maar het eerste line-item op je budget. Op proeverijen verwachten mensen dat er iets te eten geserveerd wordt en je hebt een locatie en personeel nodig om dit te serveren.

Begin met het aantal mensen dat je proeverij bij zal wonen. Dit zal je helpen vast te stellen hoeveel mensen je nodig hebt qua personeel en welke ruimte je nodig hebt. Je zult ook rekening moeten houden met kostenposten zoals decoratie en marketing.

Zodra je een ruwe schatting hebt van wat het evenement gaat kosten, stel je een doel vast met betrekking tot de winst die je hoopt te gaan maken. Die twee cijfers zullen je helpen om te bepalen wat je in rekening gaat brengen voor kaartjes. Houd er rekening mee dat je prijs ook moet overeenkomen met de kwaliteit en waarde van je evenement. Met andere woorden, als je €80 per persoon rekent, moet je een aantal luxe wijnen of gedestilleerde dranken in je selectie hebben, en zorgen voor meer verfijnde gerechten en inrichting.

Lees dit artikel voor meer informatie over het opstellen van een eventbudget.

3. Kies een datum, plaats en locatie voor je proeverij

Het succes van jouw wijnproeverij hangt van een aantal factoren af, maar waar en wanneer het plaatsvindt, behoren tot de allerbelangrijkste. Kijk goed naar de kalender bij het kiezen van een datum en tijd. Zijn er die avond andere dingen gaande die kunnen conflicteren met je evenement? Zijn er die maand feestdagen die mensen bezig kunnen houden of waardoor mensen de stad uit trekken?

Als je naar een locatie op zoek gaat, kies dan een plek die gemakkelijk te vinden en gemakkelijk te bereiken is. Je locatie moet ook aansluiten bij het thema van je evenement. Een Mexicaans restaurant is misschien de perfecte setting voor een tequila-proeverij, maar niet per se de beste locatie om whisky te proeven.

4. Zorg voor deskundig inzicht

Als je geen deskundige bent op het gebied van wijn of gedistilleerde dranken, is een ander belangrijk punt op je checklist het inhuren van een sommelier of een andere deskundige. Die persoon kan je helpen bij het selecteren van wat je bij de proeverij moet serveren, en je kunt hem/haar ook vragen het evenement te leiden en vragen van deelnemers te beantwoorden.

Als je budget beperkter is, neem dan contact op met een lokale distilleerderij of wijnmakerij en vraag of ze iemand kunnen sturen om een praatje te houden. Veel bedrijven zullen aanbieden om dit gratis te doen als ze daarmee hun merk kunnen promoten aan je deelnemers.

Voor wat betreft welke wijnen en/of gedistilleerde dranken je zou kunnen selecteren en hoeveel je van plan bent te gaan serveren; jouw doel moet zijn om een mooie verscheidenheid aan drankjes aan te bieden.

  • Sterke drank: Kies een aantal bekende merken, één of twee high-end selecties, en één of twee limited edition samples.
  • Wijn: Kies een thema op basis van stijl, regio of vintage. Of kies voor een blinde proeverij zodat je gasten de wijn écht kunnen proeven zonder beïnvloed te worden door labels en merken.

Probeer als het om hapjes gaat de dingen simpel te houden. De meeste proeverijen bieden kleine hapjes zoals kaas, fruit, charcuterie of chocolade als aanvulling op de selectie dranken. Wat je ook kiest, zorg dat je ook voldoende water bij de hand hebt, zodat gasten de smaak kunnen wegspoelen tussen proeverijen door en ze gehydrateerd blijven.

5. Promoot jouw proeverij online met behulp van een solide marketingstrategie

Zodra je de details van jouw proeverij hebt bepaald, is het tijd om je evenement aan te kondigen. Social media kan zeer effectief zijn. Je kunt ook adverteren in lokale kranten, online of in gedrukte vorm, en je partners en de wijn- of drankmerken vragen om het ook te promoten.

Lees hier hoe je gratis je bereik op social media kunt vergroten of download deze gratis gids met alles wat je moet weten over social media.

6. Dek jouw wettelijke basis en zorg voor de veiligheid van je gasten

Alcohol en veiligheid moeten hand in hand gaan, wat voor evenement je ook organiseert. Je moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat je over de juiste vergunningen beschikt en dat jouw deelnemers wettelijk meerderjarig zijn als ze drinken. Zorg er ook voor dat jouw gasten niet te veel drinken. Probeer ze met kleine hoeveelheden aan te moedigen het rustig aan te doen.

Bonustip: Om pro-actief te promoten dat je gasten niet in de auto stappen na het evenement, kun je Uber- of taxi kortingscodes aanbieden.

7. Maak het gasten gemakkelijk om zich online in te schrijven voor je proeverij

Zorg ervoor dat het gemakkelijk is voor mensen om een kaartje te kopen of zich online in te schrijven. Het intuïtieve check-out proces van Eventbrite maakt het geïnteresseerde mensen makkelijk om deel te nemen aan je evenement. Daardoor verkoop je meer kaartjes.

Meld je vandaag nog aan en begin direct met de verkoop van kaartjes voor jouw proeverij.