Korte rijen en schone toiletten zijn misschien niet de belangrijkste redenen voor mensen om naar je festival te komen. Maar let op: dit soort details bepalen wel de uiteindelijke ervaring van je bezoekers en dus ook het succes van je evenement. En als het op het plannen van een festival aankomt, dan telt elke kleine logistieke beslissing.

Een feilloze planning voor je festival

De kleine details zijn dus belangrijk. Zorg ervoor dat bezoekers niet worden afgeschrikt door een slechte ervaring met jouw evenement en gebruik deze vijf belangrijke stappen om een feilloos festival te plannen.

1. Visualiseer het terrein met een gedetailleerde kaart van de locatie

De eerste stap in de logistieke planning van je locatie is het maken van een gedetailleerde kaart op schaal van het hele terrein. Deze kaart geeft niet alleen aan waar elk verkooppunt, elk podium en elk toilet moet staan, maar ook waar er extra ruimte is of een veilige plek om contant geld en andere waardevolle zaken te bewaren. Loop eens langs de plekken waar je de belangrijkste attracties op verschillende tijden van de dag verwacht. Zorg ervoor dat doorgangen en ruimten groot genoeg zijn om de verwachte drukte aan te kunnen. En stel vervolgens een back-up plan op voor het geval de verkeersstroom je verrast en een knelpunt veroorzaakt.

Houd er rekening mee dat verkopers en artiesten hun eigen ingangen moeten hebben om spullen naar binnen en buiten te brengen. Backstage, keukens, laadstations (alle onzichtbare delen van het festival) moeten ook zorgvuldig worden gepland.

2. Breng de looproutes in kaart

De grootste drukte en langste rijen zullen zich hoogstwaarschijnlijk aan de ingang voordoen. Breng ook hier de verkeersstroom in kaart, van het parkeerterrein of de bushalte, tot de ingangen naar de verkooppunten en verschillende podia.

Bedenk van tevoren een strategie om de grootste drukte het hoofd te kunnen bieden. Bedenk hoeveel mensen je nodig gaat hebben en hoe je dat aantal aan de hoeveelheid bezoekers zult aanpassen. Zorg ervoor dat je verschillende looppaden herkenbaar afzet om zodoende probleemloos naar je entree te leiden. En zorg dat de veiligheidscontrole vóór het scannen van tickets plaatsvindt: tassen controleren duurt langer dan tickets controleren.

Kruip in de huid van je bezoekers om het hele proces vanuit hun gezichtspunt te doorlopen. Wat zou het voor jou gemakkelijker maken? Zou je het handig vinden een container te hebben waar je verboden middelen op een discrete manier kunt weggooien? Wat denk je van een klantenservicebalie net achter de ingang om je in de juiste richting te sturen?

Vergeet ook niet om aan een aparte, snellere ingang voor VIP-bezoekers te denken. Je hebt ook een proces nodig om onderscheid te maken tussen fans die een of meerdere dagen op je festival aanwezig zullen zijn. Daarvoor kun je de speciale RFID-polsbandjes gebruiken.

3. Coördineer vrijwilligers en personeel op locatie

Een essentieel onderdeel in de planning van een feilloze festivalervaring is het personeel bij de entree en op de klantenservicebalies op het festivalterrein. Nadat je vrijwilligers hebt opgetrommeld of gedelegeerd personeel hebt aangeworven, kun je een gevoel van samenwerking bevorderen door te vertellen hoe iedere persoon bijdraagt aan het succes van het festival. Bedeel dan specifieke taken aan iedere medewerker toe om verwarring op de dag zelf te voorkomen.

Wijs specifieke teamleden aan om polsbandjes, ID’s en tassen te controleren zodat de rijen in beweging blijven. Stel mensen aan die er bij de ingang voor zorgen dat mensen in de juiste rij staan en hun id’s of tickets bij de hand hebben. Laat een vertrouwde medewerker waardevolle items zoals RFID-armbanden en VIP-lanyards uitdelen en bewaren. Kies een andere medewerker die ervaring heeft met je event technology om problemen bij de ingang op te lossen.

En vergeet zeker de beveiliging niet wanneer je taken en verantwoordelijkheden aan je festivalpersoneel toewijst. Zorg ervoor dat het beveiligingspersoneel precies weet hoe en waarnaar ze moeten zoeken. Belangrijker nog, zorg dat je voldoende beveiligingspersoneel hebt. Mensen die over de hekken klimmen, betekenen niet alleen minder inkomsten, het kan ook te druk worden op je locatie wat weer tot gevaarlijke situaties kan leiden.

4. Gebruik de juiste scanapparatuur

Naast getrainde, gemotiveerde medewerkers, hangt je logistieke succes af van de juiste apparatuur en het vermogen om die goed te gebruiken. Je scanapparatuur moet snel een groot aantal bezoekers aan de ingang kunnen verwerken. En als je Eventbrite gebruikt, kun je de Organizer-app gebruiken om bezoekers te scannen met een mobiel apparaat.

Zorg ook voor betrouwbare wifi op plaatsen waar bezoekers zullen samenkomen, zoals picknickzones. Zo weerhoudt niets hen ervan op social media over je festival te posten terwijl ze even pauze nemen. Zorg ervoor dat je een directe stroombron hebt voor je apparatuur en wifi, en een back-up voor het geval de eerste uitvalt.

5. Wees flexibel met je planning op de dag van het festival

De dag van je festival is eindelijk aangebroken, maar er is nog genoeg te doen. Doe een snelle last-minute update met je vrijwilligers over de werking van de apparatuur en indeling van het evenement. Loop over het hele terrein om te controleren dat apparatuur is opgeladen en volgens plan is opgesteld. Zorg dat nooduitgangen niet worden geblokkeerd en bespreek het rampenplan met je personeel.

Blijf in de loop van de dag belangrijke statistieken volgen zoals check-ins, ticketverkoop aan de ingang en het totaal aantal aanwezige bezoekers. Als je de statistieken in real time volgt, kun je jouw strategie aanpassen, personeel ergens anders inzetten of verkeersstromen omleiden.

Meer tips nodig?

Zorg dat al deze logistieke aspecten zijn uitgestippeld en profiteer van een leuk, probleemloos festival waar je fans de rest van het jaar vol enthousiasme over zullen praten. Voor meer tips over het plannen van een festival, bekijk dit Draaiboek: hoe je veelvoorkomende festivalfouten vermijdt.