Iedereen die een evenement heeft georganiseerd weet het: het is vaak stressen en er gebeuren vrijwel altijd onverwachte dingen. Snel een oplossing vinden is dan makkelijker gezegd dan gedaan. En als er problemen zijn bij de entree van je evenement, wil je die al helemaal snel de wereld uit helpen. Je entree is immers het eerste wat je bezoekers zien van jouw evenement.

Het internet valt bijvoorbeeld opeens uit, waardoor de WiFi het niet meer doet. Het weer werkt niet mee, of er komen zoveel bezoekers tegelijk dat je scanpersoneel het tijdelijk niet aankan. Het kan zelfs gebeuren dat je last-minute je hele evenement naar een andere datum moet verschuiven. Heb jij met één van deze problemen te maken? Dan is het zaak om het hoofd koel te houden en te zoeken naar de beste oplossing. Er is geen reden tot paniek als je deze tips van het Field Ops-team van Eventbrite goed onthoudt.

Probleem 1: Er is geen stroom

Als de stroom uitvalt, heb je daar uiteraard niet alleen last van bij de entree, maar op je hele terrein. Maar voordat je tijd hebt gehad om je noodaggregaat in te schakelen staan je bezoekers al in de rij om naar binnen te kunnen. Geen zorgen, het scannen van tickets kan gewoon doorgaan. De meeste scanapparaten (in ieder geval die van Eventbrite) werken op batterijen en kunnen dus blijven scannen. Scan je met een mobiele telefoon? Regel dan zoveel mogelijk powerbanks als je kunt, de meeste van je personeelsleden zullen er wel eentje bij zich hebben. Zo kun jij het wel een paar uurtjes uitzingen zonder stroom.

Probleem 2: Er is geen internet

Geen stroom of geen internet betekent dat de WiFi ook niet werkt, waardoor de scanapparaten niet meer met elkaar en met het centrale registratiesysteem communiceren. Hoewel er gelukkig dus nog wel gescand kan worden, levert de afwezigheid van WiFi een ander probleem op: zolang de WiFi uit de lucht is, zouden tickets die al gescand zijn bij andere scanpoorten weer opnieuw kunnen worden aangeboden. De kans dat dit wordt geprobeerd is kleiner wanneer de bezoekers niet weten dat je WiFi (tijdelijk) uit de lucht is.  Zorg dus dat je je scanpersoneel goed instrueert om zo min mogelijk te laten merken. Als je met de Eventbrite Organizer-app werkt zal het systeem automatisch weer synchroniseren zodra de scanapparaten weer verbonden zijn met internet.

Probleem 3: Het weer is bar en boos

Als je scanapparaten van Eventbrite hebt gehuurd, is dat een hele zorg minder. Voor het scannen maakt het niet uit hoe slecht het weer is, onze scanapparaten kunnen wel tegen een stootje. Ze zijn gemaakt van robuust, industrieel materiaal en vallen niet uit als het heel warm of heel koud is. Ze zijn bovendien waterdicht. Heb je geen scanapparaten van Eventbrite en weet je niet zeker of je apparaten waterdicht zijn? Als het goed is heb je een overkapping geregeld voor je entree, zodat eventueel slecht weer hier minder invloed op heeft.

Probleem 4: De batterij van je scanapparaat is leeg

Na urenlang non-stop scannen, is de batterij van je scanapparaat uiteindelijk wel leeg. Zorg voor back-uptelefoons, extra scanapparaten of powerbanks zodat je direct weer door kan gaan.  Werk je met de Eventbrite Organizer-app? Die kun je makkelijk op Android en iPhones installeren. Even installeren op een mobiele telefoon met batterij, inloggen op jouw account en je kan meteen weer door.

Probleem 5: Te weinig personeel

Hoewel je het aantal verkochte tickets natuurlijk goed in de gaten hebt gehouden, is het precieze verloop van je bezoekersstroom lastig te voorspellen. Er kan iets gebeuren waardoor er ineens veel meer mensen tegelijk naar binnen willen dan waar je op had gerekend, zoals een voorspelde regenbui of aangekondigde werkzaamheden later op de dag. Zoals hierboven al gezegd, is het met de Eventbrite Organizer app geen probleem om snel wat extra scanapparaten en scanpersoneel in te zetten, ook als alle scanapparaten al in gebruik zijn. Zo kun je de rijen wegwerken en ervoor zorgen dat bezoekers snel naar binnen kunnen om van jouw evenement te genieten.

Probleem 6: De entree moet ergens anders neergezet worden

Er kan iets gebeuren waardoor je onverwacht de entree moet verplaatsen naar een andere plek, bijvoorbeeld omdat de veiligheid voor de bezoekers dit vereist. Dat is vervelend, maar voor het scannen van de tickets met de Eventbrite Organizer-app is het in ieder geval geen probleem. Het scannen is niet locatiegebonden en gebeurt draadloos. Zorg wel dat er WiFi is zodat de tickets goed synchroniseren met de scanapparaten.

Probleem 7: De datum van je evenement wordt verplaatst

Nog zoiets dat je niemand toewenst: omstandigheden dwingen je om de datum van je evenement op te schuiven, terwijl je al aardig wat tickets verkocht hebt. Natuurlijk is het van groot belang om deze nieuwe datum zo goed mogelijk naar je publiek te communiceren en een refundbeleid op te zetten. Maar voor ticketkopers die ook op de nieuwe datum graag naar je evenement komen, is er geen enkel probleem als je met de Eventbrite Organizer-app scant. Je kunt de datum en tijd van je evenement eenvoudig aanpassen in de Eventbrite Organizer. Het scannen van al verkochte tickets kan op de nieuwe datum gewoon doorgaan.

Als het lijkt alsof alles om je heen instort, behoud jij de controle met een professionele entree waar het scannen van tickets altijd doorgang kan vinden. Er kunnen zich problemen voordoen, maar die zijn vrijwel altijd op te lossen. Gaat het toch goed mis? Zorg dat je een proactief communicatieplan hebt klaarliggen dat met iedere calamiteit rekening houdt.