Je bent samen met je sales- en marketingteams bezig met het uitrollen van talloze strategieën om je organisatie vooruit te helpen. Maar een van de meest effectieve strategieën om echt connecties op te bouwen met prospects en persoonlijke relaties tot stand te brengen, wordt vaak overgeslagen. Namelijk, live evenementen.

 Slechts 21% van de organisatoren in België en Nederland zei in 2018 evenementen te organiseren om nieuwe klanten binnen te halen (bron: Eventbrite trendrapport voor de evenementenbranche 2019).

En dat is ook begrijpelijk. Er gaat vaak behoorlijk wat tijd en geld zitten in de organisatie van zo’n evenement. Je wilt zoveel mogelijk nieuwe prospects binnenhalen voor je organisatie. Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan.

Als je evenement geen concrete prospects en meetbare resultaten oplevert is dat nadelig voor je omzet ook al hebben mensen het naar hun zin gehad. Met andere woorden: is al die tijd, geld en moeite die je aan een evenement besteedt in juiste verhouding met de voordelen die je eruit haalt? 

Om erachter te komen of je investering in het evenement genoeg leads opbrengt, moet je eerst concrete doelen stellen. Deze vormen de basis van je evenement. Ook gebruik je ze om je Return on Investment (ROI) te meten. 

Hier lees je hoe je dat kunt aanpakken.

Stel meetbare doelen

‘Leads genereren’ en ‘prospects zoeken’ zijn geen duidelijke doelen. Maak ze specifieker: Hoeveel nieuwe prospects heb je nodig om je evenement succesvol te kunnen noemen? Is er een bepaalde doelgroep die je wilt bereiken? Als je bedrijf bijvoorbeeld IT software en -services verkoopt, kun je op elk evenement dat je organiseert proberen een x aantal nieuwe prospects uit die sector te winnen.

Je kunt je doelen specifieker maken door aan elke nieuwe prospect of lead een waarde toe te wijzen. Als de gemiddelde lead € 100 waard is en de organisatie van het evenement je € 5000 kost, moet je 50 leads voorbrengen om je kosten te dekken en break even te draaien. Maar break even is niet genoeg. Als het om ROI gaat, bereken je of het evenement je investering waard is geweest. Je gaat dus berekenen hoeveel extra (winst) je overhoudt. Je kunt dan dus het best 150 nieuwe leads als doel stellen.

Bepaal het format van je evenement: online of offline

Online evenementen zoals webinars en live streams worden steeds populairder.

Dit omdat je met online evenementen op een schaalbare manier meer mensen kunt bereiken. Je hoeft geen rekening te houden met geografische barrières of het aantal m² van een locatie, dus eigenlijk is de grootte van je publiek onbeperkt. Bovendien zijn online evenementen vaak veel goedkoper. 

Fysieke evenementen blijven echter erg belangrijk. Uit onderzoek is gebleken dat meer dan drie op de vier millennials liever geld uitgeeft aan een ervaring of evenement dan aan iets materieels. Daarnaast gaat netwerken face-to-face zoveel gemakkelijker dan digitaal.

Je kunt de twee formats ook combineren. Versterk bijvoorbeeld je live evenement door een deel ervan te livestreamen op een online platform. Op die manier bereik je leads zowel persoonlijk als online.

Follow up via e-mail

De stress die bij de organisatie van je evenement komt kijken is vaak groot, dus waarschijnlijk wil je na afloop lekker achterover leunen en helemaal niets doen. Maar er staat je nog één belangrijke taak te wachten: de follow up.

De communicatie na het evenement is even essentieel voor het onderhouden van je klantrelatie als het evenement zelf. Met een korte mail (of een bedankkaartje) laat je ze weten dat je hen serieus neemt en geef je ze dat laatste zetje dat ze nodig hebben om de volgende stap te zetten.

Als je e-mails uitstuurt kun je jouw campagne zo instellen dat de e-mails alleen verstuurd worden naar mensen die ook echt op het evenement aanwezig waren. Je kunt ook een aparte e-mail sturen naar prospects die je evenement niet konden bijwonen om ze uit te nodigen voor je volgende evenement.

Door je systemen goed in te stellen, kun je e-mails nog vóór je evenement klaarzetten zodat het uitsturen hiervan allemaal automatisch verloopt en relaxen na de afloop wel bovenaan je lijstje blijft staan.

Meet je doelen en bereken je ROI

Je stopt heel wat tijd in de voorbereiding van je evenement, dus zorg dat dit niet voor niks is geweest. Na afloop van het evenement is het tijd om je doelen te meten en te kijken of het evenement je investering (ROI) waard is geweest. Maatstaven die je kunt gebruiken:

  • Het aantal belangrijke bezoekers/organisaties
  • Totaal aantal geregistreerde bezoekers en hun totale waarde
  • Feedback en enquêtes

Evenementen kunnen een erg effectieve manier zijn om nieuwe klanten binnen te halen. Maar je kunt pas met zekerheid zeggen dat het je investering waard was als je meetbare doelen hebt opgesteld en je daadwerkelijke ROI hebt berekend. Zorg dus dat je een solide strategie hebt, de rest volgt vanzelf. Ben je op zoek naar nieuwe manieren om prospects te bereiken? Maak dan vandaag nog je evenement aan via Eventbrite.