Barcodes bestaan al decennialang. We beschouwen ze als vanzelfsprekend op een pak melk of een blik soep. Maar nu is er een vergelijkbare code, de QR-code (quick-response), die verder reikt dan boodschappen en consumentenproducten. Je ziet ze nu overal – die zwart-witte vierkantjes vol pixels in tijdschriften, brochures en zelfs op onze telefoon.

Digitale QR-codes zijn afhankelijk van twee stukjes technologie:

  • De camera van het apparaat, die als scanner dient bij het uitlezen van een QR-code
  • Een app die deze afbeelding omzet in bruikbare informatie door de code te lezen

Het is logisch dat QR-codes op onze telefoons en andere apparaten terecht zijn gekomen. Tegenwoordig grijpt iedereen naar zijn of haar smartphone wanneer we snel informatie willen over een bepaald onderwerp, en de meeste smartphones hebben een ingebouwde QR-lezer die geïntegreerd is in de camera.

En dat brengt ons bij evenementen.

QR-codes zijn er niet alleen om je evenement high-tech te laten lijken. Ze hebben een hoop praktische mogelijkheden voor evenementorganisatoren.

Hoe kun je QR-codes gebruiken voor je evenement?

QR-codes ondersteunen je evenement vanaf de marketing- en planningsfase tot op het evenement zelf. Hier zijn enkele praktische toepassingen:

  • In drukwerk: Gedrukt materiaal raakt al snel verouderd. Misschien had je de brochure of flyer voor je evenement al ontworpen en afgedrukt voordat je het programma, de sprekers of artiesten had vastgelegd. Door een QR-code op je gedrukte materiaal te plaatsen, geef je bezoekers eenvoudig toegang tot up-to-date informatie. Ze kunnen gewoon de QR-code scannen om toegang te krijgen tot het meest recente programma van je evenement.
  • Op reclame van groot formaat: Als je jouw evenement promoot op een billboard, bus of trein, zorg je er met een QR-code voor dat mensen snel meer informatie kunnen ophalen. De advertentie prikkelt de nieuwsgierigheid. De QR-code brengt ze naar je website.
  • Om inchecken sneller te laten verlopen: Versnel het inchecken op je evenement met QR-codes op papieren of elektronische tickets. Elke deelnemer heeft een unieke QR-code zodat je gemakkelijk kunt zien wie er binnen is en zo ticketfraude kunt voorkomen.
  • Op naambadges van deelnemers: Met een QR-code op naambadges kunnen bezoekers eenvoudig contactgegevens uitwisselen door de code met hun smartphone te scannen. Dit moderne alternatief voor visitekaartjes vergemakkelijkt het netwerken op B2B- en andere soorten evenementen.
  • Om het spelelement aan je evenement toe te voegen. QR-codes worden ook gebruikt voor gamification doeleinden. Zet bijvoorbeeld een speurtocht op waarbij je verschillende posters door je hele locatie hangt met opdrachten, waar QR-codes opstaan die je kunt scannen om aanwijzingen te krijgen.

Hoe maak je QR-codes aan voor je evenement?

Nu we je enthousiast hebben gemaakt over de mogelijkheden van QR-codes, wil je vast weten hoe het aanmaken van deze codes precies in zijn werk gaat. QR-codes genereren is eigenlijk heel eenvoudig. Het kan op drie manieren:

  • Om een QR-code te maken die mensen naar een webadres stuurt, gebruik je een URL-verkorter zoals bit.ly of goo.gl. Zodra je de verkorte link hebt, voeg je gewoon .qr toe aan het einde. Er verschijnt meteen een QR-code op het scherm. Druk de code af of maak een screenshot en voeg deze vervolgens toe aan al je marketingmateriaal.
  • Om een QR-code te maken waarmee je mensen kunt inchecken, gebruik je ticketing- of registratiesoftware zoals Eventbrite. Wanneer mensen zich voor je evenement registreren, wordt onmiddellijk een QR-code gegenereerd als ticket. Vervolgens kun je de gratis Eventbrite Organizer-app gebruiken om ze met behulp van de QR-code in te checken.
  • Om een QR-code te maken die net wat meer aangepast is naar je merk en wensen (bijvoorbeeld met logo’s of kleuren) kun je op heel wat websites terecht. Bijvoorbeeld via gratisqrcode.nl. Op sommige websites kun je zelfs een QR-code aanmaken waarvan je de link later kunt aanpassen. Dit kan handig zijn wanneer je de website url nog niet hebt maar de brochures met de code al wel naar de drukker moeten. Let op, je moet dan vaak wel een account aanmaken waarin je QR-code wordt bewaard en je later de link kunt aanpassen.

Hoe je ook QR-codes aanmaakt voor je evenement, er zijn een paar best practices waar je rekening mee kunt houden voor de beste resultaten.

Tips en best practises voor QR-codes op je evenement

  • Test de code: Test je QR-code altijd om te controleren of deze wel werkt. Controleer of de code juist wordt gescand en de gebruiker naar een logische plek leidt.
  • Mobiel gebruik staat voorop: Zorg dat de landingspagina voor mobiel is geoptimaliseerd. Dit omdat je publiek sowieso via een smartphone op je webpagina terecht komt. Het zou zonde zijn als je die bezoekers verliest doordat je website onleesbaar is op mobiel.
  • Voeg voor de zekerheid een URL toe: Als iemand geen QR-code lezer heeft en op een andere manier toegang wil krijgen, is het fijn als ze ook een (liefst zo kort mogelijke) URL op je brochure of poster kunnen vinden.
  • Houd de link actief: Je gebruikt de QR-code misschien om mensen naar je eenmalige evenement te halen. Maar als de code op een t-shirt, poster of ander ‘permanent’ object komt te staan, is het belangrijk dat de URL ook permanent is. Je kunt bijvoorbeeld de informatie op de pagina veranderen om je volgende evenement te promoten of foto’s van het evenement te laten zien. Als alternatief kun je dus ook een QR code aanmaken waarvan je de link kunt veranderen.

Helemaal overtuigd van QR-codes? Maak je evenement aan op Eventbrite om QR-codes te genereren voor je tickets en je evenement te professionaliseren.