Een evenement organiseren kost veel tijd en moeite. Het meten van je investeringsrendement(ROI oftewel Return on Investment) is daarom erg belangrijk. De ROI beoordeelt hoeveel waarde je haalt uit het evenement ten opzichte van alle tijd, geld en resources die je erin hebt geïnvesteerd. Als je op de middelbare school geen ster was in wiskunde, maak je dan vooral geen zorgen. Het gaat hier niet om lastige vergelijkingen.

Stel je doelen vast

Er zijn veel verschillende manieren om te meten hoe succesvol je evenement is geweest. Het belangrijkste onderdeel hiervan is het bepalen van je doelen. Noteer de redenen waarom je het evenement organiseert. Is het om winst te maken door middel van het aantal verkochte tickets? Om je merk te bouwen? Om een nieuw product te lanceren? Verkoop of gekwalificeerde leads te genereren? Nieuwe werknemers of partners aan te trekken? Nieuwe medewerkers op te leiden of juist bestaande medewerkers te motiveren? Probeer je primaire doelstelling vast te stellen en bepaal vervolgens twee secundaire doelstellingen. Als je bijvoorbeeld een fondsenwerving evenement organiseert, is je primaire doel geld inzamelen, maar ook wil je het bewustzijn vergroten over de organisatie en de goede doelen die je ondersteunt.

Voeg statistieken toe aan ieder doel

Om te kunnen meten hoe goed jouw evenement heeft gepresteerd bij het bereiken van elk doel, moet je er iets meetbaars aan toevoegen. Zorg er dus voor dat je jouw doelen kwantitatief maakt. Als jouw primaire doelstelling het opbouwen van merkbekendheid is, kun je bijvoorbeeld bijhouden hoeveel mensen het evenement bezoeken, hoeveel persaandacht er is en hoevaak je op social media wordt genoemd. Wellicht is het ook interessant om de verandering in je net promoter score (NPS) na het evenement te checken.

In principe gaat deze stap om het definiëren van succes vanuit jouw oogpunt. Vergeet niet steeds dezelfde punten te gebruiken in je feedback en probeer daar zo veel mogelijk kwantitatieve gegevens uit te halen. Zo kun je het verschil meten. Om de effectiviteit van een training of opleiding te meten, kun je een methode zoals Kirkpatrick’s Four Level Training Evaluatiemodus gebruiken.

Selecteer methoden voor het eten van je data

Nu je weet wat je wilt meten, moet je beslissen hoe je dat gaat doen. Welke tools ga je gebruiken om de data die jij nodig hebt vast te leggen? Een registratie platform zoals Eventbrite kan je helpen aan informatie zoals het aantal registraties (totaal en per deelnemer/tickettype), de omzet uit het aantal verkochte tickets, het aantal no-shows en de omzet uit merchandise. Ook kun je ook profiteren van de talloze API’s van Eventbrite met andere platformen. Je kunt SurveyMonkey gebruiken voor deelnemerenquêtes, CRM-tools zoals Salesforce voor het beheer van salesleads, JustGiving voor het monitoren van de verzamelde fondsen, en nog veel meer.  Als het gaat om het volgen van persberichten, kun je een online monitor gebruiken zoals Mention. Tools zoals Moz Pro kunnen je helpen bij het volgen van nieuw verkeer naar jouw website.

Werk met de cijfers

Door de data die je verzamelt te monitoren, heb je een overzicht dat veel kan vertellen over het succes van je evenement. Stel dat je evenement er in geslaagd is om 80 gekwalificeerde salesleads te behalen en je doel was 50, dan weet je dat je je doel met 60% hebt overschreden – goed gedaan dus! Je kan ook nog een stap verder gaan door de kosten per lead te berekenen:

de kosten van het evenement ÷ het aantal leads dat je hebt gekwalificeerd

Als jouw evenement je  €1.000 heeft gekost om op te zetten, dan kost elke lead €12.50. Door je sales bij te houden, kun je zien of de kosten per acquisitie het wel echt waard zijn geweest.  Dit kan je helpen beslissingen te nemen over toekomstige evenementen. Je kunt ook vergelijkbare berekeningen maken met andere statistieken. Ook is het interessant te onderzoeken of je jouw doelstelling voor minder uitgaven had kunnen bereiken met een andere strategie zoals betalen voor advertenties of het inhuren van een PR- of wervingsbureau.

Vergeet bij het bekijken van je uitgaven niet de manuren die jij en jouw team erin hebben gestoken. Dit geeft je een beter beeld van de werkelijke kosten. Als het doel van je evenement was om winst te maken, is het eenvoudig om je investeringsrendement (ROI) te berekenen. Trek simpelweg de totale kosten van het evenement van de totale omzet af en deel vervolgens door de totale kosten van het evenement. Het resultaat wordt uitgedrukt als een percentage, dat je vermenigvuldigt met 100. Dit ziet er als volgt uit:

(totale omzet – totale kosten) ÷ totale kosten = …  x 100 = ROI van je evenement

Bijvoorbeeld: Als een evenement €1.000 kost om te organiseren en het genereert €2.500 in omzet, dan is dit de som:

€2,500 – €1,000 = €1,500

€1,500 ÷ €1,000 = 1.5

1,5 x 100 = 150% ROI

Als je daar hoofdpijn van krijgt, gebruik dan een online ROI-calculator. Een andere manier om de ROI van een evenement te berekenen is het delen van de totale omzet door de totale kosten van het evenement. Het resulterende nummer wordt uitgedrukt in euro’s, bijvoorbeeld €2.50 werd gegenereerd voor elke geïnvesteerde €1. Met behulp van deze eenvoudige berekeningen kun je aan het begin van de planning van jouw evenement bepalen wat je hoopt te bereiken op het gebied van ROI.

Conclusie

Hoewel de gedachte aan het meten van ROI van een evenement misschien wat lastig lijkt, valt het reuze mee. Het belangrijkste is doelen te stellen en deze te benchmarken. Het moeilijkste deel is het bijhouden van al je data. Met behulp van Eventbrite kun je door middel van handige rapporten deze data gemakkelijk bijhouden en bekijken. Benieuwd hoe? Bekijk hier onze demo.