Volgens een recent onderzoek van MarketingCharts vindt 80% van de marketing professionals dat evenementen cruciaal zijn voor het succes van hun organisatie. Maar slechts 60% van de marketeers zegt tevreden te zijn met de ROI van hun evenement.

Deze kloof laat zien dat er ergens iets fout gaat. Maar het probleem ligt niet altijd bij het evenement zelf. Vaak is het een kwestie van te weinig tijd, energie en uitgebrand zijn. Het plannen en runnen van evenementen – naast je eigen dagelijkse werk – kosten vaak erg veel tijd en energie. Daarna komt er nog erg veel (vaak handmatig) follow-up werk aan te pas, waaronder het afdragen van leads aan de sales afdeling.

Deze overdracht is vaak een stuk moeilijker en tijdrovender dan het lijkt, omdat marketing- en salesteams over het algemeen verschillende systemen gebruiken. Sales is meestal afhankelijk van een gecentraliseerd CRM systeem zoals Salesforce om leads bij te houden en te beheren, en marketingteams gebruiken systemen zoals Eventbrite om registraties en kaartverkoop te beheren. Het kost veel tijd om informatie van het ene naar het andere systeem over te zetten als je dit handmatig en in grote getale moet doen.

Maar het hoeft niet zo moeilijk te zijn. Workato werkt met duizenden bedrijven die met succes de kloof tussen marketing en sales hebben weten te overbruggen met behulp van automatisering en integratie. Dat is geweldig voor de ROI (Return on Investment) van je evenement, omdat dit betekent dat de salesafdeling alles heeft wat ze nodig hebben om direct kansen te creëren.

Hier zijn enkele manieren waarop het team van Workato de overdracht van marketing naar sales na hun eigen evenementen automatiseert.

Synchroniseer nieuwe Eventbrite-deelnemers met Salesforce-leads

Vanuit de customer journey gezien is het registreren voor een evenement is een belangrijk contactpunt met de klant. Om ervoor te zorgen dat de salesafdeling zo snel mogelijk na een registratie contact op kan nemen, zorgt Workato ervoor dat deelnemers automatisch als leads in Salesforce worden gezet.

Maar ze willen niet zomaar automatisch alle deelnemers als gloednieuwe leads aan Salesforce toevoegen. Soms zijn hun registranten al leads (of zelfs klanten). Om een rommelige datalijst te voorkomen, controleren ze eerst of er al een bestaande lead voor de betreffende deelnemer is.

De ‘Workato Recipes’ verplaatsen geregistreerde deelnemers van Eventbrite naar Salesforce (maar elke CRM werkt) en halen automatisch dubbele data eruit. Het is belangrijk voor hun marketing- en event teams dat ze de controle hebben over hoe en wanneer data wordt overgezet, zonder dat daar ingewikkelde code aan te pas komt.

Wanneer Workato een evenement heeft:

  • worden deelnemers toegevoegd aan Salesforce zodra ze zich aanmelden, zodat de salesafdeling meteen kan beginnen met werken aan het creëren van opportunities
  • Als ze al in het systeem aanwezig zijn, wordt het evenement toegevoegd aan bestaande Salesforce-leads wanneer ze zich aanmelden voor een nieuw evenement in Eventbrite
  • Na afloop van het evenement wordt een notitie van aanwezigheid toegevoegd aan de lead in Salesforce.

Het Workato team automatiseert ook marketing handelingen die moeten worden uitgevoerd nadat de leads aan Salesforce zijn toegevoegd. Je wilt bijvoorbeeld geregistreerde deelnemers automatisch toevoegen aan Salesforce wanneer ze zich aanmelden, om ze vervolgens toe te wijzen aan de juiste campagne in MailChimp, Marketo of HubSpot, zodat ze aan een reeks follow-up-e-mails worden toegevoegd. Je kunt dit zo instellen dat het automatisch gebeurt na het evenement. Terwijl jij zelf aan het genieten bent van een welverdiende saunadag!

Creëer automatisch Salesforce-campagnes voor nieuwe evenementen

Wanneer het marketingteam een evenement plant, is het handig dat het salesteam hiervan op de hoogte is zodat ze de nieuwe toestroom van leads kunnen inplannen. Bij Workato wordt over het algemeen een speciale campagne voor het evenement in Salesforce aangemaakt, zodat Sales:

  • deelnemers kan volgen door de gehele pijplijn en leads op het meest geschikte moment kan benaderen.
  • op een relevante manier met deelnemers kan opvolgen.
  • inkomende deelnemers kan toewijzen aan de juiste salesrep.

Hoewel het niet erg moeilijk is om handmatig een campagne in Salesforce aan te maken, is er vaak een communicatiekloof tussen sales en marketing. Sales weet misschien niet meteen van een nieuw evenement af, of ze weten misschien niet welke nieuwe leads afkomstig zijn van welk evenement.

Workato heeft een aantal ‘recipes’ die automatisch nieuwe Salesforce-campagnes aanmaken voor elk nieuw evenement in Eventbrite. Hoewel het klinkt als een eenvoudige hack, stelt deze integratie hen in staat voort te bouwen op de lead-sync-workflow die hierboven staat beschreven. Het automatisch aanmaken van campagnes stelt het Workato marketingteam in staat om:

  • leads automatisch toe te wijzen aan specifieke campagnes in Salesforce op basis van het evenement waarvoor deelnemers zich hebben geregistreerd.
  • leads automatisch markeren als VIP’s als ze zich registreren voor een exclusief evenement op uitnodiging.
  • een op maat gemaakte follow-up-e-mailreeks naar elke deelnemer te sturen
  • slack-meldingen te ontvangen zodra ze aan een campagne zijn toegewezen

Deze automatisering stroomlijnt het opvolg-proces van het evenement doordat je gemakkelijk leads in lijsten kunt indelen. Daarnaast kun je zo geheel automatisch op maat gemaakte e-mails sturen waarmee je je leads warm kunt houden en een relatie kunt gaan opbouwen.

Stop met handmatige invoer en follow-up op visitekaartjes

Het maakt niet uit wat voor soort evenement het is – een congres, beurs, happy hour of deelnemersgroep – we zullen altijd naar huis gaan met een hele stapel visitekaartjes.

Het handmatig e-mailen van deze leads kost veel werk en het betekent ook dat je nooit je contactmomenten met hen zult opnemen in systemen zoals Salesforce of Marketo. Dit kan leiden tot het verloren gaan van kansen. Als ze niet reageren of je komt er niet uit, worden ze niet in een andere campagne geplaatst.

Salesforce-integreren

Het Workato marketingteam gebruikt integratie en automatisering via Google Vision Cloud om deze uitdaging op te lossen. Dat gaat op deze manier:

  1. Maak een foto van je visitekaartje of naambadge en stuur dit naar een Twilio-nummer.
  2. Workato haalt de afbeelding van Twilio en verzendt deze naar Google Vision Cloud om zo de informatie van de kaart te halen.
  3. Workato maakt een nieuwe lead in Salesforce met de informatie uit Google Vision Cloud.
  4. Workato verrijkt de lead met Clearbit.
  5. Workato stuurt een melding van de nieuwe lead met al de informatie en een koppeling naar Salesforce naar Slack.

Dit kost maar enkele minuten. Je kunt er natuurlijk voor kiezen om de informatie van het visitekaartje in het door jou gekozen systeem te laten zetten (dit kan ook met veel oudere systemen) en het Slack-bericht zo in te stellen dat het de gegevens opneemt die je het belangrijkst vindt.

Slimme automatisering: de beste vriend van de eventplanner

Over het algemeen zag Workato dat het verbinden van hun Salesforce systeem met Eventbrite veel handmatig werk uit het opvolgproces heeft geëlimineerd, de ROI van hun evenementen omhoog heeft gehaald en heeft bijgedragen aan een betere samenwerking tussen marketing en sales.

Als je meer wilt weten over hoe jij jouw werkzaamheden kunt automatiseren, lees dan de 5 Eventbrite-integraties die jouw organisatie veel tijd en geld zouden kunnen besparen. Of lees hier meer over hoe jij en je team nog productiever te werk kunnen gaan.