Je evenement gaat bijna beginnen en iedereen heeft er zin in. De entree ziet er goed uit en je hebt alles geregeld: elektriciteit, wifi, dranghekken, tafels, scanapparaten. Maar mensen zijn vaak de zwakke schakel in je plannen. Hoe zorg je ervoor dat je scanpersoneel bij de entree weet wat ze moeten doen?

Het belang van goed getraind scanpersoneel

Er zijn een aantal dingen die je kan doen om er voor te zorgen dat je scanpersoneel goed beslagen ten ijs komt. Het scannen van e-tickets is geen werk dat ze dagelijks uitvoeren en voor sommigen is het misschien wel de eerste keer. Ze krijgen als het goed is een hoop bezoekers te verwerken tijdens jouw evenement, dus het is zaak dat iedereen goed weet wat zijn of haar taak is. De leden van het Field Ops team van Eventbrite kennen dit proces als geen ander en weten precies hoe je je scanpersoneel kan helpen dit zo spoedig mogelijk te laten verlopen. Dit zijn hun 10 tips:

1. Regel een overkapping

Het is altijd aan te raden om een overkapping te regelen om je apparatuur en personeel zowel tegen felle zon als tegen regen te beschermen. Scannen onder een overkapping is voor iedereen beter. Het is aangenamer voor zowel medewerkers als bezoekers en het scannen zelf verloopt sneller en soepeler doordat de zon je geen parten speelt. Er is zo bovendien minder kans dat de apparatuur beschadigd raakt.

2. Regel eigen T-shirt voor het personeel

Je scanpersoneel is het eerste wat mensen zien als ze naar je evenement komen. Voor sommige evenementen wil je dat het personeel bij de entree er heel netjes uitziet. Maar meestal volstaat het als je scanpersoneel een herkenbaar T-shirt draagt met een logo op de voorkant en het woord crew op de rug. Dat ziet er een stuk professioneler uit dan wanneer iedereen zijn eigen kloffie draagt. En dit is natuurlijk een uitgelezen kans om zichtbaarheid te geven aan je sponsoren.

3. Wijs iemand aan voor troubleshooting

Al werken de scanners perfect, toch kan het gebeuren dat ergens een probleem ontstaat. Bijvoorbeeld omdat iemand zijn ticket niet kan vinden of de aanwijzingen van het personeel niet opvolgt. Om het scanpersoneel zo snel mogelijk te laten scannen, is het zaak de probleemgevallen uit de rij te halen en apart te helpen. We adviseren om voor elke acht scanners één iemand aan te wijzen voor troubleshooting. Deze persoon zal dus zelf niet scannen.

4. Maak duidelijke afspraken over wat er gebeurt bij problemen

De persoon die verantwoordelijk is voor troubleshooting zal met veel verschillende situaties te maken krijgen. Zorg dat je duidelijke richtlijnen hebt over wat er bij problemen moet gebeuren. Mag iemand die met een verkeerd ticket naar binnen probeert te komen, alsnog een ticket aan de deur kopen? Wat doe je als iemand opnieuw naar binnen wil met een ticket dat al gescand is? Als je personeel weet hoe ze moeten handelen, voorkom je veel miscommunicatie en frustratie bij de entree. Zorg ook dat je deze regels goed communiceert op je evenementenwebsite.

5. Laat de entree nooit onbemand

Het kan zijn dat het even niet zo druk is bij je entree of je onverwachts ergens anders meer mensen nodig hebt. Maar wat er ook gebeurt: een scanpoort mag nooit onbemand blijven. Je zal net zien dat er dan bezoekers ongescand naar binnen lopen. Maak duidelijke afspraken over toiletgang en eet- en drinkpauzes. Zorg dat je voldoende personeel hebt geregeld om pauzes op te kunnen vangen.

6. Richt de scanner vanaf de juiste afstand

Een ticketscanner werkt niet hetzelfde als een supermarktscanner. Het scannen bij de entree verloopt het vlotst als het scanpersoneel de juiste afstand in de vingers heeft. Ongeveer 30 centimeter afstand tot de barcode moet voldoende zijn.

7. Laat de bezoeker zijn eigen ticket vasthouden

Voor een soepele doorstroom kan het scanpersoneel beter geen papieren tickets of telefoons aannemen van de bezoekers. Ze hebben al een scanapparaat in hun handen en het uitvouwen van papieren tickets gaat dan erg onhandig. Het scant dus het snelste als ieder zijn of haar eigen ticket zelf vasthoudt.

8. Laat bij mobiele tickets de helderheid van het scherm maximaal zetten

Als het beeldschermcontrast van de telefoon te laag is, kan de scanner de code niet uitlezen. Vraag dus, als het nodig is, of de bezoeker zelf de helderheid van zijn beeldscherm kan aanpassen. Niet iedere bezoeker is even vertrouwd met het scannen vanaf de telefoon. Weten mensen niet hoe ze de helderheid omhoog krijgen? Laat je personeel dan een handje helpen.

9. Blijf op het scherm van het scanapparaat letten

Over het algemeen hoor je een bliepje bij het scannen van een ticket. Maar laat je personeel ook op het beeldscherm van het scanapparaat letten. Je went gemakkelijk aan het bliepgeluidje van de scanner en het risico bestaat dat er uit automatisme fouten gemaakt worden. Maar misschien horen ze wel het bliepje van de persoon in de rij ernaast!

10. Scanpersoneel is er alleen om te scannen

Bezoekers hebben soms allerlei vragen bij de entree: zijn er kluisjes, waar zijn de toiletten, hoeveel kosten de munten, kan ik het terrein verlaten en weer terugkomen? Het kost teveel tijd om het scanpersoneel al die vragen te laten beantwoorden—als ze het antwoord al weten. Het beste kunnen zij iedereen met vragen direct doorverwijzen naar de infobalie.

Goed geïnstrueerd scanpersoneel zorgt voor een feilloze doorstroom van je bezoekers. En tevreden personeel brengt je bezoekers nog voordat ze het terrein op zijn in een goede stemming. Wil je je scanning een stapje verder brengen? Verdiep je dan in de mogelijkheden van RFID (radiofrequentie-identificatie) en download ons ebook Aan de slag met RFID voor je muziekfestival.