Wat onderscheidt een goede organisator van een middelmatige of zelfs slechte organisator? Goed organisatietalent kenmerkt zich door een combinatie van organisatie- en communicatievaardigheden, creativiteit en het hoofd koel kunnen houden.

Het plannen van een evenement is een complexe taak. Omdat je met zoveel factoren tegelijk rekening moet houden, kunnen er makkelijk dingen fout gaan. Hoe komt het nu dat sommige organisatoren erin slagen om alle ballen hoog te houden, terwijl anderen onder de druk bezwijken.

Of misschien vraag jij je wel af waarom jij er niet in slaagt het maximale uit je evenement te halen. In dit artikel delen we vijf slechte gewoontes waar niet-succesvolle evenementplanners zich regelmatig schuldig aan maken.

1. Teveel hooi op je vork nemen

Je hebt maar twee handen, dus zorg ervoor dat je jouw werkdruk goed verdeelt. Het is misschien verleidelijk om tot in de details te micromanagen zodat alles precies is zoals jij het wilt. Maar de sleutel tot een effectieve evenementplanning is om taken te delegeren en daarmee te vertrouwen op je team. Een goede evenementenmanager weet precies welke taken hij aan welk teamlid moet geven en weet ook wanneer hij beter een externe partij kan inschakelen. Door regelmatig samen te komen om de planning te bespreken, weet je of je op schema ligt en of alle neuzen nog steeds dezelfde kant op staan.

2. Geen Plan B hebben

Als dingen fout kunnen gaan, dan gaan ze waarschijnlijk ook fout, zo luidt de wet van Murphy. Het is absoluut essentieel dat je rekening houdt met alles wat er verkeerd kan gaan. Daarbij is het belangrijk om al een risicoanalyse te maken in de planningsfase van je evenement. Hieronder vallen onder andere een compleet gezondheids- en veiligheidsplan en een vervoersplan (waarbij rekening wordt gehouden met werkzaamheden). Wanneer een deel van je evenement buiten plaatsvindt, is het belangrijk om in het geval van tegenvallend weer alternatieve locaties te hebben. En hoe stel je bezoekers op de hoogte als het evenement geannuleerd moet worden?

Het is ook belangrijk om na te denken over welke zaken ervoor kunnen zorgen dat jouw budget overschreden wordt, en hoe je dit risico kunt beperken.

3. Geen gebruik maken van de nieuwste planningtools

Technologie is er om je te helpen je werk zo efficiënt mogelijk te doen zodat je tijd, geld en moeite bespaart. Wees vooral niet bang om het te gebruiken. Hoewel je vertrouwde kladblok en kalender je in het verleden ongetwijfeld goed hebben geholpen, is het aan te raden om eens te kijken naar digitale tools. Zo kun je jouw masterplan en het budget met je team delen, en kunnen zij wijzigingen aanbrengen en op de hoogte blijven van de laatste aanpassingen.

Evenementenregistratie en ticketing hebben ook een enorme opmars gemaakt. Geef je bezoekers niet het idee dat je nog in de Middeleeuwen bent blijven hangen door ze te vragen om documenten te faxen of scannen. Maak gebruik van social media om je evenement te promoten en houd je verkopen makkelijk in de gaten via rapportages. Dit zal je werkdruk flink verminderen, waardoor jij je kan focussen op andere, belangrijkere zaken in het planningsproces.

4. Besparen op zaken waarop je niet zou moeten besparen

Een goede evenementenplanner zorgt er in de eerste plaats voor dat de kosten netjes binnen het budget vallen. Het is echter ook belangrijk te weten op welke zaken je geld kan besparen en op welke onderdelen je dit beter niet kunt doen. Als je bijvoorbeeld op de catering wilt besparen, zou dit ervoor kunnen zorgen dat je bezoekers tijdens het evenement honger en dorst krijgen en hierdoor flink gaan klagen.

Zorg er ook voor dat je de hele dag genoeg personeel in dienst hebt en je voldoende scanpoorten hebt bij je evenemententree. Hoewel arbeidskosten altijd een issue zijn, kan een tekort aan medewerkers veel grotere problemen veroorzaken dan het overschrijden van je budget.

5. Je creativiteit niet inzetten

Hoewel een groot deel van het organiseren van een succesvol evenement bestaat uit planning, organisatie en management, moet dit niet ten koste gaan van de creativiteit. Een perfect georganiseerde, maar inspiratieloze conferentie, zal er niet voor zorgen dat mensen er enthousiast over vertellen. Dus, wat kan je doen om jezelf te onderscheiden? Om een goede event experience te bieden? En om jouw boodschap beter over te brengen?

Gebruik nieuwe, opkomende technologie om ervoor te zorgen dat jouw evenement écht opvalt en gebruik campagnes via social media om de dialoog aan te gaan met je publiek.

En nog belangrijker, zorg ervoor dat je evenement meer is dan een simpele ‘top-down’-ervaring. Een geweldig evenement vindt plaats wanneer de organisatoren, deelnemers, sponsoren en bezoeken elkaar vinden.

Tot slot

Van kostenoverschrijding en vertraging tot een slechte verkoopervaring en ontevreden bezoekers, jij kan de valkuilen waar zoveel evenementenorganisatoren intrappen ontwijken. Door de slechte gewoontes in dit artikel te vermijden voorkom je problemen en zorg je ervoor dat je de erkenning krijgt die je verdient. Meer weten over valkuilen vermijden? Download dan ons Draaiboek voor evenementenplanning.