Je team heeft talloze uren besteed aan het samenstellen van gelaagde sponsorpakketten voor je event. Maar wanneer je het voorstel naar potentiële sponsoren stuurt, krijg je geen antwoord.

Je wint, of verliest sponsoren, door hoe goed of slecht je de waarde van je event kunt aantonen. Als je sponsorprospectus geen indruk maakt, is het tijd om opnieuw te bekijken wat je erin opneemt en hoe je de inhoud presenteert.

Nu talloze evenementen concurreren om beperkt bedrag aan sponsorgeld, is het van cruciaal belang een overtuigende pitch te leveren.

In dit artikel lees je vier veelvoorkomende redenen waarom een sponsorprospectus niet in de smaak zou kunnen vallen bij sponsoren en hoe je dit kunt oplossen:

1. Je bent het ‘waarom’ vergeten

Sponsoren hebben slechts beperkte tijd om honderden of zelfs duizenden voorstellen te bekijken. Als je prospectus niet direct aansluit op hun doelstellingen, belandt deze waarschijnlijk in de prullenbak en gaan ze verder met de volgende.

Het is belangrijk om zo snel mogelijk geloofwaardigheid te creëren en potentiële sponsoren een reden te geven om verder te lezen. Als je je event direct tot in de kleinste details beschrijft, is dat voor hen tijdverspilling. In plaats daarvan moet je snel het ‘waarom’ van je event overbrengen: de belangrijkste bestaansreden van je evenement. Kunnen de bezoekers van je evenement kennismaken met nieuwe technologie? Wil je donaties inzamelen? Wat de reden ook is, zorg dat deze duidelijk in de eerste alinea’s van je prospectus staat.

Laat je lezers vervolgens weten hoe lang je evenement al bestaat, hoeveel mensen er elk jaar aanwezig zijn en bij welke uitdagingen je jouw bezoekers helpt.

2. De data is nietszeggend

Het sponsoren van je event is een zakelijke beslissing. Als je prospectus geen duidelijk beeld schetst van hoe je event een rendement op de investering van de sponsor zal bieden, zullen sponsoren snel doorgaan naar het volgende aanbod.

Je denkt misschien dat je data duidelijk de waarde van de sponsoring van je event weergeeft, maar cijfers alleen zijn niet overtuigend.

Wanneer je de data van je event visualiseert, moet je zorgen dat je hiervoor de geschikte lay-out kiest. Stel dat je bijvoorbeeld de gemiddelde omzet in kaart wilt brengen van de bedrijven of organisaties die je bezoekers vertegenwoordigen. Een staafdiagram lijkt in eerste instantie misschien een goed idee, maar een cirkeldiagram kan de koopkracht van je deelnemers effectiever weergeven.

Probeer verschillende soorten datavisualisaties en -lay-outs uit om de duidelijkste en meest overtuigende manier te vinden om je eventdata weer te geven. Een sponsor moet in één oogopslag een uitvoerig en helder verhaal in je data kunnen zien. Laat je data (en de visualisatie ervan) zien aan iemand die niet vertrouwd is met je event om je veronderstellingen te toetsen. Als de boodschap bij hen duidelijk overkomt, hoef je je geen zorgen te maken over je sponsoren.

 3. Je biedt pakketten aan in plaats van menu’s

Sponsorpakketten zijn al decennia lang de gouden standaard. Maar de spelregels voor eventsponsoring veranderen en pakketten worden steeds minder effectief om sponsoren binnen te halen.

De kans dat je de perfecte combinatie sponsormogelijkheden selecteert is miniem. In plaats van sponsorpakketten die de keuze van je potentiële sponsoren beperken, kun je dus overwegen een menu aan te bieden waarmee ze hun mogelijkheden naar wens kunnen samenstellen.

Door de beschikbare sponsormogelijkheden op te sommen, kunnen hoogwaardige sponsors een pakket samenstellen dat aansluit op hun doelstellingen.
Er zijn echter situaties waarin sponsorpakketten wel nuttig kunnen zijn. Zo weten je sponsoren bijvoorbeeld meteen of je event binnen hun budget valt, waardoor kleinere sponsoren sneller kunnen toezeggen. Maar als je ervoor kiest om pakketten te gebruiken, laat geïnteresseerde potentiële sponsoren dan zeker weten dat er ook aangepaste sponsormogelijkheden zijn.

4. Er is geen call to action

Stel dat je sponsorprospectus je sponsor heeft binnengehaald… Wat nu? Zonder call to action weten je sponsoren niet hoe ze de volgende stap moeten zetten. En na alle moeite die je hebt gedaan om ze van de waarde van je event te overtuigen, loop je nu het risico dat ze gefrustreerd raken en hun interesse verliezen. Laat ze dus weten wat ze vervolgens moeten doen. Moeten ze je bellen, e-mailen of een formulier invullen? Laat ze niet met vragen zitten. Zeg expliciet wat ze moeten doen en vermeld dat ook regelmatig in je prospectus.

Wek ook een zekere mate van urgentie. Early bird-prijzen kunnen je potentiële sponsors aanmoedigen sneller actie te ondernemen. En wat je ook doet, geef altijd een deadline.

Nu je deze veelvoorkomende fouten kunt herkennen, kun je ze ook gemakkelijk vermijden. Bekijk de voorbeeldprospectus: ‘‘Schrijf het perfecte sponsorvoorstel voor je event‘ voor meer inzichten over hoe je een prospectus schrijft waar je sponsoren niet omheen kunnen.