Als jij verantwoordelijk bent voor de sponsoring en partnerships van je evenementen, dan ben je eigenlijk voornamelijk bezig met relatiebeheer. Het smeden van connecties en aangaan van relaties is het meest belangrijke als het aankomt op het binnenhalen van de best mogelijke sponsoren. Maar of je nu van 0 af aan begint of al een relatie met je potentiële partners hebt, het blijft vaak lastig om de juiste benadering te vinden, om uiteindelijk tot een overeenkomst te komen. Maar het geheim: het begint allemaal met het e-mailen van een goed voorstel. Dat is het halve werk.

De 3 type e-mails die je kunt inzetten om sponsoren te benaderen

Wanneer je contact opneemt met potentiële sponsoren, stuur je waarschijnlijk een van deze drie e-mails:

  • De follow-up (oftewel “warme” e-mail)
  • De introductie (oftewel “koude” e-mail)
  • De uitnodiging voor een face-to-face meeting

Elk type e-mail zit anders in elkaar en neemt zijn eigen toon en structuur aan.

Zo schrijf je de perfecte follow-up e-mail

Misschien beginnen je outreachactiviteiten al tijdens een zakelijk evenement, waar je een veelbelovend gesprek hebt met een vertegenwoordiger van een interessant merk. Maar wat is dan de volgende stap?

De persoon die je bij bedrijf X hebt ontmoet, is jouw ingang. Ze hoeven niet per se de decisionmaker te zijn; ze hoeven je alleen maar in de goede richting te wijzen. Voordat er te veel tijd verstrijkt, is een vriendelijke, beknopte e-mail op zijn plaats. Je wilt:

  • mogelijke sponsoren een reden geven om de e-mail te openen: het begint allemaal met jouw onderwerpregel. Houd het kort, sterk en to the point. “Ik heb je ontmoet op [evenement]. Let’s connect! ” geeft de context van jouw bericht goed weer en nodigt uit om de relatie voort te zetten. Dezelfde strategie geldt voor het e-mailen van een verwijzing: ” [Naam verwijzer] raadde me aan contact met u op te nemen.
  • vermelden hoe je in relatie staat tot je contactpersoon: hoewel het belangrijk is om context te geven aan je relatie met de sponsor, is het niet de bedoeling dat je een heel verhaal schrijft. Vermeld kort de wederzijdse connectie en ga vervolgens over op het doel van jouw e-mail. Hier is een voorbeeld: “Ik heb onlangs geluncht met [verwijzende naam], die enkele van uw ideeën deelde. Ik ben onder de indruk en denk dat uw aanpak perfect zou zijn voor een project waar ik momenteel aan werk. ”
  • om deskundig advies vragen: Je kunt aantonen hoeveel je hun tijd respecteert door jouw verzoek kort te houden. ‘Heb je vijftien minuten om jouw deskundige feedback te geven? ‘ is slechts acht woorden lang en verwoordt het verzoek perfect.

Pro tip: Vraag nog niet direct om een sponsorbijdrage. Leer ze kennen, want als je dat niet doet, vinden ze het misschien te gemakkelijk om je pitch opzij te zetten. Als het geen decisionmaker is, dan wil je hen er persoonlijk van kunnen overtuigen om je te helpen daarachter te komen en je naar de juiste persoon door te verwijzen. En waar mogelijk plan je dan een persoonlijke ontmoeting in.

Zo schrijf je een introductie e-mail die niet kan worden genegeerd

Natuurlijk heb je niet altijd een warme band met potentiële sponsoren. In deze gevallen moet je er ‘koud in gaan’ en een e-mail schrijven naar iemand die je nog nooit eerder hebt ontmoet. Neem de tijd om informatie te verzamelen en te weten te komen wie wie is bij het bedrijf. Met een beetje onderzoek op LinkedIn kun je een medewerker in een relevante rol vinden. Zodra je klaar bent om je potentiële sponsor te e-mailen, zal je hier rekening mee moeten houden in je e-mail:

  • Wees duidelijk en beknopt : je einddoel is om een gesprek te beginnen dat uiteindelijk zal leiden tot een ontmoeting om de kans op sponsoring te bespreken. De e-mail moet duidelijk beschrijven wat de waarde van jouw evenement is, en welke doelstellingen en wat voor publiek jullie gemeen hebben. Houd er rekening mee dat je op zoek bent naar een langdurige partnerschip in plaats van een eenmalige sponsor voor je evenement. Houd je bericht ook vooral kort.
  • Begin goed: je volgende uitdaging is om de aandacht vast te houden. Kom je te opdringerig over dan zal de potentiële sponsor zich snel afvragen waarom ze je e-mail in de eerste plaats hebben geopend. Hetzelfde geldt als je niet duidelijk bent over je vraag.
  • Vermijd ‘hoop dat het goed met je gaat’: er zijn betere manieren om het ijs te breken en aan de slag te gaan. Een beetje onderzoek kan je een heel eind brengen. Voeg een paar zinnen toe aan het begin van jouw e-mail om aan te geven dat je bekend bent met het werk van de ontvanger. Dit vangt de aandacht en nodigt uit tot verder lezen.

Pro tip: Het kan frustrerend zijn om van een koude intro naar een decisionmaker toe te werken. Maar het proces heeft wel toegevoegde waarde. Vraag elke persoon met wie je spreekt naar zijn of haar werk. Tegen de tijd dat je de juiste persoon bereikt, weet je wat voor hen het belangrijkst is.

Zo stuur je een vergaderverzoek dat niet geweigerd kan worden

Je begint connecties te maken met je targetbedrijf en krijgt uiteindelijk de naam van een decisionmaker door. Nu is het tijd te zorgen dat je deze persoon face-to-face ontmoet. Wees expliciet in je vergaderverzoek en neem een duidelijke call to action op. “Zou je me in contact kunnen brengen met [naam decisionmaker? ”] Of “Werkt 15:00 voor een kort telefoongesprek? ” zijn vragen die hen bewegen. Waar je ook mee afsluit, vermijd “bij voorbaat dank.” Afsluiten met een uitdrukking van dankbaarheid verhoogt het responspercentage, dus hoewel je jouw aspiranten niet bij voorbaat zou moeten bedanken, kan een eenvoudige “bedankt” je een heel eind brengen.

Pro tip: Vraag de decisionmaker niet alleen om een ontmoeting. Het enige dat dit doet, is hen uitnodigen om ‘nee’ te zeggen. Geef ze in plaats daarvan een specifieke tijd of meerdere opties en geef voldoende informatie om hun interesse te wekken.

Neem je sponsorvoorstel onder de loep

Een goed begin en ijzersterke e-mail zijn het halve werk, maar dan ben je er nog niet. Uiteindelijk komt het allemaal neer op het sponsorvoorstel en of dit wel of niet geaccepteerd wordt. Tijd dus om je huidige template goed onder de loep te nemen. Dit tipsheet kan je daarbij helpen: Template; Schrijf het perfecte sponsorvoorstel voor je event.