Sponsoren vinden en strikken is allesbehalve eenvoudig. Maar de meeste evenementen hebben deze extra inkomsten nodig om een goede productie neer te zetten.

Er is ook veel veranderd in de wereld van evenementensponsoring: merken die ooit tevreden waren met een logovermelding om hun bekendheid te vergroten, zijn nu op zoek naar kansen om duurzame relaties met bezoekers op te bouwen. Daardoor zijn ze moeilijker over te halen en nog veel moeilijker te behouden.

Dus hoe kun je deze merken voor je winnen? Allereerst moet je de behoeften van je bezoekers begrijpen en afstemmen op de doelen van een sponsor. Daarnaast moet je sponsorpakketten maken die merken de kans op een meer contact met de bezoeker bieden.

Kortom, je moet voorkomen dat je opgaat in de menigte evenement professionals die achter dezelfde merken aan zitten. Om je hierbij te helpen, vind je hier 10 voorbeelden van sponsorpakketten die in het oog springen.

Sponsorpakket #1: interactieve kunstinstallaties

Of het nu om een conferentie of een muziekfestival gaat, mensen vinden het geweldig om kunst te ontdekken. Toeschouwers kunnen langs, in of rond de installatie lopen of zelfs deel uitmaken van het kunstwerk. Zo trekken interactieve installaties de aandacht en betrekken ze mensen bij je merk op een hele andere manier dan andere merkgerichte acties.

Op het 20e verjaardagsfeest van Food Network in 2013 stonden 11 verschillende interactieve kunstinstallaties op het evenement om feestgangers te laten terugblikken op twintig jaar voedseltrends. De gasten werden verwelkomd met een torenhoge ‘verjaardagstaart’ die bestond uit witgekalkte vintage tv’s waarop oude Food Network-clips werden afgespeeld.

De installatie kon twee dagen later opnieuw worden gebruikt bij Tacos & Tequilas van het New York City Wine & Food Festival. In plaats van oude Food Network-clips werden op de tv’s clips van evenementensponsor NY1 gedraaid.

Sponsorpakket #2: gesponsorde livestream

Live-video kan je bereik vergroten en een echte impact hebben op je omzet. Sterker nog, 30% van de mensen die een livestreamvideo bekijken, gaan het jaar daarop naar datzelfde evenement. Door een livestream als sponsorpakket aan te bieden, geef je merken de kans om in contact te komen met doelgroepen in nichemarkten.

Zo sponsorde Toyota in 2016 bijvoorbeeld de livestream van Tumblr en Yahoo van het countrymuziekfestival Stagecoach, het zusterevenement van Coachella dat zo’n 75.000 fans aantrok. In de video was het logo van Toyota bovenaan zichtbaar, er werd een preroll van 30 seconden afgespeeld en er waren korte video’s voor het begin van de content.

“Met de livestream op Tumblr wilden we onze blog ‘Music Moves You’ ondersteunen”, vertelde Nancy Inouye, National Media Manager bij Toyota, aan AdWeek. Door hoogwaardige live-video aan te bieden en toegang te krijgen tot een van de grootste evenementen in de countrymuziek, versterken we onze aanwezigheid in de muziekwereld op een manier die ons merk echt centraal stelt.”

Sponsorpakket #3: virtual reality

Dankzij virtual reality kunnen evenementen en bedrijven bezoekers boeiende, vernieuwende, branded activiteiten bieden. Met een VR-headset op hun hoofd krijgen gebruikers 3D-beelden te zien en worden ze naar een andere plaats of ervaring gevoerd.

Tijdens de Quarterback Challenge van SAP in het Levi’s Stadium krijgen gebruikers bijvoorbeeld het gevoel dat ze de quarterback zijn in een NFL-wedstrijd. Met behulp van oogdetectietechnologie kunnen fans kiezen naar welke speler ze de bal werpen, met een draagbare trigger die timing en nauwkeurigheid meet.

“Maar we stelden ons vooral de vraag hoe we voor een onvergetelijke ervaring konden zorgen”, schreef Sam Yen, Chief Design Officer bij SAP, op hun blog. “Als antwoord op die vraag hebben we de ervaring uitgebreid, door deelnemers een e-mail te sturen over hun wedstrijdprestaties.

Sponsorpakket #4: lounges

Gesponsorde lounges en feestjes kunnen je evenement naar een hoger niveau tillen, zeker als je bezoekers graag netwerken en ontspannen tijdens je evenement.

Voor BottleRock waren sponsoren uit de wijnindustrie een natuurlijke match. Ieder jaar zetten ze prachtige pop-up wijnbars op, met houten vloeren, kroonluchters en banken waarop gasten even tot rust kunnen komen met een glas wijn.

“Dankzij onze wijnsponsoren wordt onze ruimte voor algemene toegang omgetoverd tot wat ik een VIP-ervaring zou noemen”, zegt Jason Scoggins, sponsorshipmanager bij BottleRock. “Sponsoren uit de wijnmakerij zijn de perfecte match voor ons merk en onze ervaring.”

Sponsorpakket #5: wifi en oplaadstations voor telefoons

Of je evenement nu gericht is op zakelijke professionals die op een doordeweekse dag gaan netwerken, of op foodies die in het weekend even willen ontspannen, bezoekers hebben wifi nodig. En als je mensen wilt aanmoedigen om betrokken te zijn bij je evenement op sociale media of livestreams, is toegang tot wifi essentieel.

Als officiële technologie- en communicatiepartner van het Glastonbury Festival bood EE gigantische hoeveelheden gratis 4G, wifi en telefoonopladers (inclusief draadloos opladen), allemaal ter voorbereiding van het meest gedeelde live-evenement ooit. Er werden meer dan 50TB data gebruikt en dankzij de oplaadtent en powerbankservice van EE bleven bezoekers het hele weekend lang opgeladen.

Sponsorpakket #6: eten en drinken

Foodprinting (een logo afdrukken op etenswaren), drankjes met een bedrijfslogo, een pop-uprestaurant of zelfs een VIP-tafel of mobiele keuken, er zijn zoveel verschillende manieren om op je evenement branded acties te bieden die met eten te maken hebben.

Tijdens de BlogHer-conferentie in 2010 hadden sponsoren Hillshire Farm en Jimmy Dean (allebei eigendom van Sara Lee) de grootste stand op de beurs, een keuken van 24 bij 6 meter voor kookdemonstraties, proeverijen en een wedstrijd broodjes beleggen die door Padma Lakshmi werd gehost.

Sara Matheu, Director of Communications voor Sara Lee North America, vertelde BizBash: “Aan het einde van de conferentie hadden we zoveel inzichten, geweldige content en een fantastische groep nieuwe merkambassadeurs.”

Sponsorpakket #7: spelletjes

Een spelletjesruimte op je evenement geeft bezoekers een plaats om zich te amuseren en te netwerken. Tafeltennis, tafelhockey, kaartspelen, ouderwetse gezelschapsspellen of reuzenversies van feestfavorieten zoals Jenga kunnen een waardevolle branded actie zijn voor sponsoren.

Tijdens het Sound on Sound Fest, dat wordt gehouden op een Renaissance Faire-terrein, ontfermde een ciderbedrijf zich over het bijl- en meswerpen. “We hingen appels aan de muren en bezoekers konden leren hoe ze met een bijl of mes een appel konden raken”, zei Adi Anand, Director of Business Development bij Sound on Sound Fest

“We hadden ook prijzen: wie de appel raakte, won een directe VIP-upgrade of tickets voor volgend jaar. Er was een lange rij tijdens het hele evenement en het was een van onze populairste activiteiten. Het ging om het leren van een nieuwe vaardigheid, het was erg relevant voor het merk en de hele omgeving was veilig en bewaakt.”

Sponsorpakket #8: verlichte Smart Wall en sociale media

Een Social Media Wall bestaat uit een of meerdere schermen op je evenement waarop berichten en foto’s worden getoond die met je evenementhashtag zijn getagd op sociale netwerken zoals Twitter en Instagram. Op de meeste Social Walls worden berichten in real time getoond, maar als je niet wilt dat elke tweet zomaar op het grote scherm terechtkomt, kun je ook modereren welke berichten wel en niet worden getoond. Zo kun je je favoriete tweets extra in de kijker zetten.

Bij de achtste editie van de Essence Black Women in Hollywood Awards waren verschillende grote Social Walls waar bezoekers, eregasten en fans sociale content konden delen en erop reageren. De betrokkenheid was indrukwekkend, met meer dan 60 miljoen weergaven van sociale, branded content tijdens het eendaagse evenement.

Met een social media-display als sponsorpakket kunnen sponsoren de berichtenstroom beheren en tweets van hun merk bij een gevestigd netwerk voegen.

Sponsorpakket #9: sport en wellness

Millennials houden ervan om zichzelf uit te dagen en aan de dagelijkse sleur te ontsnappen. Je kunt aan hun wensen voldoen door op je evenement korte fitness-sessies aan te bieden. Het hoeven geen tijdrovende of ontmoedigende lessen te zijn. Frequente sessies van 5-10 minuten maken een grote impact en geven bezoekers het gevoel dat ze iets nieuws en uitdagends hebben geprobeerd.

Toen Zumba bijvoorbeeld de bekendheid van het fitnessprogramma wilde vergroten, gaven ze op evenementen danslessen voor beginners van zo’n 10-15 minuten, waar evenementbezoekers aan konden deelnemen. Deze korte sessies gaven bezoekers een eerste indruk van de work-out en zorgden voor een betere bezoekerservaring.

Sponsorpakket #10: giveaways

Iedereen houdt van goodies, vooral als ze nuttig of origineel zijn. Cadeaus en giveaways zijn geweldige branded acties die je als basis kunt gebruiken voor je sponsorpakket, zeker als je de giveaway samen met je sponsor aan een ervaring kunt koppelen, zoals een reis.

Online vastgoedmarktplaats Ten-X was een belangrijke sponsor op SXSW 2016. Bij hun Ten-X Flyaway-wedstrijd koppelden ze een aantrekkelijke prijs aan de lancering van een nieuw product: een retourvlucht en hotelaccommodatie voor vijf winnaars en hun gasten naar het SXSW Interactive Festival, plus registraties voor het evenement en tickets voor het exclusieve lanceringsfeest van Ten-X.

Bezoekers willen maar al te graag deelnemen en daarvoor ook hun persoonsgegevens verstrekken, waardoor het een zeer geschikt sponsorpakket wordt voor het genereren van leads.

De volgende stap: de tarieven bepalen voor je sponsorpakketten

Nu je jouw sponsorpakketten hebt samengesteld, is het tijd om het juiste voorstel te schrijven. Gebruik het template Schrijf het perfecte sponsorvoorstel voor je evenement om te zorgen dat je die sponsoren binnenhaalt.