Met eventsponsoring kan je event zijn volledige potentieel bereiken. De geïnvesteerde sponsoreuro’s voegen waarde toe aan je event, zonder dat er kosten aan je bezoekers worden doorberekend. Hoe benader je sponsoren om een partnerschap aan te gaan?

Om te beginnen moet je wat graafwerk verrichten. Dat wil zeggen, je moet je eventdata uitspitten om de waarde die jij te bieden hebt, te kwantificeren. Lees ‘De nieuwe spelregels van eventsponsoring’ voor meer informatie over de data die specifiek relevant is voor sponsors en waar je die kunt vinden.

Op basis van je onderzoek kun je een lijst met potentiële sponsoren samenstellen en hun bedrijfsdoelen bekijken om te bepalen waarom zij goede sponsoren zouden zijn voor jouw event.

Ontdek de waarde van je sponsoren

Als je goede sponsoren wilt binnenhalen die meer geld in jouw event investeren, stem dan elk voorstel op hun bedrijfsdoelen af. Bekijk de volgende stappen om inzicht te krijgen in de doelen van potentiële sponsors en de waarde van je event te ontsluiten:

1. Begin online: Bezoek de website, het LinkedIn-profiel en de social media-accounts van een potentiële sponsor. Stel vast op welke punten hun publiek en jouw publiek overlappen. Ga vervolgens naar je favoriete zoekmachine (Google, Bing, enzovoort) en zoek bijvoorbeeld op ‘gesponsord door’ of ‘events gesponsord door’, gevolgd door de merknaam van de sponsor. Doorzoek de resultaten. Hebben ze al eerder events gesponsord? Vergelijk die events dan met die van jou. Is er een manier waarop jouw event meerwaarde kan bieden?

2. Stel vast wie de beslissingen neemt: Weet wie er ‘ja’ kan zeggen op jouw sponsorvoorstel. Als je met potentiële sponsors in gesprek gaat, via e-mail of telefoon, vraag degene met wie je praat dan altijd of hij/zij bevoegd is om jouw voorstel goed te keuren. Zodra je contact hebt gelegd met de juiste persoon, maak dan een persoonlijke of telefonische afspraak van dertig minuten.

3. Stel vragen en luister: Nadat je jouw potentiële sponsor online hebt onderzocht, is het tijd om een gesprek aan te gaan. Maak van je eerste afspraak een verkennend gesprek om ervoor te zorgen dat je weet wat hun doelen zijn. Als zij eerder soortgelijke events hebben gesponsord, vraag dan wat werkte en wat niet.

4. Vervolg: Zodra je de informatie hebt verzameld en er zeker van bent dat deze correct is, is je volgende stap een formeel sponsorvoorstel in te dienen. In de volgende sectie kijken we naar de belangrijkste onderdelen van een goed voorstel.

Dit kan op saai huiswerk lijken, maar het is absoluut noodzakelijk om een overtuigend sponsorvoorstel te schrijven.

Het voorstel samenstellen

Het doel van je voorstel is samenvatten wat je hebt besproken in je verkennende gesprekken en aantonen welke toegevoegde waarde jij een sponsor kunt bieden.

Dit zijn de onderdelen die absoluut niet mogen ontbreken in je voorstel:

Begin met doelstellingen: Vat allereerst samen wat de belangrijkste doelstellingen van je sponsor zijn en welke marketinginitiatieven al zijn besproken en overeengekomen. Bevestig wat de criteria voor succes zijn en geef kort aan welke waarde deze kans vertegenwoordigt voor je sponsoren. Hiermee laat je zien dat jij de belangen van de sponsor voor ogen hebt en bereid je ze voor op de verkooppitch.

Overgang naar de pitch: Nadat je de zaken die de sponsor het belangrijkst vindt hebt herhaald, is het tijd om je aanbod te presenteren. Je aanbod moet aansluiten bij de doelstellingen van de sponsor en een gedetailleerde beschrijving geven van wat ze terug kunnen verwachten, inclusief hoe ze rendement op hun investering zullen behalen.

Moedig feedback aan: Het volgende onderdeel van je voorstel moet uitnodigen tot feedback van je sponsor. Vraag wat ze goed, of minder goed vinden aan je sponsorvoorstel en of ze zich misschien zorgen maken over bepaalde zaken. Hiermee overtuig je de sponsor om te blijven onderhandelen over de voorwaarden van je voorstel en weerhoud je ze ervan om het af te wijzen.

Vraag om een reactie en stel een deadline: Door een deadline te stellen speel je in op de angst om de boot te missen en moedig je sponsors aan om proactief te reageren. Overweeg om een sponsor te vertellen over een tijdsgebonden korting op sponsorbedragen, of dat je in gesprek bent met een concurrent, om een gevoel van urgentie te creëren.

Vergeet niet om je voorstel simpel te houden. Laat een ellenlange geschiedenis van je event of een uitgebreid marktoverzicht achterwege. Het voorstel voor eventsponsoring (in de vorm van een .ppt of .pdf) moet een korte, krachtige verkooppitch zijn met alleen de belangrijkste feiten en de feiten die de meeste meerwaarde bieden.

Wil je meer weten over geslaagde eventsponsoring? Download het Ebook ‘De nieuwe spelregels van eventsponsoring’ en ontdek hoe eenvoudige of gratis technologie het landschap van eventsponsoring heeft veranderd en haal de resources in huis om jouw event naar nieuwe hoogten te tillen.