Als evenementmarketeer weet je wat het is om meerdere taken tegelijk af te ronden in een onmogelijk korte tijd, en vaak binnen een teleurstellend klein budget.

Je moet je campagnes op social media efficiënt van de grond krijgen en constant in de gaten houden, je nieuwsbrief uitsturen en je blog bijwerken. En ergens moet je nog de tijd (en het geld) vinden om sponsoren aan te trekken.

Hoe krijg je dat allemaal voor elkaar? Volg deze tips van drie succesvolle evenementmanagers over tijd en geld besparen en het uitverkopen van je evenement.

1. Debbie Osborn van Wine Road Sonoma County: Verdeel het werk en zorg voor een strakke organisatie

“We zijn een team van drie mensen”, zegt Debbie Osborn, Events Manager bij Wine Road Sonoma County (Californië, Verenigde Staten) . “En als het op evenementen aankomt, is het alle hens aan dek.”

Wine Road is een vereniging van meer dan 200 wijnhuizen en verblijven in het noorden van Sonoma County en organiseert het hele jaar door evenementen, van proeverijen tot bijeenkomsten met een drankje en een hapje. Osborn en haar team hebben de marketingtaken verdeeld: één persoon gaat over social media, een ander gaat over e-mail en de derde gaat over gedrukte en digitale advertenties.

Dit kan een erg efficiënte werkverdeling zijn, maar vereist wel goede coördinatie. “Je moet georganiseerd zijn in de marketing van je evenement”, zegt Osborn. Houd je evenement op het goede spoor en binnen het budget met deze projectmanagement tools.

  • Asana: Met deze mobiele en webapp kun je individuele en team-takenlijsten maken, taken in projecten indelen en relevante bestanden bijvoegen. Er is een gratis versie, maar Premium-gebruikers krijgen toegang tot een aangepast sjabloon voor evenementplanning.
  • Trello: Met deze tool voor projectmanagement kun je de productiviteit van je team visualiseren. De tool maakt gebruik van ‘borden’ om je projecten (of evenementen) in te delen zodat je snel de status van elke taak kunt zien. Het is gratis, hoewel een upgrade integratie met andere tech-tools mogelijk maakt.
  • Evernote: Of je er nu alleen voor staat of samen met een team, bewaar al je aantekeningen op één plek. Met Evernote kun je ideeën en taken noteren en deze op al je apparaten openen. Je kunt ook aantekeningen maken op afbeeldingen en deze opslaan als notities. Dit kan handig zijn als je een ruimte of plattegrond bekijkt.

2. Nicole Giordano van StartUp FASHION: Kies de meest logische social media platformen voor jouw evenement en vergeet de rest

Neem een voorbeeld aan StartUp FASHION, een online community waar onafhankelijke designers en opkomende merken samenkomen via online forums en live-evenementen. “We zitten in de mode-industrie, dus we weten dat we ons op Instagram moeten laten zien”, zegt oprichter Nicole Giordano.

“Voor de grootst mogelijke impact in een zo kort mogelijk tijd moet je het potentieel van het platform dat je wilt gebruiken optimaal benutten”, aldus Giordano. Voor StartUp Fashion betekent dit meer dan alleen maar afbeeldingen op Instagram plaatsen. Ze gebruiken het platform ook om verhalen en livevideo’s te delen met hun 12,5 duizend volgers. Als je tijd en resources beperkt zijn, kies je één of twee social media platformen en concentreer je je hier op.

Onderstaande twee vragen helpen je om een keuze tussen de platformen te maken.

  • Sluit dit netwerk aan op wat jij wilt posten? Wil je links kunnen plaatsen naar langere artikelen over sprekers die tijdens je congres op het podium zullen staan? Dan is Instagram misschien niet zo’n goede keuze. Maar als je promotiestrategie gefocust is op foto’s en video’s van het muziekfestival van vorig jaar, is dit platform juist perfect.
  • Brengt jouw publiek tijd door op dit platform? Onderzoek op welke netwerken jouw potentiële bezoekers zitten. Dit is vaak deels intuïtief: Als jij business evenementen organiseert, zul je meer succes hebben op netwerken waarop veel hoogopgeleiden actief zijn. Als je wat duurdere vrijetijdsactiviteiten organiseert, zul je je op platformen willen richten met een publiek in de hogere inkomensklassen.

3. Lee Garber van Chicago Twenty Something: Gebruik je data als basis voor alles wat je doet

“We gebruiken een combinatie van ervaring en analyses om te bepalen waar de budgetten het best kunnen worden gebruikt”, zegt Lee Garber, Event Manager van Chicago Twenty Something. “Heel eenvoudig gezegd, we kijken naar conversies. Al heb je nog zo veel likes, impressies en volgers, je hebt er niets aan als er geen kaartjes worden gekocht!”

Garber en zijn team evalueren constant hun marketinginspanningen en bepalen op basis van conversies wat het effectiefst is. Voor hen is Facebook dé outreach-tool, op de voet gevolgd door Instagram.

“We richten ons op grootschalige initiatieven die, indien succesvol, op onze andere evenementen kunnen worden toegepast”, aldus Garber. “We maken gebruik van social media, e-mail en een organisch bereik om de kaartverkoop te verhogen. Het aantal verkochte tickets is de enige statistiek waarop we volledig vertrouwen!”

Neem slimme marketingbeslissingen op basis van data, en hou deze conversiepercentages regelmatig in de gaten.

  • Websiteconversie: Check het totale aantal websitebezoekers en vergelijk deze met het totale aantal mensen dat zich voor jouw evenement heeft geregistreerd. Dit is je websiteconversiepercentage. Gebruik dit om te bepalen hoe effectief je website is in het omzetten van bezoekers in ticketkopers.
  • E-mailconversie: Track e-mailstatistieken zoals openingspercentages en doorklikpercentages om te bepalen hoe effectief je e-mails zijn en waar ruimte is voor verbetering.
  • Social media conversie: Als je betaalde campagnes op social media hebt, kun je aan je doorklikpercentage zien of je campagnes vruchten afwerpen, of geldverspilling zijn.

 

Heb je ook een beperkt budget en te weinig middelen en ben je opzoek naar tips over hoe je je evenement kunt laten groeien? Download dan dit ebook: Klein team? Zo haal je het maximale uit je evenementbudget.